Les réunions destinées à rechercher une solution spécifique peuvent devenir plus qu'une séance de brainstorming non productive. C’est pourquoi nous avons posé la question suivante à 13 entrepreneurs du Conseil des jeunes entrepreneurs (YEC):
«Quel cadre puis-je utiliser pour rendre plus efficaces les réunions destinées à résoudre des problèmes?»
Comment rendre les réunions plus efficaces
Utiliser le canevas du modèle d'entreprise
$config[code] not found«Le Business Model Canvas est un processus qui aborde de manière globale la nature multidimensionnelle du développement de solutions commerciales performantes. Il aligne systématiquement les intérêts des parties prenantes de vos clients sur ceux de votre chaîne d'approvisionnement et de vos investisseurs, ce qui vous aide à trouver des solutions viables et exploitables. »~ Christopher Kelly, Convene
Abattre les murs
«Trop souvent, les réunions de résolution de problèmes sont des événements rigides et coordonnés. Plutôt que de vous en tenir à une approche structurée, trouvez une personne compétente pour prendre de bonnes notes et permettez à votre équipe de se «débrouiller» à l'ancienne: dans une pièce, se parler sans avoir à tenir la corne de la communauté, et résoudre les problèmes en comité. "~ Nathan Hale, premier marchand américain
Ajouter la responsabilité
«Au sein de notre organisation, nous résolvons de nombreux problèmes techniques liés aux intégrations personnalisées. Le cadre qui fonctionne pour nous est le suivant: analyser, discuter, suggérer, récapituler, résoudre, suivre. Nous analysons toutes les questions avant une réunion et en discutons brièvement (30 minutes maximum). Les suggestions de solutions sont ensuite rassemblées et récapitulées. Nous mettons en œuvre, enregistrons et suivons les résolutions. ”~ Duran Inci, Optimum7
Faire tout le monde se lever pour toute la réunion
«Les gens n’aiment pas se lever pour des durées inutiles. Ce n’est pas naturel. Joel Butterly a imposé cette règle à InGenius Prep, ce qui nous a obligés à aborder efficacement les problèmes lors de réunions et à conclure avec des points d'action concrets. Les limites de temps peuvent être trop rigides, et une durée illimitée est la pilule empoisonnée de la productivité. Alors, lève-toi. »~ David Mainiero, InGenius Prep
Définir la chose que vous voulez accomplir
«Voici le cadre que nous utilisons pour nos réunions: définissez ce que vous souhaitez accomplir au cours de la réunion. Assurez-vous que le résultat est clair. Suivre la chose avec trois points de discussion. C'est comme les trois volets d'un énoncé de thèse. Quelles sont les trois choses que vous allez discuter pour accomplir la même chose? Définissez l'ordre du jour à l'avance. »~ Jon Tsourakis, Revital Agency, LLC
Assurez-vous que tout le monde se fait entendre
«Des études montrent qu'une participation égale est la clé des projets impliquant un travail d’équipe. Même le personnel dominant gagne à écouter et les membres les plus réservés ont souvent de bonnes idées qui ne sont tout simplement pas entendues. Essayez de mettre en place une réunion qui décourage le jugement, ou utilisez un sablier pour permettre à tout le monde de parler sans interruption. "~ Brandon Stapper, 858 Graphics
Gardez-les courts et structurés
«De nombreuses études ont montré que notre capacité d'attention commençait à diminuer après 20 minutes. C’est pourquoi j’ai un point d’arrêt strict de 20 minutes pour les réunions. Pour que tout soit accompli en si peu de temps, je structure également les réunions. Au lieu de bavarder, je demande à chaque employé de donner son opinion sur un problème, puis nous prenons une décision rapide ensemble. »~ Elle Kaplan, LexION Capital
Préparez-vous à discuter de solutions et non de problèmes
«Tous les acteurs de la société doivent réserver des heures raisonnables pour diagnostiquer le problème, assister à la réunion avec des solutions raisonnables, puis utiliser une réunion uniquement pour créer un engagement ou obtenir un feedback. De cette façon, les participants peuvent modifier une idée plutôt que de perdre un temps précieux à réfléchir. En outre, vous pouvez utiliser des outils tels que le courrier électronique, Slack ou Trello pour organiser des conversations brèves et en dehors de la salle de réunion. ”~ Jake Dunlap, Skaled
Donnez à votre équipe un nouveau cadre de référence
«Si vous pensez que résoudre les problèmes implique de verrouiller indéfiniment tout le monde dans une pièce, regardez fixement un tableau de vision. Ne clignez pas des yeux à moins que la sécheresse ne vous améliore la vision (plutôt qu’elle ne la brouille). Le fait est que des stimuli monotones (même ceux d'un puzzle compliqué) engourdissent l'esprit. Alors, changez de décor. De nouvelles choses peuvent susciter de nouvelles façons de penser et mener à des épiphanies critiques. "~ Manpreet Singh, TalkLocal
Commencez avec un problème clairement défini
«Le brainstorming a tendance à ne pas très bien fonctionner. L'essentiel est de bien définir le problème, puis de discuter des stratégies spécifiques que vous pouvez mettre en place maintenant pour trouver une solution. Peu importe qu’il soit petit ou stupide. C’est mieux pour tout le monde impliqué de pouvoir agir maintenant que d’élaborer un plan parfait. "~ Thomas Smale, FE International
Accepter plus d'une solution
«Lorsqu'une réunion de résolution de problème est en session depuis 15 minutes, plusieurs membres de votre équipe vont sûrement trouver une idée de la façon d'aller de l'avant. En tant que leader, votre travail le plus important consiste à filtrer les options qui ont été présentées. Trouvez leurs compatibilités et leurs limites. Dites à chaque membre que son point de vue sera respecté et mis à l'épreuve. »~ Cody McLain, SupportNinja
Restez concentré sur trois objectifs
«Un processus en trois étapes pour des réunions efficaces de résolution de problèmes peut faire la différence entre chaos et succès. La clé est de préciser l'objectif de la réunion et de garder tout le monde concentré sur chaque étape. Étape 1: Identifiez le problème. Étape 2: Définissez ce qui vous retient. Étape 3: convenez d'une solution. Si possible, un animateur de réunion neutre peut aider à garder tout le monde concentré et sur la bonne voie. »~ Nicole Munoz, Commencez à classer maintenant
Faire que tout le monde fasse ses devoirs
«Si nous avons un problème que nous devons résoudre, je communiquerai à l’équipe les informations générales et quelques points essentiels sur lesquels nous devrions nous concentrer, et je leur demanderai de réfléchir et d’apporter leurs notes. De cette façon, nous ne perdons pas de temps à redéfinir le problème et pouvons nous attaquer directement à la recherche de solutions. Nous nous concentrons sur un problème même si un autre survient dans nos discussions afin que la conversation ne soit pas déraillée. »~ Micah Johnson, GoFanbase, Inc.
Photo de réunion via Shutterstock
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