Pour être secrétaire d’un conseil d’administration, vous devez être élu au poste ou nommé par le conseil d’administration ou l’ensemble des membres de l’organisation. Le secrétaire est un poste qui veille à ce que toutes les règles et tous les règlements de l'organisation soient respectés par le conseil lors des réunions et de la mise en œuvre des décisions du conseil. Le secrétaire est également responsable de tous les dossiers et de la documentation de l'organisation.
$config[code] not foundProcès-verbaux et archives
L'un des aspects les plus importants du poste de secrétaire de conseil consiste à rédiger le procès-verbal de chaque réunion du conseil. La secrétaire enregistre tout ce qui se passe pendant la réunion, y compris ce qui a été discuté, quelles actions ont été votées et quelles actions ont été prises en conséquence. Un secrétaire de conseil tient également des registres complets et détaillés de toutes les relations commerciales de la société ou de l’organisation à but non lucratif. Tout au long de l’année, le secrétaire est tenu de distribuer la documentation au conseil d’administration et aux membres, ainsi que de compléter à temps tous les dépôts légaux au nom de l’organisation. La secrétaire veille également à ce que tous les dossiers soient correctement et sûrement stockés.
Tâches administratives
Un secrétaire du conseil assume souvent des tâches administratives en plus d'assister et d'enregistrer les réunions du conseil. À ce titre, le secrétaire traite la correspondance au nom du conseil d'administration et de l'organisation, répond et répond aux appels téléphoniques et fournit un soutien administratif personnel aux membres du conseil d'administration en cas de besoin. Le secrétaire peut également être autorisé à recevoir des avis juridiques au nom de l'organisation. On peut s’attendre à ce que le secrétaire d’un organisme à but non lucratif accepte les dons de bienfaisance et rédige des lettres de déduction d’impôt pour les donateurs.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingEntrer dans
Le rôle de secrétaire d'un conseil d'administration est un poste de vote. La secrétaire dispose des mêmes capacités de vote que les autres membres du conseil d’administration, même si elle est responsable de la coordination de la réunion et de la tenue des registres. Au cas où ni le président ni le vice-président du conseil ne peuvent assister à une réunion du conseil, le secrétaire peut temporairement prendre sa place. Lorsque cela se produit, le secrétaire peut rappeler la séance à l'ordre et présider la réunion jusqu'à ce qu'un autre membre du conseil d'administration soit nommé temporairement au poste.
Responsabilité
Une autre partie du rôle du secrétaire est de maintenir la responsabilité. Le secrétaire s'assure que les actions du conseil sont conformes aux exigences légales et aux règlements de l'organisation. La secrétaire doit également se tenir responsable de toutes les tâches de son poste. Elle peut être tenue de rendre compte de ses progrès en matière de reddition de comptes au conseil d’administration ou aux membres qui l’ont nommée. Au cas où certaines tâches du secrétaire seraient confiées à un autre membre du conseil, le secrétaire est toujours responsable de l'achèvement des tâches.
