Avez-vous l'impression de gérer votre flux de travail de la meilleure façon possible? Beaucoup d'équipes s'appuient sur des notes autocollantes, des piles de courriels ou, pire encore, sur leur mémoire. Le fait de se laisser prendre à des erreurs humaines crée des équipes désorientées, léthargiques et confuses à l’extérieur de groupes susceptibles d’être impressionnants.
Ces conseils aux petites entreprises vous aideront à utiliser les outils de productivité et l'intégration d'applications pour dynamiser votre flux de travail.
$config[code] not foundLe premier problème provient du fait que chaque propriétaire de petite entreprise est un entrepreneur et un technicien, mais que la plupart ne sont pas des gestionnaires. La plupart des gens démarrent une petite entreprise après avoir été employés par une plus grande entreprise dans un travail impliquant de «fabriquer». Programmation, graphisme, référencement, etc., les propriétaires de petites entreprises s’imaginent généralement quand ils réalisent qu’ils pourraient faire la même chose qu’aujourd’hui. et se débarrasser de leur patron.
Motivés par le dynamisme entrepreneurial mythique et par de véritables experts techniques dans leur domaine, les fondateurs ne réalisent pas qu’ils ne peuvent tout simplement pas se débarrasser du patron. être le patron.
Être le patron implique la gestion du temps, des personnes et de l'argent. Même si cela est possible si c’est votre seule responsabilité, j’ai trouvé qu’il ne me restait pas assez d’heures dans la journée.
Cette idée, tirée de «The E-Myth» de Michael E. Gerber est essentiel pour comprendre pourquoi les petites entreprises font face aux problèmes qu’elles rencontrent, surtout lorsqu’elles connaissent une croissance rapide. Malheureusement, lorsque vous lancez une petite entreprise, vous avez soudainement un nouveau patron: vos clients, vos revenus et l'horloge. C’est là que les outils de productivité entrent en jeu.
Une communication simple avec votre équipe est inestimable, car vous ne voulez pas avoir à dire à chaque personne individuellement chaque fois que quelque chose est fait. Trello est idéal pour des choses comme celle-ci, avec Slack, une application de chat qui peut servir de base pour les notifications d'autres outils.
Ceux-ci ont des éléments communs - la communication de toute l'équipe.
Travailler à haute voix
La même chose qui est importante pour toutes les relations est la clé du succès d’une entreprise. C’est la communication. Les êtres humains sont notoirement pauvres pour communiquer tout ce qui se passe. Combien de fois avez-vous accidentellement pensé quelque chose que vous vouliez dire à haute voix?
Garder tout le monde au courant des progrès d’une tâche est essentiel, de même que la collaboration. Je crois que les petites entreprises qui ont une bonne idée et un marché ciblé peuvent faire la différence tant qu'elles se coordonnent. Même les chirurgiens, ceux qui ont pour tâche de penser debout et de réagir rapidement à toute nouvelle situation, ont besoin de listes de contrôle pour réduire les erreurs qu'ils commettent.
Comment est-il possible de coordonner la construction d'un gratte-ciel avec une grande équipe d'employés externes et internes? Une liste de contrôle collaborative et une communication d'équipe suffisent. Après cela, les entrepreneurs, les techniciens et les gestionnaires sont tous libres de continuer à travailler et de faire ce qu'ils font le mieux - tant qu'ils en parlent.
Conseils aux petites entreprises pour l'efficacité des équipes
Vous pouvez utiliser des processus collaboratifs pour chaque aspect de vos efforts liés aux activités.
La promotion du contenu, l’embauche d’un stagiaire et la publication de contenu visuel peuvent tous être suivis avec l’équipe, ce qui permet de décomposer facilement la tâche en tâches plus petites et de les répartir entre les personnes disposant des compétences requises. La tâche sera accomplie plus rapidement et les progrès seront là pour vous.
Pour la gestion de projet, Trello est incroyable. C’est un tableau virtuel de notes autocollantes de contenu riche que vous utilisez pour créer des tâches grand format, en ajoutant à chacune d’elles des cartes détaillant les plus petits processus.
L’un des aspects les plus utiles est son intégration à Slack. Une fois configuré, il informera votre équipe de Slack lorsque vous apportez une modification à Trello, ce qui en fait un outil puissant pour suivre les progrès.
Zapier, un outil compatible avec Slack et Trello, est une application d’automatisation qui permet à vos applications Web de communiquer entre elles, en envoyant des notifications et en automatisant des processus, pour que vous n’ayez pas à le faire.
Peut-être pouvez-vous voir un motif émerger?
Au cours des deux ou trois dernières années, les applications Web, qui étaient des versions d'applications classiques basées sur un navigateur, sont devenues une solution centralisée basée sur le cloud. Tout au même endroit, tous câblés ensemble, parlant et notifiant, rendant les choses simples.
Communication productive
À moins que nous ne voulions rendre notre travail plus dur pour nous-mêmes parce que ce n’est pas assez stimulant, nous devrions utiliser ces nouvelles machines (terme moderne) à notre avantage. Quelqu'un d'autre a déjà fait le travail difficile, et bon nombre de ces outils sont disponibles gratuitement.
Selon Pratik Dholakiya, un contributeur de Small Business Trends, le manque de communication est l’un des facteurs les plus destructeurs de la productivité. L’absence de direction claire est imputable à une équipe travaillant en silence et, selon Pratik, «plus d’une personne peut faire le même travail, sans le savoir, ce qui est l’un des gros tueurs de la productivité. Parfois, des tâches inutiles sont effectuées. À d'autres moments, trop de temps est alloué à des tâches insignifiantes. Chacun de ces scénarios tue la productivité et représente une lourde perte de ressources pour une organisation ».
Parfois, il est difficile de coordonner votre propre flux de travail. Lorsque vous planifiez en fonction des besoins des autres, cela peut être impossible sans une planification appropriée.
Apprendre des listes
Lorsque j'écris un article de blog, je lance une liste de contrôle pour m'assurer qu'elle est à la hauteur. La même chose vaut pour la promotion et les innombrables autres choses que je fais tout au long de la journée.
Je n’ai pas besoin de me souvenir de chaque étape à mesure que j’y travaille, je la lance après pour détecter les erreurs éventuelles. Ce faisant, il sert également d’outil pédagogique. J'apprends les étapes et découvre mon cerveau en l'automatisant au fur et à mesure.
Peu importe la méthode, nous pourrions tous nous améliorer. Les listes de contrôle, utilisées par certains pilotes, rendent tout possible.
Ils vous permettent de travailler comme une machine tout en restant humain.
Si vous avez des astuces pour les petites entreprises meurtrières à partager, j'aimerais en entendre parler.
Note de l’éditeur: Cet article a été révisé pour refléter le nom de l’auteur correct pour The E-Myth.
Photo de la liste de contrôle via Shutterstock
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