Vous utilisez probablement déjà le «nuage» (c’est-à-dire aller en ligne) pour gérer certains aspects de votre entreprise.
Cependant, comme l'explique Thomas Hansen, vice-président de Microsoft Worldwide SMB, même si vous vendez avec les avantages du cloud, il peut sembler décourageant de commencer - ou de faire plus.
Il préconise de prendre des mesures graduelles. Commencer petit. Ensuite, faites plus avec le temps.
$config[code] not foundJe pensais donc que je m’appuierais sur cette idée en décrivant 10 choses que vous pouvez faire - à partir d’aujourd’hui - pour passer au cloud ou utiliser davantage d’applications cloud. Choisissez quelques-unes de ces étapes tactiques et gagnez du temps, exploitez votre entreprise plus efficacement et réduisez souvent les coûts:
1) Définissez votre emplacement d'enregistrement de fichier par défaut dans le cloud
C’est une chose de parler de stockage centralisé de fichiers en ligne. Mais c’est tout autre chose si vous et votre personnel devez prendre des mesures supplémentaires pour transférer des fichiers sur votre plate-forme de stockage en ligne dans le cloud en permanence.
Penses-y. Si vous et votre personnel enregistrez d’abord sur un disque dur ou un périphérique local, vous devrez redoubler d’efforts pour reconstituer et sauvegarder ces fichiers sur votre stockage en nuage ultérieurement.
Mais vous pouvez "régler et oublier" pour ne pas avoir à faire de démarches supplémentaires. Et vos fichiers d'entreprise importants seront automatiquement sauvegardés au cours du processus.
Configurez simplement vos ordinateurs de sorte que l’emplacement par défaut de chaque membre du personnel pour enregistrer les fichiers soit la solution de stockage en ligne de la société.
Par exemple, si vous utilisez Microsoft OneDrive comme solution de stockage dans le cloud, il est facile de le configurer sous Windows 8. Cliquez sur «Paramètres PC» pour afficher un élément de menu pour OneDrive. À partir de là, vous pouvez cliquer sur le bouton marche / arrêt pour faire de OneDrive votre emplacement par défaut pour le stockage de fichiers.
Ou effectuez une recherche en ligne pour savoir comment changer la plate-forme de votre choix sur votre appareil. Il est possible de définir le stockage en nuage comme emplacement de sauvegarde par défaut pour de nombreux périphériques.
2) Privilégiez les fruits: des courriels et des documents en nuage
Un autre point de départ logique consiste à adopter une plate-forme de messagerie et de documents basée sur le cloud, telle que Microsoft Office 365. Si vous ne l'avez pas déjà fait, laissez-moi vous dire que les avantages commerciaux sont assez probants.
Premièrement, cela contribue à la productivité personnelle de vous et de votre équipe. Si vous utilisez plusieurs périphériques (comme je le fais!), Vous pouvez accéder à tous vos documents et courriels de type bureautique, quel que soit le périphérique que vous utilisez. Vous participez à une conférence et prenez votre ordinateur portable ou votre tablette avec vous? Avec une plate-forme de productivité dans le cloud telle qu'Office 365, vous avez tout ce dont vous avez besoin simplement en vous connectant. Vous ne serez plus jamais obligé de transférer des fichiers à partir de clés USB ou de synchroniser des périphériques ultérieurement.
Deuxièmement, cela facilite la collaboration en équipe. Dans mon entreprise, la plupart des membres de l'équipe travaillent à distance de chez eux. Pourtant, nous pouvons tous toujours accéder aux fichiers et aux mêmes outils, simplement en nous connectant avec un navigateur ou une application mobile.
Par exemple, nous utilisons beaucoup les calendriers partagés. De cette façon, nous pouvons suivre les délais de l'entreprise qui affectent ou impliquent plusieurs personnes et services, centraliser les rappels et voir la disponibilité des horaires en un coup d'œil.
Nous utilisons également la collaboration documentaire partagée - littéralement au quotidien. Nous organisons des réunions par conférence téléphonique ou par vidéoconférence, puis l’équipe examine et édite un seul document pendant que nous sommes en conférence. Ou nous prenons des notes de réunion sur un document central partagé. Cela fait gagner beaucoup de temps. Il n’est pas nécessaire d’acheminer les notes de réunion plus tard. Nous n'avons pas à nous soucier de la dernière version du document, car nous sommes tous en train de créer et d'éditer le même document.
