Le monde des affaires semble tourner autour d'un axe de réunions - mais toutes les réunions ne sont pas productives. Investissez du temps dans la planification d'une session productive pour vous assurer que vos réunions se déroulent bien. Réfléchissez bien à ce que vous devez accomplir et à qui devrait participer.
Déterminer l'objectif et l'audience
Fixez un objectif pour la réunion, soyez bref et clairement énoncé. Par exemple, créez une courte liste de points décrivant des objectifs spécifiques. L’objectif de votre réunion peut être de communiquer des informations importantes, de prendre des décisions, de résoudre des problèmes ou d’attribuer des actions. Un objectif concis et concis aide l’organisateur de la réunion à déterminer qui doit participer à la réunion. Établissez une liste d'invités en alignant chaque objectif sur les membres de l'équipe dont la présence permettra d'atteindre l'objectif.
$config[code] not foundDéfinir l'ordre du jour
Définissez l’ordre du jour de la réunion en fonction de chaque objectif de l’objectif. Si l'objectif est de communiquer le début d'un projet, définissez un point de l'ordre du jour qui identifie les personnes qui présenteront ces informations et leur mode de partage, par exemple via une présentation PowerPoint. Si l'objectif est d'attribuer des actions, définissez un point de l'ordre du jour décrivant la manière dont les affectations seront effectuées. Chaque objectif doit avoir un ou plusieurs points de l'ordre du jour alignés directement avec lui.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingSélectionnez la date et l'heure
Sélectionnez une date et une heure de réunion en fonction de la disponibilité du responsable de la réunion et des invités les plus critiques. Plus la liste d'invités est longue, plus il est difficile de trouver un jour et une heure où tout le monde est disponible. Acceptez un horaire qui correspond à autant d'horaires que possible. Avant de régler l'heure, réfléchissez aux fuseaux horaires. Si certains invités vont participer par téléphone ou par Internet, prenez en compte leurs heures de travail et les vôtres. A 13 heures réunion à l'heure normale de l'Est est une réunion à l'heure du déjeuner à l'heure normale du Centre. Cette même réunion a lieu à 2 heures du matin à Tokyo.
Choisissez l'emplacement
Trouvez une salle de conférence qui permettra d’atteindre tous les points de l’ordre du jour. Choisissez une salle assez grande ou petite pour accueillir confortablement le nombre de personnes attendues. Une salle pouvant accueillir 40 personnes est un mauvais choix pour une réunion de 10 personnes. De même, vous ne voulez pas que la foule se presse si serrée qu’il soit nécessaire d’apporter des chaises supplémentaires.
Organiser des matériaux et des frais accessoires
Si des présentations sont prévues, assurez-vous que la salle est équipée d'un projecteur. Si ce n’est pas le cas, prenez des dispositions pour amener un projecteur avec vous. Assurez-vous également de pouvoir projeter un objet, tel qu’un écran ou un mur blanc. N’oubliez pas de prendre en compte la disponibilité d’autres accessoires, tels que des tableaux blancs avec des marqueurs effaçables à sec, des tableaux à feuilles mobiles et des téléphones à haut-parleur pour les participants hors site. Pour des réunions de plusieurs heures, arrangez-vous pour la nourriture et les boissons afin que les participants restent concentrés sur le sujet plutôt que sur leur estomac.
Notifier les invités
Informez les invités des objectifs de la réunion, de la date, de l'heure et du lieu, suffisamment à l'avance pour qu'ils puissent se préparer correctement. Dans la plupart des cas, un préavis d’au moins une semaine est préférable. Utilisez le logiciel du calendrier du lieu de travail pour envoyer un rendez-vous à tous les invités. De nombreux programmes préviennent les invités quelques minutes ou quelques jours avant la réunion, ou adaptent les alertes à vos besoins.
