Refuser la demande d'un employé concernant un transfert, une augmentation de salaire ou tout simplement un congé pour raisons personnelles ou médicales constitue probablement la deuxième position - juste après une réunion de licenciement - comme la tâche la plus difficile pour le personnel des ressources humaines. C'est particulièrement difficile si l'employé soumet une demande de congé bien documentée et fournie à temps, si vous êtes certain que le congé est nécessaire et serait bénéfique pour l'employé. L'écriture d'une lettre pour refuser la demande d'un employé est toutefois nécessaire pour une application cohérente des politiques sur le lieu de travail, des pratiques d'emploi équitables et, dans certains cas, requise par les réglementations fédérales ou étatiques.
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Informez l'employé que vous avez reçu sa demande. Si le calendrier est un problème, indiquez la date à laquelle vous avez reçu la demande. Le moment choisi peut être un problème lorsque l'employé n'a pas soumis de demande en temps voulu ou n'a pas suivi la procédure de demande de congé. Dans votre lettre, reformulez le fondement de la demande de l'employé, par exemple "Votre demande de six semaines de congé en vertu de la Loi sur le congé familial et médical a été reçue le 1er août 2013".
Politique d'entreprise
Si vous devez refuser la demande de congé de l'employé en fonction de la politique de l'entreprise, citez-le et indiquez-le où se trouvent ces informations dans le manuel de l'employé. En outre, incluez la partie pertinente de la politique de l'entreprise qui prend en charge le refus de la demande de l'employé. Vous pouvez écrire: "Selon la politique de ABC Entreprises concernant les demandes de congé personnel, les employés sont tenus de présenter une déclaration écrite leur demandant de prendre congé au moins 30 jours avant le début du congé personnel. Cette politique s’applique aux demandes de congé personnel non-FMLA. Veuillez vous reporter à la page 30 du manuel de l'employé ABC pour une explication complète du processus. "
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingRèglement de l'employeur
Vérifiez vos règlements fédéraux ou étatiques concernant les congés obligatoires. Les règlements de la FMLA exigent que les employeurs respectent certaines règles en fournissant un préavis écrit aux employés qui demandent un congé. En outre, certaines lois des États sur le congé parental exigent que vous suiviez certains protocoles pour informer l'employé de son admissibilité à un congé. Par exemple, si vous résidez en Californie, votre entreprise peut avoir des obligations de préavis imposées par l’État aux termes de la loi sur les droits de la famille en Californie ou de la loi sur le congé de maternité pour invalidité.
Admissibilité des employés
Dans de nombreux cas, l’admissibilité des employés peut être un facteur de refus d’une demande.En plus de mentionner la politique sur le lieu de travail, si un règlement détermine si un employé est éligible à un congé, citez-le également. Par exemple, la FMLA a des lignes directrices spécifiques relatives à l’éligibilité des employés: l’employé doit avoir été employé pendant au moins 12 mois avant le début de la période de congé et avoir au moins 1 250 heures pendant cette période. En outre, la FMLA a des directives sur les personnes qualifiées comme membre de la famille, ce qui complique souvent les conditions d'éligibilité aux congés. Dans ces cas, référez-vous à la loi ou à la réglementation appropriée. Si une fiche de synthèse est disponible, telle que celle sur le congé FMLA, joignez-en une copie à votre lettre.
Des alternatives
Préserver la relation employeur-employé est une considération importante dans toutes les décisions relatives au personnel. Si vous êtes en mesure de proposer des alternatives, faites-le pour atténuer le coup d'un déni total. Référencez la politique d'une autre entreprise susceptible de répondre à la demande de l'employée, ou suggérant que l'employée présente une nouvelle demande de congé ou modifiez sa demande afin qu'elle réponde aux exigences. Par exemple, si la demande de l'employé ne remplit pas les conditions requises pour obtenir un congé FMLA, expliquez la politique de l'entreprise concernant les congés personnels non FMLA.
Consultation
Vous pouvez également préserver la relation employeur-employé en expliquant avec compassion les raisons de votre refus lors d'une réunion privée avec l'employé. Si possible, examinez votre lettre de refus avec l'employé lors d'une consultation en face à face. Cela peut aider à justifier la décision et à faire comprendre à l'employé que si vous pouviez approuver le congé, vous le feriez. Cela aide également les employés à comprendre la position de la société et empêche les employés de penser que leurs décisions en matière de ressources humaines sont impersonnelles.
