Les réunions sont un pilier des affaires - elles incitent à prendre des décisions et à prendre des mesures. Les réunions les plus productives gèrent des actions sans perdre de temps sur d’autres sujets importants de l’ordre du jour. Si les actions ne sont pas gérées correctement, vous risquez de perdre un temps précieux à discuter de tâches qui ne sont pas terminées, qui ne répondent pas aux objectifs recherchés ou qui n’apportent aucune valeur à l’organisation. La gestion efficace des éléments d’action jusqu’à la clôture commence par une capture précise dans le procès-verbal de la réunion.
$config[code] not foundDéfinissant
Définissez clairement les tâches, sans laisser de place à une interprétation erronée. Répétez l'action à mesure qu'elle est documentée pour vous assurer que les participants à la réunion sont d'accord et comprennent ce qui est attendu. Attribuez l'action à une personne présente à la réunion et demandez-lui de reconnaître verbalement sa responsabilité. Un élément d’action mal défini attribué à une personne qui n’était pas présente au moment où le problème a été soulevé pourrait rester ouvert indéfiniment.
Enregistrement
Utilisez un format normalisé pour enregistrer les réunions, avec une section spécialement conçue pour une liste d'éléments d'action. Garder le format cohérent aide à garantir que les problèmes sont correctement capturés pour permettre un suivi efficace. Notez ce qui doit être fait, qui est responsable de s’assurer que cela se produit, la date à laquelle le problème a été soulevé ou l’action assignée, et la date à laquelle l’action devrait être achevée. Affectez un propriétaire principal et une personne de sauvegarde pour chaque tâche. La sauvegarde peut servir de collaborateur pour le propriétaire principal et prendre en charge la tâche si elle est appelée.
Vidéo du jour
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N’attendez pas trop longtemps pour distribuer les procès-verbaux des réunions. Si quelqu'un prend des notes électroniques pendant la réunion, le procès-verbal peut être prêt à être distribué dès la clôture de la réunion ou peu de temps après. Les retards prolongés peuvent amener les participants à perdre le sentiment d’immédiateté. Les assignations d'action plus récentes peuvent alors avoir une priorité plus grande que celles émises lors de votre réunion.
suivi
Utilisez la liste d'éléments d'action pour suivre les affectations en fonction des dates d'échéance identifiées. Si la réunion faisait partie d'une série planifiée régulièrement, démarrez la prochaine réunion en passant en revue les actions en cours. Informez les participants à l'avance afin qu'ils puissent préparer le matériel de présentation nécessaire pour rendre compte des progrès. Si la réunion était une session unique ou autonome, effectuez un suivi avec les responsables d’action individuellement ou lors d’une nouvelle réunion exclusivement consacrée au suivi des actions jusqu’à la clôture.
Visibilité
Si les dates d'échéance sont manquées ou si les actions signalées ne répondent pas aux attentes, informez les membres de l'équipe de ces faits. Redistribuez la liste des éléments d'action, y compris les commentaires écrits, qui expliquent clairement la cause du retard, la raison pour laquelle l'action a été jugée insuffisante et ce qu'il faut faire pour revenir sur la bonne voie. Si vous avez besoin de l’aide de la direction pour éliminer les obstacles, programmez-vous avec les membres appropriés de l’équipe de gestion afin de fournir un résumé concis du problème et de la solution recommandée par l’équipe.
Fermeture
Lorsqu'une action est terminée, mettez à jour la liste des actions en identifiant la date de fermeture du problème. Redistribuez la liste aux membres de l'équipe afin qu'ils puissent voir quelles actions ont été fermées et quand. Lorsque tout le monde a vu les éléments fermés, supprimez-les de la liste. Les éléments fermés peuvent être archivés ou supprimés, en fonction des besoins de l'équipe ou des attentes de la direction.
