Les entrepreneurs et les propriétaires de petites entreprises sont notoires pour ne pas prendre de vacances. Selon l'Indice Office Depot Small Business de juin 2015, 66% des propriétaires de petites entreprises ont du mal à prendre des vacances.
Et c'est dommage, car des vacances reposantes sont bonnes pour votre entreprise. Vous reviendrez avec de nouvelles idées et une nouvelle attitude positive. Ce qui semblait être des problèmes écrasants ou des soucis omniprésents est mis en perspective.
$config[code] not foundVotre vie personnelle en bénéficiera aussi. Tant de propriétaires d'entreprises font des sacrifices et travaillent de longues heures chaque semaine. Les vacances sont une occasion de renouer le contact avec votre conjoint et vos enfants.
Le truc pour des vacances sans souci est une bonne planification. Suivez ces conseils pour vous préparer pour les vacances et vous glisserez bientôt dans une paire de tongs:
1. Affecter un suppléant
Vous aurez besoin que quelqu'un soit en charge lorsque vous serez parti.
Si vous avez des directeurs dans votre entreprise, ils connaissent déjà leurs rôles. Si votre équipe compte plus d’un responsable et qu’ils sont pairs, il peut être utile de désigner l’un d’eux comme responsable principal en cas d’urgence.
Accepter que des erreurs vont arriver. Assurez-vous que votre sous-ministre sait qu'il a toute votre confiance.
Mais que faire si vous n’avez pas de managers? C’est à ce moment-là que vous devez être plus clair avec vos employés. Ils peuvent avoir besoin d'instructions spéciales quant à leur autorité et à la portée de celle-ci. Assurez-vous qu'ils sachent quand vous contacter.
2. Effacer votre assiette
Vous n'aurez pas envie de penser à cette pile de projets inachevés lorsque vous creusez les pieds dans le sable, avec un écran solaire dans une main et une margarita dans l'autre.
Si vous n’avez pas de personnel à déléguer lorsque vous vous présentez, voici comment effacer certaines de ces informations de votre assiette avant de partir. Connectez-vous simplement une heure ou deux de plus chaque jour pendant une semaine ou deux à l'avance, en éliminant ces projets. C’est bien mieux que de passer la nuit blanche juste avant de rouler 12 heures à la plage.
Si vous êtes un procrastinateur, commencez par la tâche la plus facile. Terminez-le - et le sentiment d'accomplissement risque de vous donner suffisamment d'énergie pour entreprendre un autre projet. Et un autre.
Les projets livrés avant la date limite rendent les clients heureux. Et les clients heureux sont moins susceptibles de remplir votre boîte e-mail de missives ou de vous cogner par téléphone pendant que vous essayez de décompresser au paradis.
3. Faites savoir aux gens
Dites aux personnes clés, telles que les clients et les autres personnes habituées de traiter avec vous personnellement, que vous serez absent. Cela définit les attentes. Sachant cela, la plupart des gens ne feront pas d’exigences urgentes juste avant votre départ.
Prévenez-les quelques semaines avant votre départ. Ensuite, fournissez un autre rappel quelques jours avant de faire vos valises. Voici un exemple d'e-mail de «départ en vacances» à envoyer aux clients et à d'autres personnes clés:
«Juste un petit mot pour vous rappeler que je serai en vacances du 10 au 25 août pour profiter de l'océan ensoleillé de Myrtle Beach. Joe peut vous aider en cas de problème concernant un produit ou un service à l'adresse téléphone / courrier électronique. Pour toute autre chose, veuillez contacter Mary en mon absence à téléphone / email. ”
Il y a un autre avantage à garder les clients au courant. Discuter de vos projets de vacances vous rend un peu plus humain à leurs yeux. Vous n'êtes plus seulement le propriétaire d'une entreprise. Vous et l'autre personne pouvez par exemple trouver que vous avez un intérêt commun pour la plongée en apnée et que vous pouvez mieux vous connecter.
