Les e-mails de travail diplomatique sont simples et polis et s'efforcent d'éviter que les destinataires ne se méprennent ou interprètent mal les informations. Lorsque vous écrivez un e-mail diplomatique, utilisez un langage formel et précis et évitez les mots émotionnels. Le but est d’utiliser un langage tactique - des mots qui transmettent clairement des messages importants - sans causer de mauvais sentiments.
Annoncer la couleur
Donnez le ton en vous concentrant sur la manière dont vos idées, vos messages ou vos instructions aideront vos employés. Reconnaissez toutes les difficultés liées au travail auxquelles ils sont confrontés, tels que des problèmes techniques ou des échecs, et demandez - plutôt que de demander - lorsque vous souhaitez ou que vous souhaitez quelque chose. Par exemple, si vous ajoutez du personnel à un projet existant, écrivez: "Je sais que ce projet a créé un stress supplémentaire pour votre équipe. J'ai donc demandé à Jane Doe de vous aider à réviser les textes. Seriez-vous en mesure de lui fournir un brouillon avant le week-end? " Le langage diplomatique a un ton poli qui tente de mettre les destinataires à l'aise.
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Évitez les sujets personnels, confidentiels ou sensibles, tels que les informations salariales, les problèmes de personnel ou les conflits internes, dans un courrier diplomatique. Ne discutez que des affaires publiques, suggère le magazine Inc. Réglez toujours les problèmes personnels ou confidentiels face à face ou par téléphone si une réunion en face à face n'est pas possible. Vous ne savez jamais quand un courrier électronique peut être transmis au bureau. Utilisez des salutations professionnelles et des clôtures afin que les destinataires sachent que la correspondance est liée au travail et non à une nature personnelle.Par exemple, commencez le courrier électronique par "Bonjour", "Salutations" ou "Bonjour" - et non par "Hé", "Yo" ou "À mes coups de tête".
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingChoisissez judicieusement vos mots
Concentrez-vous sur les déclarations "I" plutôt que sur les déclarations "vous", en particulier lorsque vous corrigez des défauts, des erreurs ou des corrections dans un courrier électronique.. Expliquez vos déclarations pour que les destinataires comprennent bien vos objectifs et vos intentions. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un e-mail à l’ensemble de la société sur l’importance de respecter les délais, écrivez: «Mon objectif a toujours été de respecter les délais afin de maintenir une base de service clientèle solide. La rapidité et l’efficacité sont deux de mes priorités absolues., n'hésitez donc pas à me contacter si des situations pourraient entraîner des problèmes de délai. "
Soyez direct et spécifique
Soyez honnête et direct avec votre correspondance afin que vos collègues ne soient pas obligés de lire entre les lignes ou de deviner ce que vous essayez de dire. Le langage diplomatique est tactique, concis et pertinent. Supprimez les mots, les pensées ou les idées en excès qui pourraient semer la confusion chez vos employés ou à enliser votre courrier électronique. Par exemple, si vous souhaitez traiter les violations du code vestimentaire des employés dans un courrier électronique aux enseignants, écrivez à: "Veuillez consulter les exigences du code vestimentaire dans le manuel des employés. Pas de short, de débardeur ni de tongs pendant les heures de classe." Adressez l'e-mail à "tous les employés" afin que personne ne soit distingué.
