En tant que propriétaires de petites entreprises, le téléphone mobile est l’un de nos outils les plus importants. Si important que nous puissions oublier que «n'importe où et partout» n'est pas notre bureau.
Et à mesure que votre entreprise se développe, vous ne devez pas seulement penser à votre propre comportement face à un téléphone portable. Vous devez également vous assurer que vos employés font preuve de professionnalisme, restent en sécurité et présentent une image publique positive de votre entreprise lorsque vous utilisez des appareils mobiles.
$config[code] not foundNous avons fait appel à l'expertise de Judi Hembrough, directrice du marketing des petites entreprises de Plantronics, pour obtenir des conseils ainsi que d'autres conseils personnels. Alors, appuyez sur le bouton de pause pendant quelques minutes pour passer en revue nos 10 règles d’étiquette mobile pour les petites entreprises:
1. Éloignez-vous de 10 pieds si vous devez prendre un appel. Si vous devez prendre un appel lorsque vous êtes face à face avec une personne, commencez par vous excuser poliment en expliquant brièvement pourquoi cet appel est particulièrement urgent et ne peut attendre. Ensuite, déplacez-vous vers un endroit où vous pourrez respecter l'espace personnel des autres. Certains recommandent de vous déplacer au moins 10 pieds des autres.
Dans l'idéal, toutefois, vous devriez éviter d'interrompre une conversation en face à face pour prendre un appel sur votre téléphone portable. Interrompre votre interlocuteur envoie un message indiquant qu'il est moins important que l'appelant.
2. Évitez de vérifier ce smartphone lors de réunions. Cela s’applique à la vérification visuelle des messages texte, des courriels et des appels manqués, ou à l’écoute des messages vocaux. Au mieux, cela signifie que vous êtes distrait et que vous ne prêtez pas toute votre attention à la réunion. Dans le pire des cas, vous dites que les participants à la réunion sont ennuyeux ou sans importance. Si vous attendez un appel de la Maison-Blanche à tout moment - alors oui, je peux accepter que vous jetiez un coup d'œil sur votre téléphone. Sauf circonstances exceptionnelles, ne sortez même pas votre téléphone portable pendant les réunions.
3. Retournez les appels dans les 24 heures. Renvoyer les appels rapidement témoigne de professionnalisme et de respect. Si vous souhaitez assister à des réunions toute la journée ou en vacances où vous ne pouvez pas retourner les appels dans les meilleurs délais, mettez votre message à jour temporairement. N'oubliez pas de revenir à votre retour. Vous semblez totalement hors de propos avec un message disant que vous ne serez plus disponible… il y a une semaine.
J'entends de plus en plus de messages vocaux demandant que, au lieu de laisser un message vocal, les appelants envoient un message texte ou un courrier électronique. C'est une pratique controversée. Cela peut désactiver certains appelants, en particulier les clients potentiels ou existants. Pour décider s’il est approprié:
- Considérez le rôle de l'employé. La plupart des propriétaires d’entreprises que je connais souhaitent que ceux des ventes soient aussi disponibles que possible et faciles à atteindre. Par contre, pour un développeur de logiciel qui travaille 90% du temps dans le codage de son espace de travail, un tel message peut ne pas être grave.
- Considérez ce qui est standard dans votre industrie. Dans les entreprises de haute technologie et les entreprises en ligne, l’utilisation du courrier électronique est beaucoup plus répandue que celle du téléphone.
4. Savoir où ne pas parler. Au cas où vous voudriez donner à votre équipe un rappel sur les endroits où il n’EST PAS acceptable de parler, allons en bas de la liste:
Bibliothèques, musées et lieux de culte: Shhhh… est la règle ici. Pas de conversation, tout simplement.
Restaurants: évitez-le. Même s'il y a du bruit dans les restaurants, une conversation téléphonique se détache et dérange les autres. Dans certains restaurants, on vous demandera peut-être de partir, sans parler des regards sales des autres clients. Les cafés, en revanche, sont plus bruyants et plus décontractés, et les appels ont tendance à être plus acceptables dans le brouhaha.
Réunions, conférences et événements: Assurez-vous qu'il soit devenu une seconde nature d'éteindre les téléphones portables en entrant. Donner le bon exemple. Si vous le faites lors de réunions internes dans votre entreprise, votre personnel s'habituera à le faire lors de toutes les réunions et tous les événements.
$config[code] not foundEnfin, rappelez-vous de ne pas parler dans les endroits où il y a de l'eau courante et des chasses d'eau. "Nuff a dit.
