En cette période de gestion de la relation client, chaque activité est entreprise à la fois pour réduire les coûts et augmenter la satisfaction du client, même dans la facturation en ligne. Les portails en libre service aident à atteindre ces objectifs.
Le paradigme du libre-service dans les entreprises
Vous avez déjà rencontré des portails clients: votre panneau de configuration d’hébergement Web, le système de libre-service de votre application bancaire, votre service de marketing par courrier électronique.
$config[code] not foundIdem quand vous voulez payer votre facture de téléphone cellulaire, d'électricité ou de câble en ligne. Connus sous le nom de self-services à faire soi-même (DIY), ces portails sont créés pour votre commodité et votre satisfaction.
De Verizon Mobile à GoDaddy en passant par Duke Energy et Time Warner, les entreprises ont depuis longtemps adopté un paradigme de libre-service pour leurs précieux clients. Transparents pour les consommateurs, ces portails personnels font partie de leur système de comptabilité, ERP ou appareil de facturation autonome.
Avantages d'un portail client
En tant que petite entreprise, pigiste ou assistant virtuel, les avantages pour vos clients sont les mêmes que ceux dont vous bénéficiez personnellement avec des services quotidiens similaires.
Après avoir adopté les applications de facturation en ligne pour votre entreprise, vous avez concentré votre attention sur la réalisation d’économies encore plus importantes au sein de votre entreprise. La satisfaction du client dans l’ensemble de votre organisation occupera une seconde place. (Si vous n'avez pas encore implémenté la facturation en ligne mais que vous êtes sur le marché pour une application de facturation en ligne, lisez-en la liste ci-dessous pour vous aider à créer votre liste restreinte.)
Du point de vue des petites entreprises, la mise en œuvre du libre-service offre toute une gamme d’avantages bienvenus, englobant le support, la satisfaction et les économies de coûts. Les portails clients satisfont à la fois ces tendances commerciales.
Économie d'entreprise
Les économies de coûts pour les entreprises se manifestent surtout au niveau des coûts opérationnels et du service d’assistance clientèle. Les entreprises économisent notamment du temps au téléphone, en interrogeant et en répondant aux questions des clients au sujet des factures. et en conséquence, réaliser une réduction des coûts postaux pour poster des copies imprimées des factures et des reçus aux clients.
La satisfaction du client
Les clients ont connu des temps d’attente réduits, évitent les étiquettes de téléphone ou d’e-mail, reçoivent une gratification immédiate, un accès immédiat, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours en ligne.
L’accès à un portail client intégré à l’application de facturation en ligne soulage en fin de compte la frustration des clients, contribuant à une expérience agréable et à une bonne volonté accrue.
Contenu du portail client
Donner à vos clients la possibilité de gérer leur propre compte signifie moins de travail pour vous. Plus besoin de réimprimer les factures perdues ou de se dépêcher de faire un dépôt à la banque. Vos clients peuvent visualiser et imprimer leurs propres factures et les paiements en ligne sont automatiquement déposés dans votre compte bancaire! - Des factures simplifiées
Outre l’affichage des factures, des reçus, des crédits et la mise à jour des informations de contact, les portails en libre-service peuvent encourager les clients à mener d’autres activités ne nécessitant pas de personnel de support, telles que:
- Payer les factures en cours
- Effectuer des paiements anticipés
- Commander de nouveaux services
- Services de mise à niveau ou de déclassement pas toujours disponibles dans le portail
- Posez une question, laissez un commentaire ou faites un commentaire
- Impression de reçus manquants
- Revoir les dépenses du projet
- Annuler le compte (espérons pas!)
Applications de facturation en ligne avec portails clients
Dans une étude récente sur les applications de facturation en ligne, environ 50% avaient des portails clients. 50% ne l'ont pas fait. (Parmi ceux qui ne l'ont pas fait, j'ai noté quelques-uns de leurs points forts entre parenthèses. Si vous ne recherchez pas nécessairement des applications de facturation en ligne avec des portails clients, ces atouts pourraient faire pencher la balance en votre faveur.)
Des fonctionnalités exceptionnelles mais pas de portail client
Un portail client serait un ajout utile à ces 7 services de facturation SaaS.
- Invoicera
- Agent libre (les clients peuvent commenter les estimations et les factures)
- Due.com (facture les clients par projets et personnalise les factures)
- Envoyer des factures (vous pouvez envoyer une copie papier de votre facture à votre client via le service postal)
- La Facture Machine (peut également envoyer des factures pour vous par courrier postal)
- L'application Get Harvest (temps de transfert depuis et vers le chef de projet autonome tel que le travail d'équipe)
- Blinksale (comprend le traitement du paiement par Stripe)
Ces 7 applications SaaS et autonomes comprennent des portails clients en libre-service.
- Freshbooks
- Zoho Facture
- Factures simplifiées (cité ci-dessus)
- Apptivo Business Solutions (module de facturation)
- VTiger (a également une version autonome que vous installez sur votre propre serveur)
- Nett30
- Ronin
Les clients vont-ils l'utiliser?
La réponse courte à "Les clients vont-ils l'utiliser?" est-ce: OUI!
C'est-à-dire qu'ils l'utiliseront lorsque cela aura du sens, si cela leur fait gagner du temps et de l'énergie, ou lorsque vous les y envoyez pour une raison spécifique.
Voici un rapide scénario d’envoi de votre client au portail client de l’application de facturation.
Un ancien client m'a envoyé un courrier électronique me demandant un décompte des paiements du contrat pour un projet achevé l'année précédente. Nous avons également un projet en cours qui ne sera pas achevé avant la fin de l'année en cours.
Dans ce cas, plutôt que de passer des heures à compiler une liste des paiements de factures et à détailler les dépenses du projet (ou à envoyer un e-mail à chacun d’eux), il était simple de fournir un lien vers l’interface client de l’application de facturation.
Puis-je m'attendre à recevoir le même appel à nouveau? Pour gagner du temps à l'avenir, un lien peut être inclus dans l'e-mail de couverture ou sur la facture elle-même afin qu'il soit toujours facilement disponible pour le client.
Questions de sécurité importantes
Les clients peuvent-ils accéder à mes autres données de facturation, aux informations de mes autres clients ou à des données d’entreprise sensibles?
En bref, non.
Même si un portail client est orienté client, vous en avez toujours le contrôle depuis votre logiciel de facturation en ligne principal. Vous pouvez:
- Activez-le pour les clients existants
- Éteignez pour les anciens clients
- Activez-le ou désactivez-le au besoin
- Changer le mot de passe du client à volonté ou le forcer à changer de mot de passe
Ou ne pas l'utiliser du tout.
Cela dit, dans un article récent sur Smart Data Collective, le chercheur du groupe de réflexion Robert Kugel conseille:
«Votre entreprise doit examiner attentivement les termes et conditions de ses contrats pour s'assurer qu'elle est en mesure de contrôler, d'accéder et de conserver ses données dans des systèmes en nuage à locataire unique ou à locataires multiples.»
La sécurité est toujours une préoccupation, à ne pas prendre à la légère.
En cette période de gestion de la relation client, chaque activité est entreprise pour augmenter la satisfaction du client, même dans la facturation en ligne.
L'implémentation d'un composant libre-service et libre-service via l'utilisation de portails clients dans le système de facturation en ligne aide les entreprises, les petites entreprises, les indépendants et les assistants virtuels à concrétiser cette réalité.
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