4. Mettez à jour vos messages
Certaines personnes aiment créer un message de réponse automatique pour leur courrier électronique. Ainsi, lorsqu'un nouvel e-mail arrive, l'expéditeur reçoit immédiatement une réponse indiquant qu'il est absent du bureau. Adaptez simplement le message dans le conseil 3 ci-dessus.
Pour Microsoft Office 365, configurez la fonctionnalité Réponses automatiques. Ou utilisez la fonctionnalité Règles et modèles pour les versions de bureau Outlook.
Les e-mails de GMail et Google Apps disposent d'une fonction de réponse au départ facile à configurer.
N'oubliez pas votre messagerie vocale non plus. Envisagez de laisser un message enregistré pour alerter les personnes que vous êtes absent et que les messages seront renvoyés plus lentement que d'habitude. Voici un exemple de message vocal de vacances:
«Bonjour, c'est moi. Merci d'avoir appeler! Je suis absent du bureau jusqu'au date. Si vous avez un problème urgent, veuillez appeler Brittany au numéro. Elle sera heureuse d'aider. Sinon, s'il vous plaît laissez un message et je vous recontacterai à mon retour. ”
Important: placez un rappel dans votre calendrier pour échanger ces messages dès votre retour. Ne soyez pas la personne qui a toujours ce vieux message vocal de vacances en train de jouer des semaines plus tard.
5. Planifiez les problèmes
Ne présumez pas automatiquement que tout ira mal en votre absence - ce ne sera pas le cas! Mais au moment où vous vous préparez pour les vacances, essayez d’anticiper les scénarios qui pourraient exploser.
Bref ton équipe. Explique ce que tu ferais dans chaque situation.
Et assurez-les qu’ils pourront vous contacter s’ils estiment que la situation les dépasse.Mieux vaut interrompre vos vacances pendant une heure que de passer des jours à réparer une mini catastrophe à votre retour.
6. Spécifiez les numéros d'urgence
Faites une liste de deux types de numéros d'urgence à donner aux employés clés.
La première série de numéros d'urgence est la vôtre, pour les employés qui pourraient avoir besoin de vous joindre.
Un numéro de téléphone mobile est le meilleur. Donnez-en un autre aussi, juste au cas où la vôtre est éteinte ou que la batterie est morte - peut-être le téléphone portable de votre épouse.
Spécifiez si vous voulez des textes ou des appels. Un échange de SMS court peut être moins intrusif qu'un appel vocal, mais plus immédiat qu'un e-mail.
Ensuite, sur la liste des contacts d’urgence, désignez des personnes susceptibles de répondre aux questions en votre absence. Cette liste peut inclure votre agent d’assurance, votre avocat ou votre consultant en informatique.
7. Procédures de rédaction
Passez en revue les procédures commerciales importantes que vous déléguerez en votre absence. Par exemple, une personne autre que vous devrez peut-être ouvrir le magasin le matin ou fermer le bureau le soir. Les procédures typiques qui agitent les gens incluent:
- régler l'alarme de sécurité ou l'éteindre en cas de déclenchement accidentel,
- effectuer des transactions par carte de crédit,
- traitement de la paie,
- redémarrage des serveurs,
- vous connecter en tant qu'administrateur à des systèmes logiciels clés, ou
- tout ce que la personne n'est pas habituée à manipuler.
Demandez à l'employé d'effectuer les procédures pour vous plusieurs fois avant votre départ.
Toujours écrire les procédures en tant que sauvegarde, aussi. (La mémoire est une chose délicate.)
Une vidéo rapide de vos opérations clés peut être encore meilleure. Demandez à l'employé d'utiliser son téléphone portable pour l'enregistrer, afin que ce soit un rafraîchissement pratique.
8. Payez vos factures
Les factures impayées ont une façon de nous harceler et d’intervenir dans nos esprits. Qui a besoin de ça?
Partez pour vos vacances avec une table rase de comptes créditeurs. Payez les factures, les relevés de carte de crédit et les factures qui arriveront à échéance pendant votre absence. Assurez-vous également que la paie est prête à être traitée pendant votre absence.
9. Effacer votre calendrier
Cela peut sembler évident, mais le problème se pose lorsque des personnes essaient de s'en remettre à leur souvenir. Ou alors, ils oublient les téléconférences et les réunions permanentes qui ne figurent pas dans leur calendrier.
