Si vous exploitez une entreprise qui emploie des personnes, vous devez consacrer une grande partie de votre temps et de votre énergie à cultiver et à développer des relations et des processus de travail pour que les choses se passent bien. Ces relations et dynamiques évolueront constamment à mesure que votre entreprise grandira - et si ces règles ou changements ne sont pas correctement communiqués, cela peut créer beaucoup de frictions entre les unités de travail, même les plus resserrées.
$config[code] not foundC’est pourquoi il est essentiel de rédiger et de distribuer un manuel de l’employé à tous les membres de votre personnel.
Qu'est-ce qu'un manuel de l'employé?
Si vous avez déjà travaillé pour une grande entreprise ou une chaîne de vente au détail, il est probable que vous ayez reçu un volumineux manuel de l’employé à un moment de votre vie. En fin de compte, un guide de l’employé est tout simplement un document de travail qui énonce des informations essentielles que les employés pourraient devoir consulter pendant qu’ils sont en poste.
Elles couvrent généralement toutes les conditions et sont conçues pour répondre à toutes les questions fréquemment posées par les employés lors de leur prise de contact. Elles répertorient toutes les règles et réglementations auxquelles les membres de l’équipe devront se conformer afin de respecter les conditions. et conditions d'emploi.
Mais les manuels des employés ne sont plus réservés aux entreprises géantes: ils constituent désormais des outils essentiels pour les entreprises de toutes formes.
Pourquoi ai-je besoin d'un manuel de l'employé?
Vous pouvez vous attendre à recevoir de nombreux avantages en élaborant votre propre manuel de l’employé. Certains sont plus évidents que d’autres.
Avant tout, les manuels des employés sont d'excellents outils pour éliminer la confusion et améliorer la communication entre vous et les membres de votre personnel. Si vous rédigez des stratégies que vous jugez indispensables au succès de votre entreprise, vous devez les établir par écrit et les partager avec les employés au plus tard le premier jour de leur emploi pour vous assurer que tout le monde est sur la même page.
D'un autre côté, les manuels des employés offrent également une protection cruciale pour les employés. Lorsque toutes les stratégies de votre entreprise sont précisées par écrit, vous êtes obligé de maintenir une cohérence absolue en matière d’application. Les manuels des employés aident les employeurs à rendre des comptes, et aident à donner aux employés la tranquillité d'esprit qu'ils recevront un traitement égal sur leur lieu de travail et que votre entreprise est en effet régie par des politiques judicieuses.
Que devrait être dans un manuel de l'employé?
Comme il n’ya pas deux entreprises identiques, vous aurez du mal à retrouver deux manuels de l’employé qui sont complètement identiques. Différentes choses fonctionnent pour différentes entreprises et divers secteurs exigent des politiques personnalisées. Mais peu importe le type d’entreprise que vous exploitez, vous voudrez probablement inclure plusieurs éléments essentiels lors de la rédaction de votre manuel de l’employé.
Accords de non-divulgation
Les accords de non-divulgation ne sont pas légalement requis aux États-Unis, mais il est de plus en plus courant d’inclure un accord de base ou une déclaration de conflit d’intérêts au début de votre manuel de l’employé. Ceux-ci aident à protéger les informations exclusives relatives à votre entreprise, ainsi que la réputation de votre entreprise.
Politiques anti-discrimination
Tous les propriétaires d'entreprise sont légalement tenus de respecter les lois fédérales et nationales sur l'emploi en matière de discrimination et de harcèlement, l'un des exemples les plus évidents étant la loi sur les Américains handicapés.Cela dit, vous pouvez également avoir des lois spécifiques à votre secteur ou aux services que vous fournissez. En incluant ces informations dans votre manuel de l'employé, les employés sauront comment leurs droits sont protégés et comment ils doivent traiter les autres lorsqu'ils sont au travail.
Compensation
En fin de compte, la plupart de vos employés sont motivés par leur chèque de paie. Vous devez donc définir toutes les règles de paie par écrit afin d'éviter toute confusion ou tout conflit. Utilisez votre manuel de l’employé pour préciser le type de déductions que vous devez effectuer pour les impôts nationaux et fédéraux, et expliquez clairement les déductions volontaires comme les programmes d’avantages sociaux. Vous devez également expliquer comment les heures supplémentaires, la planification de la paie, les augmentations de salaire et la conservation du temps doivent fonctionner.
Horaires de travail
L'un des éléments les plus fondamentaux de tout manuel de l'employé est le temps. Informez vos employés de toute politique que vous pourriez avoir en matière d’heures de travail, d’assiduité et de ponctualité. Expliquez clairement comment ils vont devoir signaler les absences, ainsi que toute règle ou possibilité d'intégration d'éléments de travail flexible ou à distance.
Code de Cie
Une autre base que vous devez inclure dans votre manuel est une explication claire de la manière dont vous attendez de vos employés des performances exceptionnelles. Il convient de mentionner des éléments tels que le code vestimentaire, le comportement général et l’éthique - mais vous devez également vous méfier des obligations légales que votre personnel peut devoir respecter et qui sont spécifiques à votre entreprise.
Sécurité
En tant qu'employeur, vous êtes obligé de fournir à tous les employés un lieu de travail sûr et sécurisé. Un manuel de l'employé est l'endroit idéal pour informer les membres de l'équipe de la manière dont vous envisagez de le faire. Vous devez également mentionner les obligations que vos employés doivent respecter, telles que les réglementations de l’Administration de la sécurité et de la santé au travail les obligeant à signaler tous les accidents, blessures et risques potentiels pour la sécurité à la direction.
Politique informatique
Même si vos employés ne travaillent pas sur des ordinateurs, vous devez néanmoins rédiger une stratégie informatique à inclure dans votre manuel de l’employé. Cela doit couvrir l'utilisation d'appareils personnels tels que les téléphones, l'utilisation des médias sociaux et la manière dont les employés accèdent aux informations sur les clients et les utilisent, Internet et divers systèmes de cloud computing tout en représentant votre entreprise.
Avantages sociaux
Tous les manuels des employés doivent s’efforcer de répondre à tous les points essentiels concernant les avantages des employés. Pour les avantages optionnels tels que l’assurance maladie, vous devez inclure toutes les bases concernant les prestataires de services, les options de paiement et les points de contact. Mais vous devez également préciser certains avantages requis.
Politique de congés
Peu importe à quel point vos employés aiment leur travail - ils voudront tout de même tirer parti de toutes les options de congé. C’est pourquoi vous devez inclure toutes les politiques relatives aux vacances, aux congés de maternité ou de paternité ou aux congés de deuil dans vos manuels de l’employé. Vous devez également préciser les congés prévus par la loi, tels que les fonctions de juré, les congés pour militaire ou les congés pour raisons familiales.
Informations générales
N'oubliez pas non plus d'inclure tous les aspects banals de l'emploi. Un manuel de l'employé est l'endroit où vous devez communiquer toute information relative aux périodes probatoires, à la vérification de l'emploi, aux procédures de licenciement et de démission, à la réinstallation, à la représentation syndicale - la liste s'allonge encore et encore. Mais si c’est important, il faut l’ajouter.
Cette liste n’est nullement exhaustive. De plus, il sera en constante évolution.
Les manuels des employés et les stratégies de l'entreprise doivent évoluer parallèlement aux activités d'une entreprise afin de garantir son succès continu. La réussite de vos stratégies dépendra de votre capacité à maintenir des lignes de communication dynamiques avec vos employés.
Manuel de l’employé Photo via Shutterstock
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