Les opérations commerciales sont de plus en plus effectuées via des réunions en ligne.
L’équipement devient à la fois plus facile à utiliser, avec des intégrations transparentes, et des fonctionnalités plus sophistiquées et plus puissantes. Même les personnes en transit peuvent s'arrêter ou trouver un endroit calme et participer à une conférence en ligne depuis le confort de leur smartphone.
Les solutions de téléconférence Web pour entreprise sont peu coûteuses et vont souvent de 20 à 40 USD par mois pour un ensemble de services riche en fonctionnalités. Selon un tableau fourni par Getvoip.com, un conseiller en communication Web, la plupart des fournisseurs de services téléphoniques VoIP d’entreprise proposeront même des solutions de conférence Web en complément d’un tarif mensuel allant de 5 à 15 dollars par mois.
$config[code] not foundLa téléconférence Web peut être une révélation ou une grosse perte de temps pour certaines organisations si elle n'est pas correctement mise en œuvre. Les merveilles technologiques n’auront aucune valeur si les réunions sur le Web sont désorganisées, trop longues, trop courtes, sinueuses, ou autrement, inefficaces et inefficaces. En d'autres termes, les attributs d'une bonne réunion tenue lorsque tout le monde se trouve dans la même salle de conférence doivent être conservés, autant que possible, dans un format de conférence Web.
Mary Polley-Berte de SyberWorks a proposé une liste exhaustive de conseils pour les conférences Web. Voici quelques-unes de ses suggestions pour contribuer au succès de vos conférences Web:
- Soyez très prudent dans la production de diapositives PowerPoint. Ils doivent être convaincants et pertinents.
- Avoir une personne de référence qui est le centre lors de l'organisation de la réunion.
- Faites savoir aux participants ce qui sera abordé lors de la réunion.
- Répéter et tester la présentation avant la réunion.
- En général, assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le déroulement de la conférence Web connaissent la technologie qui sera utilisée.
Certaines des suggestions suivantes de Polley-Berte - il y en a 23 autres - sont très utiles. L’essentiel, c’est que la technologie de conférence Web en est encore à ses débuts, mais que les moyens de l’utiliser largement et efficacement sont basés sur le bon sens ancien.
Esther Schindler, CIO, couvre une partie du terrain de Polley-Berte. Mais sa tournure unique et sa perspicacité font de ses pensées une lecture intéressante.
Schindler suggère que l'envoi d'informations avant une téléconférence est plus important que pour une réunion interne. Les règles de base sont importantes en raison de la nature des téléconférences Web. Elle ajoute qu'un contrôle strict est indispensable. Les personnes assistant à des conférences Web sont exposées aux distractions d’un bureau à domicile ou de Starbucks. Ainsi, la discipline mentale est extrêmement importante.
Il est également important de ne pas devenir la proie du syndrome «loin des yeux, loin du cœur». Dans les réunions hybrides - dans lesquelles la plupart des gens se trouvent au même endroit mais un nombre important d’entre eux assistent à distance - il y a une tendance à oublier ceux qui ne sont pas dans la salle. Une approche structurée de la procédure est une étape importante dans la prévention de cette situation.
L’Université publique de Humbolt, dans une pièce non validée, examine les conférences Web de la semaine précédente, de la veille et du lendemain. Il y a plusieurs suggestions pour chaque période. Voici les meilleurs de chacun:
- Avant: Anticipez les questions des participants probables et préparez les réponses; fournir un ordre du jour et créer une compréhension claire de l'objectif de la conférence.
- Pendant une course sèche: Utilisez les ordinateurs qui seront utilisés pendant l'événement pour vous assurer qu'ils disposent du logiciel approprié et qu'ils fonctionnent correctement. inclure tous les orateurs et les modérateurs dans le cycle d'essai afin que tout le monde sache ce qu'il faut faire.
- Le jour de la session: Utilisez un agenda détaillé; commencez la session en ligne 30 minutes avant l'événement.
- Pendant la session: Inviter les participants à se présenter via le chat a pour double objectif de les familiariser avec la technologie et de les maintenir engagés. parcourir l'ordre du jour et faire une vérification sonore.
- Après la séance: Passez en revue tous les enregistrements afin d’améliorer tous les aspects de l’exécution d’une conférence Web. postez un lien vers l'enregistrement dont les participants et d'autres personnes peuvent bénéficier.
Tony Karrer, de eLearning Technologies, a également proposé une liste d'étapes qui augmenteront les chances de réussite d'une conférence Web. L’article n’est pas nouveau, mais il contient des conseils qui sont toujours très pertinents. Quelques idées importantes de Karrer:
- Ne planifiez pas de participation ad hoc des participants. Concevez-les en. Si les gens sont volontaires, considérez cela comme un bonus.
- Si c'est un long ou session multipoint, conception en pauses.
- Si la conférence Web couvre les fuseaux horaires - en particulier au niveau international - programmez très soigneusement.
- Encouragez les gens qui présentera sur des sujets connexes ou au cours du même panel pour communiquer les uns avec les autres avant l'événement.
La téléconférence Web offre d’énormes avantages. Dans le même temps, ils nécessitent une préparation intensive. Un grand nombre de choses qui se produisent naturellement lors d'une réunion dans des locaux, telles que des conversations impromptues pendant les pauses-café et la capacité des gens à lire les signaux verbaux des orateurs, sont totalement ou en grande partie absentes. Compenser cela est difficile, mais pas impossible.
Photo de conférence VOIP via Shutterstock
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