Dans le passé, une secrétaire était souvent considérée comme l’un des plus bas de la société. Les temps ont changé, cependant, et le rôle de secrétaire est devenu l'assistant administratif, la personne qui est souvent le pivot du fonctionnement de toute une organisation. Qu'ils travaillent pour un seul dirigeant, plusieurs gestionnaires ou pour l'ensemble de l'organisation, la gestion des tâches administratives par un assistant permet à chacun de consacrer plus de temps aux priorités stratégiques et à la croissance de l'entreprise, en sachant que les détails sont maîtrisés.
$config[code] not foundAperçu des tâches administratives
Au sens le plus général, les tâches administratives sont les tâches et les activités qui font partie des opérations quotidiennes d’une entreprise. Ils incluent la réponse aux appels, la réception de messages, la gestion de la correspondance, la commande de fournitures et le maintien organisé et fonctionnel des espaces de bureau partagés. Les tâches peuvent également inclure la création de rapports, la saisie et la gestion de données, la gestion de fichiers, la comptabilité de base et d’autres tâches financières. Un grand nombre de ces tâches sont gérées par des assistants administratifs, qui ont pour tâche d'aider une personne ou une équipe en assumant une partie ou la totalité de leurs tâches de bureau, mais de nombreux postes de début et de niveau intermédiaire impliquent également un travail administratif considérable. Par exemple, les assistants administratifs peuvent être chargés de mettre à jour leur propre travail dans un système de gestion de projet ou de répondre à des courriels. Le gros de la plupart des tâches administratives est de bureau et se résume souvent à la gestion et à la diffusion de l’information.
La technologie
Savoir utiliser la technologie est l’un des aspects les plus importants des tâches administratives. Cela comprend l'utilisation d'outils tels que des ordinateurs, des télécopieurs, des copieurs, des scanners, des téléphones et d'autres équipements de bureau. L'utilisation de programmes informatiques courants, tels que le traitement de texte, les tableurs, les bases de données et les logiciels de publication assistée par ordinateur, est généralement nécessaire pour la plupart des tâches administratives. La possibilité de résoudre les problèmes liés à un équipement partagé fait également partie de nombreuses descriptions de tâches administratives. Il n’est pas rare, par exemple, que des professionnels de l’administration soient appelés à éliminer les bourrages papier ou à changer le toner dans les imprimantes et les photocopieurs.
Dans certaines entreprises, les assistants administratifs doivent également savoir utiliser les logiciels de planification et de gestion de projet. Ceux qui travaillent directement pour des cadres sont généralement appelés à gérer le calendrier de leur supérieur hiérarchique. Les adjoints administratifs de département sont appelés à planifier des réunions, à assurer le suivi des congés annuels et des congés de maladie et à savoir généralement où se trouvent les personnes et ce qu’elles font.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par Saplingla communication
Une autre tâche administrative importante implique la communication. Les adjoints administratifs sont souvent appelés à communiquer par écrit et verbalement. Ils peuvent être invités à rédiger des notes de service, à correspondre avec des collègues ou des clients par courrier électronique, à mettre à jour des manuels d’entreprise ou des sites Web ou à modifier et relire les travaux d’autres personnes. Les assistants sont également généralement chargés de répondre au téléphone, de téléphoner au nom de leur chef et d’interagir avec les visiteurs. Par conséquent, un assistant administratif compétent doit avoir d'excellentes compétences en communication et être capable d'écrire et de parler clairement et de manière professionnelle.Une solide compréhension de l'orthographe, de la grammaire et des normes de la communication écrite professionnelle est importante car un assistant représente son patron.
Comptabilité et achat
Le suivi des dépenses est important dans toute entreprise, et cette tâche incombe souvent à un assistant administratif, qui peut être appelé à saisir les dépenses dans un tableur ou un programme de comptabilité, à collecter et à vérifier les rapports de dépenses des employés et à gérer les remboursements. Dans une petite entreprise, un assistant administratif peut également gérer les comptes clients, envoyer des factures, traiter les paiements et gérer les dépôts de la société. Les administrateurs sont également parfois responsables de la petite caisse, du suivi des dépenses et de l’ajout de fonds, le cas échéant. Analyser les dépenses, aider à la budgétisation et gérer les différends avec les fournisseurs peuvent également s’avérer utiles dans ce domaine.
