Diriger une petite entreprise, c’est essayer de se démarquer dans un environnement plus concurrentiel que jamais, en utilisant des ressources limitées et en portant probablement plusieurs chapeaux à la fois. Chaque dollar compte, ce qui nécessite souvent de renoncer à des outils utiles au nom de la réduction des coûts, comme un système téléphonique professionnel. Bien qu’ils soient utiles à bien des égards, ils sont également coûteux et ne conviennent pas toujours aux équipes dont les membres travaillent à distance ou voyagent souvent.
$config[code] not foundIl existe une alternative assez simple: oubliez un système téléphonique. Il suffit d'utiliser vos téléphones cellulaires! Tout le monde en a un, ils sont géniaux et ont besoin de quoi que ce soit. Droite? C’est certes une option, mais qui présente des inconvénients et grâce aux nouvelles technologies, il n’est plus nécessaire de s’installer. Entrez le système téléphonique en nuage.
Dans la suite de cet article, nous expliquerons:
- Qu'est-ce qu'un système téléphonique en nuage?
- Ce que vous manquez sans système téléphonique en nuage.
- Comment renforcer davantage votre expérience téléphonique avec un service de réponse téléphonique.
Qu'est-ce qu'un système téléphonique en nuage?
Un système téléphonique en nuage (également appelé système téléphonique virtuel) confère à votre smartphone toutes les fonctionnalités d'un système téléphonique sophistiqué, sans le coût effroyable ni le matériel inutile. Ils sont agiles (la configuration nécessite peu plus que le téléchargement d’une application), abordables (pas de contrat, prix mensuel bas), et ils vont où que vous soyez. Conçus pour que votre entreprise paraisse aussi élégante et professionnelle que possible, les systèmes de téléphonie en nuage sont sans aucun doute l'avenir des communications professionnelles.
Comment mon entreprise peut-elle en tirer profit?
Utiliser votre numéro de téléphone personnel comme numéro professionnel comporte un certain nombre d'inconvénients et d'inconvénients, dont le premier est le suivant: il s'agit simplement d'un manque de professionnalisme. Aux yeux de la plupart des clients, une entreprise établie dispose d'un numéro de téléphone dédié. Un numéro de téléphone personnel au lieu d'un peut vous faire paraître plus petit, un problème potentiellement coûteux et facilement évitable. Lorsque vous configurez votre système téléphonique en nuage, vous choisissez un nouveau numéro de téléphone local ou sans frais ou un nouveau numéro de port dans un numéro existant. Ce numéro sonne sur le téléphone de votre choix, vous donnant ainsi à votre équipe un meilleur contrôle de vos appels téléphoniques.
L'absence d'un système téléphonique professionnel peut également créer des maux de tête pour vos clients. Il est beaucoup plus difficile de joindre par téléphone une personne ou un service spécifique de votre entreprise lorsque tout le monde utilise son propre numéro de téléphone (annoncer douze numéros de téléphone à la fois n’est pas vraiment agréable à regarder) et vous pouvez parier qu’ils appelleront rapidement un concurrent. après une expérience téléphonique frustrante. C'est là que brille votre système téléphonique en nuage: les commandes de routage des appels connectent vos appelants à tous les membres de votre équipe à partir du même numéro de téléphone. Une fois qu'ils ont appelé, ils sont invités à appuyer sur 1 pour cette personne, 2 pour ce département, etc., et l'appel sonne directement sur le téléphone de cet utilisateur. Dans le cas d’un service ou d’un groupe d’utilisateurs, l’appel retentit simultanément sur tous leurs téléphones, de sorte que toute personne disponible à ce moment-là peut répondre rapidement.
Il existe une richesse de connaissances exploitables à analyser en analysant la manière dont votre entreprise utilise le téléphone. Est-ce que beaucoup de vos affaires viennent d'une certaine région géographique? Vos téléphones sont-ils plus occupés certains jours ou à certaines heures? Cette campagne publicitaire a-t-elle conduit à une hausse des appels? Il est toutefois beaucoup plus difficile d’accéder à ces informations si les appels de votre entreprise ont lieu sur une poignée de téléphones cellulaires différents. Avec un système téléphonique en nuage doté d’analyses, toutes vos informations d’appel sont disponibles dans des rapports détaillés. Vous êtes donc toujours informé et à jour.
Un service de messagerie vocale capture chaque appel.
Alors qu'un système téléphonique en nuage renforce absolument la structure de communication de votre entreprise, certains appels vont inévitablement passer entre les mailles du filet. Les appels manqués occasionnels peuvent ne pas sembler une erreur désastreuse, mais ils peuvent être simplement votre nouveau plus gros client - juste un autre problème qui peut être totalement évité avec les bons outils à votre disposition. Un service de messagerie vocale disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 assure la couverture de vos appels téléphoniques et compense les appels des clients à la recherche d'informations de base (heures ouvrables, politique de retour, tarification, etc.).
Les meilleurs services de répondeur font beaucoup plus que prendre des messages: des agents qualifiés peuvent traiter les commandes, gérer les rendez-vous, agir comme un service d'assistance, filtrer les appels, collecter des informations sur les clients potentiels, etc. Tout cela se produit en fonction de votre script personnalisé, ce qui aide les agents à ressembler à un membre de votre équipe. Et encore une chose: les meilleurs services de répondeur téléphonique peuvent s'intégrer à tous les systèmes en ligne que vous avez en place, comme un logiciel de gestion de la relation client ou de gestion de cas comme Salesforce ou Clio.
Une fois que vous avez configuré votre service de réponse téléphonique, ils peuvent intervenir pour répondre aux appels aussi souvent que vous le souhaitez. Vous partez pour la semaine? Voulez-vous uniquement des appels professionnels pendant les heures ouvrables? Vous pouvez même acheminer les appels sur votre téléphone d’abord, puis sur le service de réponse téléphonique si vous ne répondez pas dans un certain délai. Vous contrôlez vos appels et une personne aimable et compétente vous répondra.
C’est vrai, les petites entreprises doivent faire plus avec moins, ce qui peut être un désavantage. Heureusement, les outils téléphoniques sophistiqués, jadis inaccessibles pour les petites entreprises, existent maintenant dans une application mobile flexible et abordable. Les fonctionnalités flexibles d’un système de téléphonie en nuage, associées à la prise en charge fiable d’un répondeur téléphonique, forment un puissant duo qui garantit que vous ne perdez jamais un autre appel téléphonique.
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