Travailler en tant que spécialiste du support administratif peut être très enrichissant pour une personne organisée qui aime le multitâche, trouve l’idée de travailler dans un bureau attrayante et qui possède de grandes compétences en communication. Bien que les tâches spécifiques varient selon les entreprises et les postes, les tâches impliquent généralement la gestion de bureau, des tâches de bureau et des tâches d'arrière-guichet. Selon le Bureau of Labor Statistics, le revenu médian 2016 pour les postes de bureau et de soutien administratif était de 34 050 $.
$config[code] not foundGestion de bureau
Votre travail dans un rôle de support administratif gère les tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Vous pouvez être responsable de la surveillance de l'achat et de l'inventaire des fournitures de bureau et de la planification de la maintenance de l'équipement de bureau. Vous établissez également des procédures et des routines, telles que l'organisation de la livraison du café toutes les deux semaines ou la demande de mise à jour des informations de contact d'urgence des employés tous les six mois. Dans certains cas, vous pouvez superviser d'autres employés administratifs et coordonner le flux de travail au sein d'un département ou d'une division particulière.
Flux de communication
Les spécialistes du soutien administratif peuvent servir de liaison de communication avec les cadres qu’ils appuient. Dans ce rôle, vous pouvez être responsable de l’ouverture et du tri du courrier, du filtrage des appels et des courriers électroniques entrants et de la prise de rendez-vous avec les employés, les clients et les fournisseurs. Vous pouvez également être le point de contact entre les dirigeants dont ils relèvent et les autres employés et services de l’entreprise.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingGestion de données
Dans l’administration, vous exécutez diverses fonctions de gestion des données, notamment la gestion des documents papier et électroniques, la création et la gestion de feuilles de calcul et de bases de données, la production de rapports, la compilation d’informations et parfois l’analyse des résultats.
Traitement de texte
Vous pouvez exécuter des fonctions de traitement de texte allant de la rédaction de mémos à la frappe et à la modification de rapports, de propositions et d’autres documents commerciaux. Vous pouvez créer des présentations de newsletter et de brochure, ainsi que mettre à jour le contenu sur les sites Web et les blogs de l'entreprise. Non seulement vous devez savoir comment utiliser les applications de traitement de texte et taper rapidement et avec précision, mais les spécialistes en support administratif doivent posséder des compétences en rédaction, édition et correction d'épreuves.
Projets spéciaux
Les professionnels qui travaillent comme spécialistes du soutien administratif sont souvent chargés d’exécuter ou de superviser des projets spéciaux. Selon les besoins de l'entreprise et du service, il peut s'agir de rechercher des fournisseurs pour un achat important, d'auditer les enregistrements des clients, d'analyser les tendances en matière d'absences des employés et d'évaluer les offres de produits concurrents.
Planification de réunion
Vos tâches pourraient comprendre la coordination des heures de réunion, la planification des installations de salle de conférence, la réservation de lieux de réunion hors site, l'envoi d'invitations, le suivi des réponses, la création et la distribution du programme, ainsi que l'organisation du service de restauration. Vous pouvez également rédiger des procès-verbaux lors de réunions et les distribuer ensuite aux participants.
Planification de voyage
La planification des voyages pour le compte des dirigeants de l'entreprise est une partie importante de nombreux travaux de support administratif. Vous sélectionnez fréquemment des compagnies aériennes, des hôtels et des fournisseurs de voitures de location, négociez des tarifs, effectuez des réservations et gérez les annulations nécessaires. Vous créez et archivez des notes de frais pour le compte de voyageurs d'entreprise à l'aide de reçus de voyage ou de rapprochement des relevés de carte de crédit d'entreprise utilisés pour les voyages d'affaires.
