Répondre aux téléphones
Répondre au téléphone est une tâche nécessaire, quel que soit votre secteur d'activité ou votre domaine d'activité. Les administrateurs de bureau doivent avoir d'excellentes compétences en téléphonie, ainsi qu'une voix amicale et agréable. En tant qu'administrateur de bureau, vous allez parler à des clients, à des fournisseurs et à d'autres professionnels. Vous devrez peut-être répondre à des questions, résoudre des problèmes ou renvoyer un appelant à un autre représentant de la société.
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Si vous êtes l'unique administrateur du bureau de la société, vous serez probablement responsable de la tenue d'un calendrier organisé des rendez-vous et des événements. Vous pouvez être responsable d'une seule personne ou de l'ensemble du personnel. Les instances incluent une grande variété d’activités telles que la prise de rendez-vous avec les clients ou la planification de réunions hebdomadaires du personnel. Dans certains cas, les administrateurs servent également d’assistants personnels. Vous pouvez donc vous organiser à organiser des services d’entretien des pelouses ou des piscines, confirmer des réservations pour le dîner ou préparer des arrangements de voyage pour votre supérieur.
la communication
En tant qu'administrateur de bureau, vous serez probablement la voix de la société, parlant souvent au nom de vos supérieurs. Pour cette raison, posséder des compétences interpersonnelles exemplaires est une condition préalable essentielle. Vous communiquerez non seulement entre les personnes internes et externes à l'entreprise, mais vous devrez également relayer les informations importantes. La communication se fera en face à face, par téléphone, par courrier, par fax et par courrier électronique.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingLa saisie des données
Selon l'entreprise et la profession, vous pouvez être responsable de la création et de la maintenance de feuilles de calcul ou de la saisie d'informations dans une base de données d'entreprise. Par exemple, un administrateur de bureau dans une entreprise de construction peut conserver une feuille de calcul des fournisseurs locaux et des coûts de matériel. La plupart des entreprises conservent également des informations détaillées sur les clients précédents: adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques et notes de service.
Organisation
C'est la catégorie la plus inclusive et peut-être la plus importante. Les administrateurs apportent un sens de l'organisation et de l'efficacité dans tout le bureau et dans d'autres aspects de l'entreprise. Ils y parviennent en maintenant des systèmes de classement ordonnés et un environnement net et sans encombrement.
Courses
De temps en temps, les administrateurs agissent également comme des «passionnés», effectuant des courses qui ne relèvent pas particulièrement d'une description de travail. Ces tâches peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter, des dépôts bancaires, des achats de fournitures de bureau ou des repas pour le personnel.