En ce qui concerne les achats, les assistants administratifs sont généralement en charge des fournitures, ce qui signifie qu'ils organisent et contrôlent les fournitures de bureau et commandent les réapprovisionnements si nécessaire. Ils effectuent des recherches sur les fournisseurs et demandent ou émettent des bons de commande au besoin. Dans certains cas, les assistants administratifs peuvent également être chargés du suivi et de la gestion des licences pour les logiciels ou les abonnements, en veillant à ce qu'ils soient payés rapidement et utilisés correctement.
Recherche et planification
De nombreux professionnels de l’administration sont appelés à gérer des projets de recherche et à compiler des informations. Cela peut être aussi simple que de rechercher un numéro de téléphone ou une adresse, ou un projet plus complexe peut impliquer la recherche d'informations client, des références croisées et la création de feuilles de calcul ou de rapports élaborés. Ces projets nécessitent généralement de travailler dans des délais serrés et de présenter des informations.
Dans de nombreux cas, les tâches administratives incluent également la planification. Des réunions hebdomadaires du personnel aux événements majeurs, les assistants administratifs sont appelés à s'occuper des détails. Vous pouvez être responsable de la réservation d’une salle de conférence pour une réunion ou de la gestion des réservations de salle pour l’ensemble du bâtiment ou de l’étage, de la commande de rafraîchissements et du fait que tout le matériel technique est prêt et opérationnel au début de la réunion. La planification des voyages est une autre grande responsabilité. Si la société ne dispose pas de service de voyage, l’assistant administratif peut être la personne qui effectue la recherche et la réservation des vols et des hôtels, fait les réservations pour le restaurant et s’occupe d’autres détails, tels que les inscriptions à la conférence.
Tâches spécialisées
Dans des secteurs spécifiques, les professionnels de l’administration sont appelés à gérer des tâches nécessitant des connaissances ou des compétences spécialisées. Par exemple, les assistants administratifs juridiques et médicaux doivent souvent effectuer des tâches nécessitant une compréhension de la terminologie et des procédures de l'industrie. Les secrétaires juridiques peuvent être appelés à remplir et à classer des documents pour des documents juridiques, tels que des assignations à comparaître, des appels ou des réclamations, qui nécessitent un niveau élémentaire de connaissances et de compréhension juridiques. Une bonne compréhension du système judiciaire et de ses procédures est également importante pour ces assistants administratifs, tout comme le fait de savoir comment effectuer des recherches juridiques.
Les tâches d’un service des ressources humaines sont axées sur les problèmes d’emploi et peuvent inclure l’organisation d’entretiens, le traitement des vérifications des antécédents et la réalisation de l’examen initial des demandes afin de s’assurer qu’elles sont complètes. Quelqu'un dans ce rôle devra très probablement avoir une connaissance et une expérience du droit de l’emploi et des ressources humaines. Essentiellement, le domaine et le département spécifiques dans lesquels un assistant administratif travaille seront le facteur déterminant dans les tâches spécifiques, certains domaines nécessitant plus d'expérience et de connaissances que d'autres.
Qualification d'assistante administrative
Bien que la plupart des emplois comportent au moins certaines tâches administratives, la plupart sont gérés par des assistants administratifs. Il existe des opportunités dans presque tous les secteurs d'activité et la plupart des postes de débutants sont ouverts aux personnes ayant un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent. Certains employeurs préfèrent embaucher des assistants administratifs ou des secrétaires titulaires d’un baccalauréat ou d’une expérience dans le domaine. Certains domaines, comme le droit et la médecine, exigent généralement que les assistants aient une formation complémentaire en rapport avec le domaine.
Quel que soit leur niveau d’éducation, la plupart des employeurs recherchent des assistants d’administration ayant une expérience et des compétences dans le travail de bureau, y compris le traitement de texte, les tableurs et la gestion de bases de données. En règle générale, les employeurs exigent que les assistants maîtrisent les produits Microsoft Office. Certains collèges communautaires, agences de travail temporaire et programmes d'éducation des adultes offrent des programmes de certificat en gestion de bureau, ce qui peut vous donner un avantage lorsque vous recherchez un emploi. La plupart des employeurs offrent également une formation en cours d'emploi pour aider les assistants à se familiariser avec leurs tâches spécifiques.