5. Parlez doucement et portez un gros bâton. Celui-ci est destiné aux personnes qui parlent fort sur leur téléphone portable. Oups, je veux dire, que vous devriez éviter de parler fort sur votre téléphone portable. Combien de fois avez-vous été soumis à quelqu'un qui criait presque pour vaincre une mauvaise connexion? Ne soyez pas cette personne.
Et maintenant… un mot sur l'utilisation du mode haut-parleur de votre téléphone. D'accord, je comprends que vous en avez peut-être assez de tenir votre téléphone à l'oreille. Mais la solution n’est pas d’utiliser le mode haut-parleur de votre téléphone (ou de votre tablette!) Dans un bureau ou un lieu public. Obtenez un casque. Vous pouvez ensuite passer un long appel sans que votre bras ou votre oreille ne vous engourdisse et gêne moins les autres.
6. Fossé cette sonnerie sauvage. Bien que je plaisante un peu à propos de celui-ci, vous pouvez choisir des sonneries discrètes au lieu de la sonnerie acid-rock que vous avez téléchargée sur votre téléphone. Si un téléphone sonne pendant que vous êtes dans une réunion importante et que vous avez oublié de le fermer, vous ne voulez pas regretter votre sonnerie au-dessus d’ennuyer tout le monde.
7. Évitez de parler de questions privées dans des lieux publics. Nous, les propriétaires d'entreprise, le savons peut-être, mais nos employés et nos entrepreneurs indépendants le font-ils? À en juger par le nombre de fois où j’ai entendu des conversations dans des cafés-restaurants sur des évaluations de performances ou des transactions commerciales confidentielles, j’affirmerais que de nombreuses équipes ont besoin d’un recyclage.
Les téléphones portables nous trompent - nous oublions et commençons à nous comporter comme si c’était juste nous et la personne à qui nous parlions. Comme le dit Judi Hembrough de Plantronics, «sortez de votre propre« bulle de la vie privée »et portez votre attention sur votre environnement. restaurant.
8. Planifiez à l'avance pour une bonne réception. En prévision d'une prise ou d'un appel en dehors du bureau, assurez-vous de pouvoir bénéficier d'une bonne couverture de téléphone portable dans cette zone. Rien ne perturbe davantage votre capacité à créer une relation pour un appel d’affaires important plus important que lorsque vous entendez sans cesse: «Pouvez-vous répéter cela? Vous avez rompu. »Si la réception vous pose problème, proposez de trouver un lieu offrant une meilleure réception et rappelez-le dès que possible.
9. Gardez votre esprit sur votre conduite! Vous réalisez que l'envoi de SMS et même de téléphoner pendant la conduite d'un véhicule motorisé est risqué - mais tous les membres de votre personnel savent-ils que c'est un problème important pour votre entreprise? Chaque année, des personnes meurent dans des accidents de la route impliquant des appareils mobiles. Vous mettez également en danger les collègues qui sont dans la voiture avec vous - la violation ultime de l'étiquette.
C’est pourquoi il est interdit de parler sur un téléphone portable à la main en conduisant dans 10 États et de texter au volant en 39 jours dans les États-Unis.
De plus en plus d'entreprises adoptent une politique stricte consistant à ne pas parler ou envoyer des SMS au volant pendant leur activité professionnelle. Si vous décidez d'en faire votre politique, Distracted.gov a un exemple de politique d'employé que vous pouvez télécharger. (Téléchargez la politique.doc ici.)
10. Sécurisez votre appareil mobile avec un mot de passe de verrouillage. Bien que cela puisse sembler en dehors de la courtoisie de base, pensez à toutes les informations disponibles via votre téléphone, en grande partie privées et faisant référence à d'autres personnes. Dans un Bâton de miel L’an dernier, dans le cadre d’un projet impliquant 50 téléphones portables «perdus» intentionnellement, la personne qui l’avait trouvée avait accès à presque tous les renseignements personnels de chaque téléphone - qu’il s’agisse d’une intention innocente ou non. Si vous perdez votre téléphone, c’est comme si vous révéliez toutes les informations de votre entreprise et vos informations personnelles.
N'hésitez pas à partager certaines de vos histoires ci-dessous dans les commentaires concernant la façon de conserver un comportement poli lorsque vous utilisez un téléphone portable en public ou au bureau.
Crédits photo via Shutterstock: Rude, Loud, SMS.
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