En fait, vérifiez votre calendrier - avant de partir. Et prenez un moment pour penser consciemment à ces réunions et à ces appels, afin que vous puissiez dire aux gens de ne pas s’attendre à vous.
10. ne pas être disponible (beaucoup)
Résistez à la tentation de travailler avec vous. Si vous êtes collé à votre ordinateur portable ou à votre téléphone, cela gâchera non seulement votre temps, mais également celui de votre famille. Imaginez les visages grincheux de votre famille qui attendent que vous raccrochiez au téléphone pour pouvoir faire de la randonnée.
Néanmoins, la plupart des propriétaires d'entreprise souhaitent rester en contact. Ils ne veulent tout simplement pas s’impliquer autant que cela ne leur donne plus l’impression de passer des vacances. Selon l'enquête Office Depot Small Business Index, 76% des propriétaires d'entreprise vérifient leurs téléphones et leurs courriels en vacances.
Si vous devez rester en contact avec votre entreprise, limitez-la à un créneau horaire spécifique chaque jour. Par exemple, vous pouvez réserver une demi-heure chaque matin à 9 heures pour envoyer des messages impossibles à attendre ou s’enregistrer auprès du personnel. Une fois les 30 minutes écoulées, donnez-vous la permission d'aller jouer en toute conscience.
11. Pack Light Tech
Heureusement, la technologie facilite plus que jamais le contact à distance. Pour ceux qui n’ont pas de personnel, mais qui doivent encore faire face à quelques tâches critiques en vacances, les appareils mobiles sont une aubaine.
Une tablette ou même un smartphone peuvent remplacer un ordinateur portable en votre absence. Prenez juste le temps de télécharger quelques applications mobiles clés à l’avance si vous en avez besoin. Une bonne application peut rendre les transactions mobiles plus rapides et plus faciles.
Les documents stockés dans le cloud sont accessibles depuis un smartphone ou une tablette. Si vous n’utilisez pas le nuage, prenez quelques minutes avant de vous laisser transférer des fichiers critiques sur une clé USB.
12. Partagez les souvenirs
Rappelez-vous: un peu de R et R peut apporter un retour sur investissement (retour sur investissement).
À votre retour, partagez vos souvenirs avec votre équipe pendant quelques minutes. Ne pas les ennuyer ou leur faire sentir mal que vous étiez en vacances et ce n’était pas le cas, mais révéler votre côté humain. Cela renforce les relations de travail.
Une bonne idée est d'apporter quelque chose de peu coûteux pour les membres de l'équipe, si cela s'avère pratique. Des boîtes de taffy d'eau salée, de t-shirts ou de tasses à café tout autour montrent que vous avez pensé à votre équipe et à votre sollicitude.
Astuce Bonus: Évitez les médias sociaux "Dead Giveaway"
C’est une bonne planification de laisser «presque» tout le monde savoir que vous partez en vacances. Mais aujourd’hui, il existe une grande exception: les sites de médias sociaux. Voici quelques conseils pour les personnes soucieuses de la sécurité:
- Résistez à l’envie de dire à tout le monde sur Facebook que vous serez parti pendant deux semaines. Vous ne voulez pas courir le risque que quelqu'un s'introduise chez vous - ou dans votre entreprise si vous n'avez pas de personnel régulier - pendant votre absence. Les cambrioleurs sont connus pour surveiller des sites comme Facebook.
- N'utilisez pas d '"applications d'enregistrement" telles que Foursquare qui vous montrent à l'aéroport ou qui dînent dans un lieu éloigné.
- Évitez de télécharger des photos de famille amusantes de votre destination éloignée sur Instagram ou Twitter pendant votre absence. Enregistrez ces photos et descriptions pittoresques de cette plage parfaite à Maui jusqu'à votre retour. Les photos et les souvenirs vont rester. Vos collègues, clients, amis et membres de votre famille élargie adoreront vos aventures tout autant lorsque vous serez de retour chez vous en toute sécurité.
Photo de vacances via Shutterstock
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