L’Administration nationale des océans et de l’atmosphère (NOAA) prévoit que la saison des ouragans de l’Atlantique en 2013 (de juin à octobre) sera plus chargée que la moyenne, avec jusqu’à cinq ouragans majeurs. Alors que nous entrons dans la période qui connaît le plus d’activités orageuses (de la mi-août à octobre), c’est le moment critique pour les propriétaires de petites entreprises susceptibles d’être touchées par une tempête majeure - qui couvre ces dernières années l’ensemble du Golfe et des côtes est.
$config[code] not foundMais voici le bonhomme: votre entreprise n’a pas besoin de s’appuyer sur la côte atlantique pour faire face aux retombées économiques, si et quand un ouragan frappe. Si l'un de vos clients, fournisseurs ou entrepreneurs distants vit ou travaille dans une zone d'ouragan, votre entreprise pourrait être affectée par une tempête. Dans cet esprit, voici un guide que tous les propriétaires de petites entreprises, quel que soit leur emplacement, peuvent se servir de la météo.
Guide de la petite entreprise sur la saison des ouragans
Phase 1: Protégez votre propriété
Quand la plupart d’entre nous pensent aux dégâts causés par les ouragans, nous voyons des palmiers cernés par la pluie, des bâtiments encaissés et des inondations. Peut-être quelques décombres jetés pour faire bonne mesure. Mais ces images prêtes à photographier ne racontent qu’une partie de l’histoire. Lorsque vous envisagez de protéger votre propriété des vents et des pluies causés par les ouragans, tenez compte des points suivants:
Sécuriser votre immeuble ou votre espace de bureau
Cela nécessite d’avoir à portée de main le matériel nécessaire: bâches en plastique, ruban adhésif en toile, tableaux, outils, génératrice, etc. Si vous louez votre espace de bureau, communiquez avec votre propriétaire pour lui indiquer les tâches que vous attendez pour la préparation du bâtiment. Si vous possédez cet espace, suivez les alertes NOAA sur la manière de se préparer à la tempête. De plus, assurez-vous que vos gouttières sont propres, que vos drains sont dégagés et que vous avez réparé les fuites préexistantes.
Stocker votre marchandise et votre équipement
Les stocks non périssables nécessitent un stockage à l'abri des inondations, tandis que les denrées périssables peuvent vous obliger à acheter un groupe électrogène pour éviter toute panne de courant de votre stock. N'oubliez pas non plus que les équipements tels que les caisses enregistreuses, les ordinateurs et les meubles doivent être protégés des dommages éventuels causés par l'eau.
Stockage des véhicules d’entreprise et autres équipements de plein air
Les panneaux pouvant être renversés ou renversés doivent être sécurisés et les voitures de société doivent être rangées là où elles ne risquent pas d’être inondées.
Avoir du matériel de nettoyage à portée de main
Beaucoup de propriétaires de petites entreprises oublient de se préparer à la phase de reprise d'un ouragan. Si vous préférez remettre de l'ordre dans votre devanture ou votre bureau plutôt que de faire la queue chez Home Depot pour des fournitures de nettoyage, procurez-vous-en au préalable: tuyaux d'aspiration ou pompes, sacs à ordures, gants de protection, ventilateur de tapis, déshumidificateur, pelles et autres articles indispensables; équipement.
Phase 2: Protégez votre équipe
Que vous comptiez sur des employés à temps partiel, des entrepreneurs ou des employés à temps plein pour vous aider à gérer votre entreprise, l’une de vos tâches les plus importantes est de les tenir informés en cas de tempête grave. Vous pouvez vous assurer que votre équipe est en sécurité et prête à ramener votre entreprise à la normale après une tempête lorsque:
Encourager les employés à préparer leurs familles
Si vos travailleurs ne disposent pas de plans d'urgence personnels en place, ils s'efforceront de trouver de la nourriture, de l'eau et un abri après une tempête majeure - ce qui signifie qu'ils se concentreront à juste titre sur leur famille et leur maison plutôt que de retourner travailler pour vous.. Encouragez-les à s'approvisionner en produits de première nécessité et à élaborer un plan d'urgence personnel pour se protéger et protéger leurs proches.
