À mesure que les petites entreprises changent et se développent, la capacité de monter en puissance rapidement - ou de baisser - devient une nécessité. L'ajout de nouveaux employés, par exemple, nécessite que la société adapte son système téléphonique pour répondre au besoin de davantage de lignes.
Cela est plus difficile à réaliser avec les systèmes de téléphonie traditionnels sur site en raison des coûts de configuration et de maintenance plus élevés, du besoin de matériel sur site et de la prise en charge du support informatique. En revanche, un système téléphonique en nuage permettrait aux petites entreprises de gérer les services de communication de manière moins coûteuse, plus simple et plus souple.
$config[code] not foundLes points suivants, tirés d'un échange de courrier électronique entre Small Business Trends et Aaron Charlesworth, vice-président du marketing produit chez Vonage, soulignent les avantages que peuvent tirer les petites entreprises en passant des systèmes PBX traditionnels à la technologie VoIP en nuage.
Avantages d'un système téléphonique basé sur le cloud
1. Système de communication entièrement intégré
Un rapport du cabinet d’études Gartner souligne que l’intégration des communications d’une entreprise à ses applications quotidiennes pour les processus et flux de travail commerciaux contribue à une efficacité accrue.
Les outils professionnels opérant dans le cloud sont faciles à déployer, permettant ainsi aux employés de rester connectés, qu'ils soient au bureau ou en déplacement.De cette manière, le cloud assure une présence cohérente de l'entreprise et contribue à accroître la productivité grâce à un accès transparent aux outils de gestion de la relation client, à la messagerie électronique, à la messagerie instantanée, à la voix et à la vidéoconférence.
2. Contrôle des modes de communication
Un système basé sur le cloud place les entreprises dans le siège du conducteur, leur permettant de choisir les fonctionnalités dont elles ont besoin, avec un accès permettant de les activer ou de les désactiver facilement.
De plus, les solutions en nuage offrent aux employés, à tout moment et en tout lieu, un accès via un smartphone, un téléphone fixe ou un téléphone logiciel à toutes leurs fonctions d'appel. Mieux encore, ils peuvent avoir un accès en temps réel à leurs logiciels critiques.
3. Principales fonctionnalités commerciales
Un système téléphonique en nuage donnerait aux petites entreprises l’accès aux types d’applications réseau que l’on trouve généralement dans les grandes entreprises. Celles-ci incluent des fonctionnalités telles qu'un assistant virtuel, un standard automatique, des solutions Ne manquez jamais un appel ou un centre d'appels.
4. Mobilité et facilité d'utilisation
Le lieu de travail d’aujourd’hui est de plus en plus mobile et les petites entreprises doivent en particulier pouvoir fonctionner à partir de plusieurs sites.
Avec un système basé sur le cloud, les employés des petites entreprises ont accès à des fonctionnalités qui leur permettent de se connecter de n'importe où pour pouvoir être contactés en déplacement, permettant ainsi aux employés en contact avec la clientèle et générant des revenus de mieux contrôler leur productivité.
5. Gestion du temps et efficacité
Les portails clients basés sur le Web permettent au personnel informatique de gérer leur système plus efficacement. Grâce à des informations sur l’installation, la configuration des services, les problèmes, la formation, la facturation et l’analyse des appels, cet accès complet au système et au compte d’un client leur permet de consacrer moins de ressources à la gestion de projets et de se concentrer davantage sur des tâches qui s’ajoutent à la rentabilité.
De plus, les solutions en nuage peuvent facilement s'intégrer à d'autres applications en nuage, offrant aux employés mobiles l'accès à toutes les fonctions et fonctionnalités dont ils ont besoin pour fonctionner aussi efficacement que s'ils étaient au bureau.
6. Flexibilité pour augmenter (et réduire)
Le besoin d’embaucher de nouveaux employés, d’ouvrir de nouveaux bureaux et d’embaucher de nouveaux clients augmente avec la croissance d’une entreprise. Cela nécessite un système de communication capable d’agrandir ou de réduire les besoins selon les besoins.
Avec un système téléphonique en nuage, les entreprises peuvent ajouter autant de postes qu’elles le souhaitent pour faire face à un volume d’appel élevé ou, si nécessaire, appeler simplement pour désactiver ces postes supplémentaires. Contrairement aux systèmes traditionnels, les entreprises ne paient que pour les extensions dont elles ont besoin aussi longtemps qu'elles en ont besoin.
7. Continuité d'activité
Travailler avec un système téléphonique «en nuage» permet aux entreprises de rester en contact avec leurs clients, peu importe l'environnement. Un système de communication basé sur un nuage ne sera probablement pas affecté par des facteurs extérieurs tels que les conditions météorologiques extrêmes ou d'autres problèmes pouvant empêcher les employés de se rendre au bureau.
Avec un système basé sur le cloud, les entreprises peuvent maintenir une présence cohérente - et accéder aux outils nécessaires - pour que tout fonctionne bien.
8. Amélioration du service client
Avec la fonction de réceptionniste virtuel (VR) ou de standard automatique, les entreprises peuvent facilement diriger des appels vers différents départements et même créer des annonces uniques à un département donné.
Par exemple, une entreprise peut configurer à l'avance un message d'accueil pour les vacances (via le portail administratif) et la prédéfinir pour revenir au message d'accueil autre que de vacances à une date spécifiée. Il pourrait également ajouter un message en attente concernant des promotions spéciales ou des questions fréquemment posées.
9. Nouvelles fonctionnalités de service ajoutées facilement
Pendant les saisons achalandées, certaines entreprises ajouteront des fonctionnalités d’appel haut de gamme afin d’accroître l’efficacité de la prise d’appel et de maximiser les effectifs. Les groupes d'appels, par exemple, permettent aux appels entrants de sonner sur plusieurs postes.
Les files d'attente d'appels constituent une «salle d'attente dynamique» pour les appelants, permettant aux entreprises de personnaliser l'expérience en attente et de mieux gérer le volume des appels. Les deux aident à réduire les messages vocaux, les appels manqués et les signaux d’occupation, permettant ainsi de desservir autant d’appelants que possible.
10. Économies de coûts
Les économies de coûts sont un autre avantage des systèmes téléphoniques en nuage. Transférer les télécommunications des plates-formes PBX vers le cloud peut coûter moins cher par rapport aux tarifs du service mensuel par rapport à celui d'un système traditionnel, ce qui contribue à réduire les coûts et, en définitive, à augmenter la rentabilité.
Photo de téléphone en nuage via Shutterstock
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