De plus, vous pouvez répartir les coûts mensuellement. Il n’ya pas de gros frais de licence, c’est beaucoup plus facile à budgétiser et à payer.
3) Créer un système central de dépôt en ligne
Une fois que tout le monde a sauvegardé dans le nuage, votre équipe doit trouver un moyen simple de trouver ce qui est disponible pour les fichiers communs.
Pour ce faire, créez un système de classement en ligne. Organisez le nombre croissant de documents et de fichiers créés quotidiennement par votre entreprise.
Utilisez une série de dossiers clairement étiquetés. Organisez-vous votre travail par projets? Par les clients? Par départements? Créez un système qui a du sens pour votre entreprise.
Avec un système de classement à l’échelle de l’entreprise, votre équipe économisera beaucoup d’heures qu’elle consacrerait autrement à la recherche d’éléments ou à la duplication, car elle ne trouve rien.
4) Encourager les clients et les entrepreneurs à partager via le cloud
Combien de fois vous retrouvez-vous à envoyer des fichiers par courrier électronique? Ensuite, vous devez rechercher des e-mails plus tard pour trouver le fichier dont vous avez besoin.
Vous gagnerez du temps en partageant des fichiers directement via le cloud.
Vous ne pourrez peut-être pas «forcer» des tiers à utiliser votre plateforme de partage en nuage, pourquoi ne pas demander? Énoncez rapidement les avantages, tels que «Nous aimons partager et éditer des fichiers sur OneDrive ou Dropbox ou une autre plate-forme, car cela vous fait gagner du temps en recherchant des courriels. Puis-je partager cela avec vous là-bas? "
Certains ne seront pas à l’aise pour partager des fichiers de cette façon. Mais vous pourriez être surpris si vous le mentionnez comme une option.
5) Utiliser les applications de signature électronique
Envoyez-vous ou recevez-vous de nombreux documents nécessitant des signatures? Si tel est le cas, vous et votre équipe passez probablement beaucoup de temps à envoyer des courriers électroniques, à imprimer, à signer, à numériser et à télécopier - vous connaissez l’exercice.
Voici un conseil: consultez les applications de signature électronique basées sur le cloud. Pensez, bonjour signe ou DocuSign. Il existe également de nombreuses autres options de signature électronique.
Ils sauvent des charges de temps. De plus, les applications de signature électronique suppriment un peu le facteur de procrastination, car vous pouvez signer un document immédiatement, même sur la route, au lieu d'attendre d'être à proximité de l'imprimante ou du télécopieur.
Ils éliminent également une bonne partie des tracas liés à la circulation des documents à signer. Ils acheminent les documents à toutes les parties pour obtenir des signatures et envoient même des rappels.
6) Créer des bibliothèques d’actifs numériques dans le nuage
Permettez-moi de vous poser une question: combien de temps passez-vous à la recherche ou à la transmission des ressources numériques de la société?
Je parle de votre logo, de la brochure que vous avez apportée au salon il y a quelques années, du modèle de présentation du conseil que vous avez utilisé l’année dernière, de votre formulaire d’évaluation du rendement, de photos officielles de la société, de bios d’entreprise, de dossiers de presse et d’autres ressources.
Si votre entreprise ressemble à la mienne, vous passez trop de temps à chercher ce type de matériel.
Créer une bibliothèque d'actifs numériques. Configurez un ou plusieurs dossiers partagés centraux sur votre plate-forme de stockage en nuage. Désormais, ces ressources seront disponibles pour tous les membres de votre équipe qui en ont besoin, n’importe où et à tout moment. Ils n’auront pas besoin de les rechercher ni de déranger quelqu'un pour les trouver.
7) Convertissez un système d'entreprise important dans le cloud
Vous n'êtes pas obligé de gérer tous vos systèmes d'entreprise et de tout transférer simultanément dans le cloud. Commencez par examiner vos trois systèmes les plus importants. Cela pourrait être QuickBooks, votre base de données de contacts et votre système de gestion d’inventaire.
Si vous utilisez toujours des versions locales ou basées sur le bureau de ces systèmes, commencez à évaluer les avantages des versions en ligne (en ligne). Avec les versions en nuage, vous gagnerez beaucoup en capacité pour toute l’équipe d’avoir accès à l’information et de collaborer plus efficacement. De plus, les systèmes en nuage facilitent le transfert de données d'un système à un autre, éliminant ainsi la saisie de données en double et l'effet de silo de l'information dissimulée dans un système.
