Un assistant de bureautique est le titre d'un poste commun de soutien administratif au sein du gouvernement des États-Unis. Des agences et des départements variés tels que le ministère de l'Intérieur, le ministère du Travail, l'Administration de la santé des anciens combattants, le Contrôle de l'application des mesures en matière d'immigration et des douanes et le ministère de l'Agriculture embauchent du personnel comme assistants en bureautique. Ces employés fédéraux sont responsables de diverses tâches administratives qui facilitent le travail de l'agence dans laquelle ils sont employés.
$config[code] not foundAssistant bureautique
Les assistants bureautiques facilitent la communication et maintiennent un environnement de travail professionnel. Ils peuvent répondre aux appels téléphoniques, les renvoyer, prendre des messages, recevoir des visiteurs au bureau et les accompagner pendant qu'ils sont au bureau. Les assistants bureautiques peuvent répondre à des courriers électroniques et à des lettres de caractère général, répondre à des demandes générales d’information, transmettre du courrier technique ou spécialisé à la personne la mieux indiquée et distribuer du courrier extérieur au personnel du bureau. En outre, les assistants bureautiques distribuent les communications entre bureaux et assurent la maintenance du tableau d'affichage.
Information et production
Les assistants bureautiques sont responsables de la production et de l’amélioration des documents écrits. Ils peuvent rédiger, mettre en forme et modifier des rapports, des lettres, des formulaires, des notes de service et d'autres types de documents. Ils tiennent des registres et des fichiers, sous forme physique ou électronique, y compris des feuilles de présence et des registres de présence, et les transmettent selon les directives. Les assistants bureautiques mettent également à jour les manuels et les instructions procédurales au besoin.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingPlanification et fourniture
Les assistants bureautiques planifient et prévoient la possibilité pour les membres du personnel de voyager en voyage officiel ainsi que le fonctionnement normal du bureau. Ils peuvent préparer des itinéraires, organiser le transport, faire des réservations d'hôtel et de voyage, obtenir des autorisations de voyage, préparer des bons de voyage et effectuer d'autres tâches liées aux voyages. Ils peuvent préparer des mémoires et du matériel de présentation à l'intention du personnel en préparation de leur voyage. Les assistants bureautiques estiment également le besoin en fournitures de bureau, prennent les demandes d'articles spéciaux, suivent les procédures établies pour se procurer des fournitures, puis distribuent les fournitures. Les assistants bureautiques suivent les procédures établies pour faire appel à des techniciens en réparation en cas de problème avec l'un des équipements de bureau.
Bureau et administration
Les assistants bureautiques répondent aux besoins du bureau. Ils peuvent être invités à dactylographier des documents, à enregistrer la dictée, à rédiger un procès-verbal de réunion, à faire des photocopies, à envoyer des télécopies, à classer des documents et à réapprovisionner les fournitures de bureau. (En fait, une tâche de dactylographie de 40 mots par minute ou plus est une exigence du travail.) De plus, les assistants en bureautique doivent s'acquitter des tâches des autres employés de bureau en cas d'absence.
