Écrire une lettre est une façon formelle et respectueuse d'aborder votre patron avec une demande personnelle. Que vous demandiez un congé spécial, un parrainage pour une activité non liée au travail ou un changement d’horaire pour tenir compte de problèmes personnels, prenez le temps de bien planifier votre lettre. La façon dont vous formulez votre demande, ainsi que le moment où vous la soumettez, peuvent faire toute la différence entre l’obtention de ce que vous souhaitez et le refus de votre demande.
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Il est important que votre lettre prouve que vous avez bien réfléchi à votre demande. Soyez détaillé plutôt que général; Par exemple, au lieu de dire «J'aimerais créer un club social pour les employés», décrivez exactement quel type de programme, comment votre employeur peut l'adapter, et où et quand le programme aura lieu. Expliquez pourquoi vous estimez que votre demande est importante et, le cas échéant, quels en seront les avantages pour l’entreprise. Votre employeur est plus susceptible de prendre en compte votre demande si vous montrez que vous l'avez déjà examinée de tous les côtés.
Reconnaître les inconvénients
En fonction de votre demande, cela peut donner lieu à la nécessité de créer des ajustements dans la manière dont le travail est effectué. Il vous incombe de penser à l'avance à ces possibilités et de trouver des solutions pour les résoudre. Ne laissez pas cela à votre employeur. Par exemple, vous demandez peut-être quelque chose qui puisse peser sur le budget de l'entreprise, mais si vous pouvez trouver un moyen d'économiser de l'argent ou de générer un retour sur investissement, indiquez-le dans votre lettre.
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Assurez-vous que votre demande respecte la politique de l'entreprise en la matière. Si vous en avez besoin, consultez le manuel de votre employé avant de rédiger votre lettre. Si vous demandez un congé supplémentaire, par exemple, consultez les directives sur le délai de préavis à donner, la durée de votre emploi avant de pouvoir demander un congé supplémentaire et l'impact de l'ancienneté sur les demandes. Toute demande que vous faites ne devrait pas avoir d’incidence négative sur votre capacité à faire votre travail. Montrez comment vous allez répondre aux besoins de votre employeur s'il accède à votre demande. Aussi, soyez sensible à votre timing. Si votre employeur est soumis à un stress inhabituel ou si vous savez que l'entreprise est dans une impasse, attendez que l'atmosphère s'améliore.
Montrer du respect
Même si vous vous entendez bien avec votre patron, il est préférable de faites votre lettre professionnelle et polie. Adressez votre patron par son titre. Si vous travaillez pour une grande entreprise, vous devrez peut-être également vous identifier et indiquer le titre de votre poste. Évitez l'argot dans votre lettre; coller avec un ton formel, et utiliser la grammaire et l'orthographe appropriées. Mentionnez que vous comprenez que votre demande pourrait devoir être refusée pour des raisons qui ne sont pas personnelles.Par ailleurs, si vous demandez un accommodement raisonnable en raison d’un handicap, votre employeur est légalement obligé de travailler avec vous, conformément à Nolo. Il peut toujours finalement rejeter votre demande, mais uniquement si cela entraînerait des difficultés excessives pour l'entreprise et uniquement après avoir tenté de parvenir à un compromis approprié.