Quelle application offrira le meilleur rendement en passant au cloud? C’est la question à poser.
8) Insister sur la protection des logiciels malveillants mise à jour dans le cloud pour tous les employés
Ceci est particulièrement important avec les travailleurs distants.
Les grandes entreprises ont généralement un service informatique qui configure un réseau d’entreprise avec des protections telles que la protection contre les programmes malveillants.
Mais les petites entreprises peuvent ne pas avoir de réseau.
Ou bien une équipe de petite entreprise travaille souvent avec des personnes qui ne font pas partie de leur réseau. Les travailleurs distants peuvent se connecter depuis leur propre appareil depuis leur domicile, via le cloud public. Ils se connectent simplement via Internet.
Il est donc important que tous les utilisateurs qui accèdent à vos systèmes ou à vos données, ou qui partagent des fichiers, disposent de mises à jour régulières de la protection contre les programmes malveillants grâce aux nouvelles signatures de programmes malveillants via le cloud.
Microsoft propose un produit Windows Defender intégré pour les ordinateurs de bureau et les périphériques Windows, et ce gratuitement. Assurez-vous qu'il est activé. Ou avoir une autre option de protection contre les logiciels malveillants en place.
En outre, lorsque Windows 10 sortira plus tard cette année, des fonctionnalités de sécurité intégrées intégrées à Windows Update seront ajoutées. Windows 10 proposera également une option appelée Windows Update for Business. Cela fournira aux administrateurs informatiques un accès plus rapide aux mises à jour de sécurité et aux correctifs critiques, ainsi qu'un contrôle sur le déploiement des mises à jour. Par exemple, si vous avez un service informatique, celui-ci pourra fournir des correctifs aux sites distants, en utilisant une bande passante limitée.
9) Installer un système téléphonique basé sur un nuage
Envisagez un service téléphonique voix sur IP (VOIP) ou un système de standard téléphonique et de messagerie vocale virtuel.
Avec les systèmes téléphoniques en nuage, les travailleurs distants ont désormais la possibilité d’avoir accès à un système téléphonique central - à un coût très bas. Pour les petites entreprises avec des travailleurs distants ou ceux qui travaillent à domicile, cela est particulièrement important. Même si les membres de l'équipe utilisent leurs propres appareils mobiles, vous pouvez toujours connecter tout le monde aux postes centraux et aux boîtes vocales de l'entreprise.
Vous obtenez également une impression professionnelle sous la forme d'un message d'accueil automatisé.
Les messages vocaux peuvent être acheminés sous forme de fichiers audio par courrier électronique, de sorte qu'ils puissent être transférés aux autres membres de l'équipe.
Vous obtenez également des statistiques d'utilisation pour vous aider à voir comment votre équipe utilise le téléphone - idéal pour gérer une fonction de support client, par exemple.
10) Utiliser les réunions vidéo
Dernier point, mais non le moindre, utilisez largement les réunions virtuelles par vidéo. Si vous les utilisez déjà, fantastique - faites-en plus.
La vidéo offre aux clients et aux clients potentiels des interactions personnelles, sans les frais de déplacement en personne.
Les réunions vidéo sont également très utiles pour l'équipe. Les personnes qui travaillent à domicile ou sont installées dans des bureaux différents peuvent se sentir isolées. Cela peut être démotivant. Les e-mails et les messages instantanés sont utiles, mais ils ne sauraient se substituer à l’inflexion de la voix d’un membre de l’équipe ou au sourire du patron. La vidéo fait que les gens se sentent inclus. Cela facilite la manière de travailler ensemble.
De nombreuses petites entreprises utilisent Skype parce qu’il est gratuit et tant de gens l’utilisent à des fins personnelles qu’ils le connaissent déjà. Quelle que soit la solution de conférence que vous choisissiez, faites-le.
J'espère que ces 10 idées vous inciteront à en faire plus avec le cloud - ou confirmerez que votre entreprise se porte bien en ce qui concerne le cloud.
Ne vous attaquez pas immédiatement à tous ces problèmes. Choisissez-en un ou deux et lancez-vous.
Au moment d’écrire ces lignes, Anita Campbell participait au programme Microsoft Small Business Ambassador.
Photo de fruits à suspendre via Shutterstock
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