Pour les entreprises à la recherche de clients à long terme et d’un revenu récurrent plus stable, la conformité à la DCAA (Agence de vérification des contrats de défense) peut être une aubaine.
Créée à l'origine en 1965 pour éliminer le chevauchement des travaux d'audit entre les différentes branches de l'armée, la DCAA est désormais la passerelle vers la quasi-totalité des contrats de services et de travail pour le gouvernement des États-Unis. Son rôle consiste principalement à aider les entrepreneurs à rester honnêtes et à veiller à ce que les contribuables ne soient pas emmenés pour une promenade.
$config[code] not foundMalheureusement, pour de nombreux contractants, les règles pour être un contractant conforme à la DCAA ont énormément changé au cours de la dernière décennie. Cela a rendu plus difficile le maintien du statut de conformité à la DCAA.
Comment les règles ont changé
Dans le passé, le système de classement de la DCAA permettait des degrés de non-conformité et offrait même des suggestions sur la manière dont un contractant pourrait améliorer sa note en améliorant ses défauts de conformité.
En vertu des nouvelles règles, la DCAA a modifié le système de notation en système réussite / échec. Les entrepreneurs ne peuvent plus avoir de degrés de non-conformité et toujours être approuvés par la DCAA.
Selon la DCAA,
«La DCAA ne fera plus état d’opinions partielles. En outre, le rapport de vérification identifiera les parties du système affectées par les défaillances et recommandera que l'agent de négociation des contrats désapprouve le système (le cas échéant) et maintienne la suspension d'un pourcentage des paiements progressifs ou du remboursement des coûts…. système ne sera plus signalé dans les rapports d'audit du contrôle interne. "
Le coût de la perte de conformité à la DCAA
Outre la perte évidente d'activités potentielles, la perte de conformité à la DCAA peut avoir de graves conséquences.
Tom Marcinko et Bill Foote, CPA de la Virginia Society of Certified Public Accountants, soulignent certains des coûts: «Entrer sur le marché gouvernemental sans comprendre la comptabilité et les autres exigences uniques expose l'entreprise à la possibilité de ne pas gagner des affaires, de perdre de l'argent et des sanctions civiles ou (dans des cas extrêmes) pénales. "
Comment rester en conformité avec la DCAA
Vous devez savoir que la DCAA évalue ses contrats dans trois types de contrats:
- Prix fixe
- Frais remboursables
- Temps et matériel (qui comprend les frais généraux tels que les dépenses enregistrées).
Le meilleur moyen d'éviter les problèmes liés à la nouvelle réglementation consiste à se préparer et à garantir la conformité totale à la DCAA avant un audit DCAA.
David Goldstein, président d'InLine Financials LLC, écrit:
«Le moyen le plus efficace de préparer un audit DCAA consiste à normaliser les procédures comptables de l'entreprise et à utiliser un système complet de suivi et d'enregistrement du temps des employés bien avant le début du processus d'audit.
«Les logiciels de comptabilité et de chronométrage sont essentiels pour réussir même l’enquête préalable à l’attribution de l’audit de la DCAA. Les entreprises capables de démontrer un historique de pratiques exhaustives en matière de comptabilité et de gestion du temps subissent souvent une surveillance réduite tout au long du processus d'audit. Au contraire, les sous-traitants dont les pratiques en matière d’enregistrement des coûts, de suivi et d’allocation des matériaux, de facturation et de suivi du travail sont moins éprouvées subissent une expérience d’audit plus fastidieuse. Si le logiciel de comptabilité d’une entreprise s’avère incapable de gérer la rigueur prescrite par la DCAA, un examen complet du système manuel de la société sera nécessaire. ”
Cela souligne la nécessité pour les entreprises d’appliquer les meilleures pratiques en matière de suivi du temps, d’autant plus que le suivi du temps représente près de 75% des éléments nécessaires à la conformité à la DCAA.
Perdre la conformité à la DCAA peut être une perte dévastatrice pour votre organisation ainsi que pour le bien-être de vos clients. En étant proactif et en abordant les problèmes potentiels avant un audit, vous pouvez vous assurer que votre entreprise reste en conformité malgré les réglementations plus strictes.
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