Les notes de réunion traitent du but de la réunion, des faits pertinents et de la manière dont les destinataires doivent réagir à l'information. Conservez le mémo aussi direct et concis que possible et envoyez-le par voie électronique ou placez-le dans les boîtes aux lettres internes de vos employés. Un mémo de réunion d’affaires solide aide les gestionnaires, les chefs d’équipe et les collègues à partager des informations avec les employés sur les réunions à venir de manière efficace et en temps opportun.
$config[code] not foundFormat mémo
Suivez les procédures standard pour la communication professionnelle écrite lors du formatage d'un mémo de réunion - espace unique et partie gauche justifiant le contenu, sautez une ligne entre les paragraphes, insérez une espace après chaque période et ne vous indentez pas lorsque vous commencez un nouveau paragraphe. Utilisez des rubriques spécifiques, telles que "Ce qu'il faut apporter à la réunion" pour aider les destinataires à identifier les informations importantes, ainsi que des listes numérotées et des puces leur permettant de localiser rapidement les informations dont ils ont besoin, recommande le laboratoire de rédaction en ligne de l'Université Purdue. Laissez une marge de 1,5 pouce en haut - sauf si vous utilisez du papier à en-tête et si vous devez augmenter la marge - et écrivez le mot "MEMORANDUM" en lettres majuscules en gras en haut de la page, recommande l'Université Loyola de La Nouvelle-Orléans.
Détails et objet
Fournissez des informations spécifiques sur la réunion. N'utilisez pas de mémos de réunion pour discuter d'autres problèmes sans rapport avec la réunion, recommande l'Université du Maryland University College. Indiquez la date, l'heure et le lieu de la réunion, le sujet principal et le nom du responsable de la réunion dans l'en-tête. Adressez le mémo à des employés individuels, à un département entier, à une équipe spécifique ou à l’ensemble du personnel, selon vos besoins. Fournissez un bref résumé de ce qui sera discuté lors de la réunion et incluez des instructions ou des pièces jointes si vous souhaitez que les employés lisent ou préparent les documents avant la date de la réunion. Gardez votre mémo à une page ou moins.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingTonalité professionnelle
Utilisez un langage professionnel courant dans votre mémo et évitez l’argot, le sarcasme ou les blagues. Indiquez clairement quand, où et pourquoi vous dirigez la réunion et n'essayez pas d'impressionner les destinataires avec des mots de vocabulaire froufrous. Soyez direct et précis avec les détails et les instructions de votre réunion, tout en maintenant un ton poli et courtois. Évitez les émotions et tenez-vous en aux faits de base concernant la réunion., selon l'Université de Loyola. Même si vous discutez de sujets, de conflits ou de préoccupations d’ordre émotionnel, lors de la réunion, votre mémo de réunion a besoin d’un ton calme et neutre.
Façons d'envoyer un mémo de réunion
Envoyez une note de réunion de la même manière que vous communiqueriez normalement avec vos collègues et le personnel.. Par exemple, un directeur d'école primaire pourrait mettre une copie papier du mémo dans la boîte aux lettres interne de chaque enseignant. Elle peut aussi envoyer des notes électroniquement aux adresses électroniques professionnelles des enseignants. Envoyez un mémorandum SMS à vos employés uniquement si vous les avez déjà informés à l'avance que vous prévoyez de correspondre de cette manière. Les mémos sont généralement trop longs à envoyer par messagerie texte, à moins que vous ne fournissiez que la date, l'heure et le lieu. Évitez d'utiliser les comptes de messagerie personnels des employés pour les affaires, mais n'hésitez pas à envoyer des mémos de réunion à des adresses de messagerie professionnelles.