Établir un plan d'urgence
Que faire si les téléphones portables ne peuvent pas être chargés ou si les tours sont surchargées en appels?
Cela s'est passé après le passage de l'ouragan Sandy l'année dernière, ce qui a rendu difficile la mise en contact des personnes. Mettez en place un plan d’action d’urgence et examinez-le avec votre équipe. Il doit définir les attentes en matière de rapports sur le travail, le démarrage des opérations de nettoyage et les contacts après un orage, de sorte que vous ne peiniez pas à donner des instructions lorsque vous n’avez pas de signal.
Faire le plein de provisions
Si la météo vous empêche, à vous ou à votre équipe, de quitter les locaux de votre entreprise après une tempête, vous souhaitez disposer de dispositions d’urgence dans votre bureau ou votre devanture de magasin: eau embouteillée, boîtes de conserve, lampes de poche et piles, trousse de premiers soins, outils de base, etc.
Suivez les nouvelles
Aujourd'hui, vous disposez de nombreuses options pour rester au courant des dernières alertes et alertes en matière d'ouragan. Si vous n’avez pas accès à la télévision ou à la radio, obtenez l’une des applications de suivi des ouragans qui envoie des mises à jour sur les conditions météorologiques, les avertissements d’évacuation et d’autres informations essentielles sur les tempêtes directement sur votre appareil mobile.
Phase 3: Protégez vos biens
Sécuriser votre propriété physique n’est que la moitié de la préparation à la tempête dont vous aurez besoin pour protéger vos biens les plus précieux. L'autre moitié consiste à assurer la sécurité de vos actifs non tangibles:
Investissez dans des sauvegardes hors site de documents importants
Les informations sur la paie, les comptes à recevoir, les documents de planification, les contrats, les polices d'assurance, les baux et autres documents essentiels doivent être stockés dans plusieurs formats afin que vous puissiez y accéder même après un sinistre. La sauvegarde de documents sur un nuage, tel que Google Documents, constitue un excellent moyen de protéger vos fichiers les plus importants contre les tempêtes.
Faire une liste de contacts d'urgence
En cas de panne de courant, vous ne pourrez pas faire défiler vos contacts pour entrer en contact avec vos employés, clients, fournisseurs ou compagnie d’assurance. Imprimez les informations de contact essentielles et assurez-vous que toutes les personnes de votre équipe en ont une copie.
Mettez à jour vos polices d'assurance
La plupart des polices d'assurance de biens standard excluent spécifiquement la couverture pour les dégâts d'eau, les inondations et les ouragans. Si vous pensez que votre entreprise pourrait être touchée par une tempête cette saison, appelez votre agent d’assurance et demandez-lui de mettre à jour vos polices. Informez-vous spécifiquement sur l’assurance en cas d’interruption d’activité, qui remplace le revenu que vous ne pouvez pas gagner lorsque vous êtes obligé de fermer à cause d’un événement lié à un bien couvert.
Pour les fournisseurs dont les fournisseurs sont exposés aux ouragans: vous pouvez même souscrire à une police appelée Protection en cas d'interruption éventuelle des activités, qui prévoit des paiements en cas de tempête majeure chez l'un de vos fournisseurs.
Créer et disposer de plans d'action d'urgence disponibles
Lorsque vous vous concentrez sur le nettoyage d’un bâtiment inondé, il est facile d’oublier les grandes tâches à accomplir. Imprimez des plans d’action d’urgence qui définissent vos responsabilités principales: étapes pour documenter les dommages matériels et soumettre les réclamations d’assurance, protocole de commande de fournitures ou d’annulation de commande, instructions de démarrage de votre génératrice, étapes à suivre pour contacter un fournisseur de secours si votre contact principal est hors ligne en raison de l'orage, etc.
Record Damage
Avoir une assurance solide est important pour assurer une reprise rapide après une tempête majeure. Faites en sorte que le processus de soumission des demandes se déroule le plus facilement possible en disposant d’un appareil photo prêt à documenter tout dommage pour lequel vous souhaitez obtenir des avantages.
Photo de l'ouragan via Shutterstock
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