Au-delà des compétences de bureau, les employeurs souhaitent engager des personnes qui possèdent d’excellentes compétences en communication (écrite et verbale), des compétences en matière d’organisation, de prise de décisions et de résolution de problèmes, ainsi que des compétences interpersonnelles. Le professionnalisme est également indispensable, tout comme la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités. Étant donné que de nombreux employeurs traitent des informations sensibles et sont souvent liés par les réglementations fédérales, la discrétion et la capacité à préserver la confidentialité sont également des qualités importantes.
Paie et perspectives d'emploi
Le salaire moyen d'un assistant administratif varie considérablement, les assistants de niveau débutant gagnant moins de 20 $ et les assistants de direction les mieux rémunérés gagnant près de six chiffres. PayScale.com rapporte que les assistants administratifs gagnent un salaire médian de 38 736 dollars, chiffre qui correspond de près aux chiffres du Bureau of Labor Statistics, qui établit le salaire médian à 37 870 dollars, soit le point auquel la moitié des assistants administratifs gagnent davantage et la moitié gagne moins.. Le BLS rapporte que les assistants les mieux rémunérés gagnent plus de 62 000 dollars par an et que ce montant grimpe à 85 000 dollars pour les secrétaires de direction. Le salaire augmente avec les années d'expérience, avec ceux qui ont le plus d'expérience gagnent le plus.
Malheureusement, le BLS prévoit également que la demande d’assistants administratifs diminuera de 5% d’ici 2026, car la plupart des postes ne seront pas nouveaux, mais remplaceront les employés qui partent. Le développement de la technologie et le transfert de nombreuses tâches administratives à d'autres employés sont en grande partie responsables de ce déclin. De plus, au fur et à mesure que de nombreuses organisations rationalisent leurs opérations, des assistants sont affectés à plus d’un responsable ou d’un service et assument davantage de responsabilités.
Comment réussir dans vos tâches administratives
Souvent, des assistants administratifs extraordinaires figurent en tête de liste des promotions, en particulier lorsqu'ils ont un diplôme universitaire et une compréhension approfondie du secteur et de l'entreprise. Prendre votre travail au sérieux peut mener à des choses plus grandes et meilleures. Il est donc dans votre intérêt de trouver les moyens de devenir indispensables pour votre patron et vos collègues.
L’un des meilleurs moyens de le faire consiste à connaître les objectifs et les priorités de votre supérieur et à anticiper ses besoins. Regardez devant vous et ayez la prévoyance de vous préparer aux demandes ou aux besoins avant même que votre supérieur ne les réalise. Par exemple, si votre patron assiste à une réunion donnée toutes les semaines ou tous les mois, lisez le procès-verbal de la réunion à l'avance et préparez tous les documents ou rapports que votre patron est censé présenter à la réunion longtemps à l'avance. Si vous voyez que votre superviseur va passer toute la journée à la réunion, commandez un déjeuner à livrer et gardez la cafetière au frais. N’oubliez pas que c’est votre travail de donner au patron une belle apparence. Faites donc ce que vous devez faire pour présenter l’image la plus professionnelle et la plus compétente qui soit.
Rester en contact avec votre secteur d'activité peut également vous aider à devenir un assistant rock star. Apprenez la terminologie et restez au fait des tendances. De cette façon, vous pouvez contribuer aux conversations et être plus précis dans votre travail. Les détails importent, alors comprendre ce dont tout le monde parle vous aidera à éviter des erreurs coûteuses. Les excellents assistants sont également débrouillards et savent quand prendre des mesures et exactement quoi faire. Vous ne pouvez pas courir à votre patron avec chaque question ou problème; votre patron s'attend à ce que vous vous occupiez de choses qui reviennent à l'apprentissage. Si vous connaissez votre organisation de fond en comble, où trouver des informations, ainsi que les règles et procédures de la société, vous pouvez faire preuve de plus de ressources et résoudre les problèmes.
Enfin, être un excellent assistant requiert des compétences exceptionnelles en organisation. Vous pouvez être appelé à répondre à des questions, à fournir des mises à jour de statut ou à résoudre d’autres problèmes à tout moment. Si vous n’êtes pas organisé, vous ne pourrez pas le faire. La tâche administrative la plus importante est de faire tourner toutes les assiettes et l’organisation est la base de cette compétence.
