Les équipes virtuelles sont la voie de l'avenir. Lentement mais sûrement, les entreprises de toutes tailles se rendent compte de l’énorme potentiel que représente le recrutement à distance.
Lorsque l'emplacement lui-même n'est pas un facteur, une entreprise peut embaucher le meilleur de n'importe où dans le pays, voire dans le monde entier.
Cela fonctionne aussi bien pour les employés. Les gens insistent de plus en plus sur l'équilibre travail-vie personnelle dans leur vie, et personne n'est fan des matinées pressées, des trajets quotidiens, ni de l'enchaînement à leur bureau pendant de longues heures d'affilée. Selon au moins un rapport, les millénaires préfèrent travailler à distance. Les nomades numériques n'apprécient pas la méthode de travail conventionnelle et comptent sur le travail à distance pour gagner leur vie lorsqu'ils voyagent dans le monde entier.
$config[code] not foundCependant, la gestion d’équipes virtuelles comporte ses propres défis. Vous pouvez être une entreprise traditionnelle avec quelques employés virtuels ou une entreprise entièrement virtuelle. Que vous soyez totalement ou partiellement virtuel, voici certaines de nos tactiques testées et éprouvées pour rationaliser le travail sur les continents et les fuseaux horaires et faire en sorte que les employés restent heureux et motivés.
Tactiques pour la gestion des équipes virtuelles
Garder la productivité et la responsabilisation sur la bonne voie
C'est le plus gros défi de la gestion des équipes virtuelles. Votre équipe n'est pas physiquement présente pour que vous puissiez la surveiller. Et les employés n’aiment pas être fréquemment interrompus par des courriels ou des discussions pour pouvoir connaître l’état de leur travail.
La mise en place de structures peut aider à faire avancer les choses sans heurts, réduisant ainsi la frustration de l'employeur tout en fournissant des orientations claires aux employés.
Des outils de productivité tels que Trello, Asana, Basecamp et ClickUp se sont révélés extrêmement populaires pour une raison.
Ces outils sont riches en fonctionnalités et faciles à utiliser. Avec Trello, vous pouvez créer des forums personnels, ajouter des membres, assigner des projets et définir des dates d'échéance. Tous les membres de l'équipe peuvent accéder au tableau de bord et être informés des modifications.
Les fichiers peuvent être téléchargés à titre de référence et des conversations peuvent être menées autour de projets pour s’assurer que tout le monde est sur la même page. Les membres de l'équipe sont informés lorsqu'ils sont mentionnés dans une tâche, ce qui permet de gagner du temps, car vous n'avez pas à passer à une application de messagerie ou à envoyer un courrier électronique pour faire passer le message.
Un outil basé sur Kanban, tel que MeisterTask, peut simplifier davantage les tâches et faciliter la gestion d’équipe.
Cet outil de gestion de projet riche en fonctionnalités est esthétiquement attrayant et nécessite une tonne de travail. La création de tâches, leur affectation et le suivi de la progression - tout s’exécute sans heurts. Les membres peuvent convertir des tâches en discussions en téléchargeant leurs fichiers en tant que matériel de référence pertinent ou en tant que saisie personnelle. C’est plus facile que jamais de voir à qui a été assignée quoi et le statut de leur travail.
Son intégration avec les applications de stockage sur le cloud les plus utilisées telles que Dropbox, Box, Bitbucket et Google Drive le rend encore plus utile. Les personnes qui croient en la puissance des cartes mentales seront heureuses de savoir que MeisterTask vous est présenté par les mêmes personnes que celles qui nous ont offert MindMeister, le logiciel de cartographie conceptuelle primé, conçu par des fans du monde entier. MindMeister est un moyen simple, amusant et productif de lancer des sessions de brainstorming, qui sont désormais intégrées à MeisterTask. Ainsi, les idées générées dans les cartes mentales peuvent être immédiatement transférées vers l'outil de gestion de projet. Ces idées apparaîtront comme des tâches dans la tâche Meister à la vue de tous et aux personnes assignées.
Un bon outil de gestion de projet fonctionne de manière à donner de la clarté aux employés et à promouvoir la responsabilité. Avec toutes les instructions clairement présentées sur le tableau de bord, il y a peu de place pour des excuses ou une mauvaise communication. Plus important encore, il aide les équipes à faire avancer leurs projets de manière cohérente. Faites vos recherches avant de choisir l'outil pour votre équipe distante, mais procurez-vous-en un.
Organisez des réunions régulières mais productives
Les réunions sont encore plus importantes pour les équipes virtuelles, car c’est peut-être le seul moment où vous vous réunissez, pour ainsi dire.
Il s'agit d'une étape très importante (et humanisante) dans la gestion des employés distants, sinon vous risquez de les aliéner. En outre, des réunions régulières permettent également d'affiner les choses et d'aider à garder les choses sur la bonne voie. Ils peuvent également être la seule fois où les membres de l'équipe se parlent réellement.
Cependant, pour tirer le meilleur parti de ces réunions, vous avez besoin qu'elles soient guidées par des ordres du jour clairs, qui sont également clairement communiqués aux participants. Des réunions ad hoc non planifiées ne font qu'engendrer davantage de confusion.
Un outil comme Pinstriped peut être d'une aide précieuse. Il vous aide à préparer la réunion en créant un ordre du jour et en rassemblant tout le contenu pertinent pour que tout le monde ait l'information dont il a besoin pour être prêt pour la réunion. L'outil vous aide également à organiser la réunion, car il est facile de garder les réunions sur la bonne voie, d'enregistrer les actions et les décisions et de partager les informations avec les participants afin que tout le monde soit au courant, du début à la fin.
Explorez des outils similaires pour trouver votre meilleur ajustement. Vous ne nécessairement besoin d’un outil à cet égard, c’est que le fait d’avoir un bon outil le rend beaucoup plus facile pour toutes les personnes concernées. Et pensez à tout le temps que vous gagneriez!
Faire du brainstorming amusant
On dit que les familles qui mangent ensemble restent ensemble.
On pourrait dire que les entreprises qui réfléchissent ensemble grandissent ensemble.
Pourquoi ne pas faire participer tout le monde à la recherche de percées? Qu’il s’agisse de concevoir un nouveau site Web, un nouveau logo ou de planifier une nouvelle campagne, le contenu visuellement structuré suscite des réflexions et des idées. Les outils de tableau blanc en ligne tels que Stormboard ou RealtimeBoard peuvent être utiles aux entreprises qui ont régulièrement besoin de l’avis des membres de leur équipe.
Ces outils permettent une collaboration à distance où les utilisateurs peuvent accéder au tableau blanc depuis différents endroits et apporter des idées comme s'ils se trouvaient dans la même pièce. L'édition et le peaufinage des concepts et des conceptions est simple, tout comme les discussions connexes. C’est un exercice amusant et productif pour toutes les personnes concernées.
Gérer une équipe est un défi, physique ou virtuel. Mais avec un peu de planification et les bons outils dans votre arsenal, vous pouvez exploiter tout le potentiel de votre équipe distante. Les employés qui se sentent utiles et appréciés sont motivés à donner plus. C’est un gagnant-gagnant pour tous les participants.
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