Jongler avec plusieurs projets différents et respecter de nombreuses échéances à la fois peut être décourageant. Une bonne gestion du temps et des compétences organisationnelles sont essentielles pour gérer avec succès les priorités tout en limitant les goulots d'étranglement et le stress. Vous devez faire en sorte que le temps travaille pour vous en refusant de le perdre. Gardez une trace de plusieurs projets, quel que soit votre secteur d'activité, en utilisant quelques techniques simples et générales.
$config[code] not foundÉliminez les facteurs environnementaux qui entraînent généralement une perte de temps. Conseils pour la gestion efficace du temps des sites Web indique que trois facteurs environnementaux courants, mais qui permettent de gagner du temps, sont la notification par courrier électronique, la lecture d'une étiquette téléphonique et le maintien d'un espace de travail désordonné. Désactivez votre notification par courrier électronique lors de la gestion de plusieurs projets. Vérifiez plutôt vos e-mails à certaines heures, par exemple toutes les deux heures. Cela évite les pertes de concentration et vous permet de rester au-dessus de tout ce qui est important. Évitez de laisser d'innombrables messages non informatifs «rappelez-moi» sur les répondeurs. Laissez plutôt des messages plus longs expliquant exactement ce dont vous avez besoin. Cela en donne plus à la personne et vous laisse plus de temps pour gérer vos autres projets. Les bureaux malpropres signifient que le temps qui pourrait être consacré à la gestion de vos priorités est consacré à la recherche d'objets. Même lorsque vous êtes occupé, prenez l'habitude d'avoir une place réservée pour tout et évitez de vous laisser encombrer.
Prioriser les projets et les délais. Dès qu'un nouveau projet arrive, notez l'échéance et les principales exigences. Déterminez où se situe le nouveau projet parmi les autres sur lesquels vous travaillez déjà. Vous devrez peut-être immédiatement changer d'attention pour vous en occuper. Ou, vous devrez peut-être travailler simultanément sur plusieurs projets. Faites des listes régulières pour garder une trace de ce qui est requis et quand. Si vous avez un aperçu écrit de base de tout ce qui est requis, il sera plus facile d'identifier ce qui doit être fait en premier et de hiérarchiser efficacement les tâches. Prenez le temps de réévaluer vos priorités souvent, car elles peuvent changer. Soyez prêt à faire preuve de souplesse afin de pouvoir vous adapter facilement aux changements de circonstances.
Découpez chaque projet en tâches simples. Cela limitera le sentiment d'être submergé par trop de travail. Vous pouvez découvrir que différents projets ont des composants similaires. Dans ce cas, il est logique de combiner ces tâches similaires. Par exemple, si vous devez rechercher des images d'une base de données pour plusieurs projets, effectuez les deux à la fois et gagnez du temps pour la base de données.
Changer de projet. Si vous avez plusieurs priorités à gérer et que vous vous trouvez «bloqué» ou frustré, essayez de vous concentrer sur un autre projet. En apaisant votre cerveau et en vous attaquant à autre chose, en utilisant de préférence des compétences différentes, vous réduirez immédiatement le niveau de stress. Examiner le projet initial avec "une nouvelle paire d'yeux" plus tard vous incitera probablement à proposer de nouvelles solutions auxquelles vous n'auriez pas pensé auparavant dans votre état d'esprit frustré.
Prenez de courtes pauses. Bien que vous pensiez peut-être en faire plus, travailler sur le sol ou oublier de manger toute la journée ne permet pas de gérer avec succès plusieurs projets et échéances à long terme. Cela dit, si vous êtes sur une lancée, il est probablement préférable de l'utiliser pour en tirer le meilleur parti jusqu'à la prochaine pause naturelle de votre productivité. Levez-vous et étirez-vous régulièrement et pratiquez des techniques de réduction du stress telles que les exercices de respiration profonde si vous vous sentez dépassé.
