Comment écrire un mémo au chef de département

Le mémo est l’un des moyens les plus courants de communiquer avec vos collègues et vos supérieurs. Il est primordial de prendre en compte votre point de vue lorsque vous rédigez une note de manière claire et concise et que vous utilisez le ton approprié. Parfois, le ton que vous utilisez dans les mémos inter-bureaux change en fonction de la personne à qui vous écrivez, mais les mémos aux chefs de département doivent toujours conserver un ton sérieux et respectueux.

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Créez votre rubrique. L'en-tête d'un mémo est une section de quatre lignes comprenant une ligne "à" (écrivez le nom de votre chef de département et son titre), une ligne "de" (votre nom et votre titre), une "ligne de date". et une ligne "sujet". Tous les mémos utilisent ce type de titre.

Écrivez l'ouverture dans votre mémo. Ceci est un aperçu de l'objet de la note de service. Indiquez pourquoi vous écrivez le mémo, toute action spécifique suggérée par celui-ci et le contexte de ce qui vous a amené à écrire votre mémo.

Écrivez le corps de votre mémo. C'est ici que vous exposez les informations que vous avez abordées dans votre déclaration d'ouverture. Vous voudrez inclure toute information qui appuie l'objectif principal de votre mémo.

Ecrire une fermeture. Un mémo de clôture résume succinctement le mémo et évoque la possibilité d’une réunion de suivi.

Ajouter des pièces jointes. Sur les mémos envoyés par courrier électronique, vous pouvez joindre électroniquement tout matériel nécessaire. Sur les mémos papier, vous voudrez attacher physiquement tout matériel supplémentaire. Assurez-vous de mentionner vos pièces jointes quelque part sur votre mémo. Vous pouvez inclure une section de pièces jointes à la fin du mémo si vous le souhaitez.

Pointe

Certains mémos peuvent être très courts. Laissez la situation spécifique dicter combien vous écrivez. Rappelez-vous toujours de votre auditoire lorsque vous écrivez des mémos. Dans ce cas, ce public est le chef de votre département. N'écris rien que tu ne voudrais pas dire à l'un de tes supérieurs.