Un personnel de facturation est l’intermédiaire des services des opérations et de la comptabilité d’une entreprise. Souvent considérées comme un sous-ensemble de la comptabilité, les fonctions d'un service de facturation comprennent la traduction des services ou des biens d'une entreprise reçus de fournisseurs en services ou des biens fournis à des clients.
Factures du vendeur
Le personnel de facturation a la responsabilité de recevoir toutes les factures ou celles reçues des fournisseurs. Un fournisseur est une entreprise ou un particulier qui fournit un bien ou un service en échange d’un paiement. Le personnel de facturation doit transmettre ces factures du service des opérations, où le passif a été créé à l'origine, au service de la comptabilité, où il doit être enregistré.
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Les clients reçoivent les factures créées par le personnel de facturation de l'entreprise. Cette obligation inclut la combinaison et le traitement des factures du fournisseur en factures envoyées aux clients. Il existe plusieurs méthodes pour créer des factures client, la plus courante étant un logiciel tel que QuickBooks ou Peachtree.
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Un service de facturation est en grande partie responsable de la rentabilité d'une entreprise. Une des tâches essentielles du département consiste non seulement à recevoir les factures des fournisseurs et à les transformer en factures pour les clients, mais également à inclure une majoration entre les deux afin de générer des bénéfices pour la société. Par exemple, si une entreprise achète un vendeur au prix de 100 USD, elle peut alors vouloir vendre l'article au client au prix de 110 USD, créant ainsi une marge bénéficiaire de 10%.
Règlement des différends
Lorsqu'un client estime qu'un bien ou un service est surchargé, il est souvent du devoir du responsable de la facturation de contacter le fournisseur qui a fourni le bien ou le service d'origine et de négocier un coût réduit. Dans ces situations, l’objectif est de convaincre le vendeur de réduire les coûts facturés à l’entreprise, de sorte qu’un bien ou un service reste rentable lorsqu’il est facturé à un taux réduit en raison d’une réclamation de surcharge du client.
Tenue de dossiers
Un membre du personnel chargé de la facturation est également responsable de la tenue précise des dossiers; documenter avec précision toutes les factures des fournisseurs, les factures des clients et les marges de profit entre les deux. Ces enregistrements doivent ensuite être transmis à un personnel comptable pour la réservation et le traitement. L’exactitude de ces relevés de facturation est essentielle car ils déterminent en définitive la situation financière globale de la société.
