Certains lieux de travail ont une politique de la porte ouverte qui permet aux employés d’exprimer leurs préoccupations lorsque le chef est disponible. Dans certaines entreprises, toutefois, le seul moyen de faire entendre votre voix est de rédiger une lettre ou un courrier électronique. Si vous travaillez dans le deuxième type d’endroit, prenez le temps de vous assurer que votre lettre est bien écrite, grammaticalement correcte et d’un ton professionnel et instruit.
Est-ce que cela ira n'importe où?
Avant de vous asseoir pour rédiger cette lettre, demandez-vous si cela en vaudra la peine, conseille Marie G. McIntyre, Ph.D., coach de carrière, sur le site Web de Your Office Coach. Demandez-vous si votre patron va pouvoir faire quelque chose à propos du problème auquel vous êtes confronté. Si, par exemple, votre travail concerne un collègue ennuyeux, cela ne vaut peut-être pas la peine et vous feriez mieux de réserver vos plaintes pour quelque chose de plus valable à l'avenir.
$config[code] not foundDécidez ce que vous voulez
Maintenant que vous avez déterminé que votre supérieur hiérarchique peut faire quelque chose à propos de vos préoccupations, définissez ce "quelque chose" aussi clairement que possible. Cela va être le noeud de votre lettre. Sans demande d'action, votre lettre ressemblera à une plainte. La solution peut vous sembler évidente, mais votre patron ne vit pas dans votre peau et ne proposera pas nécessairement les mêmes solutions que vous. Avant de rédiger cette lettre, entraînez-vous à rédiger une demande simple ou clairement définie. Par exemple, vous pourriez dire "Je demande une modification de la disposition des bureaux". Si vous avez plusieurs demandes, classez-les par ordre de priorité dans une courte liste de points, avec la demande la plus importante en premier.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingIndiquer le problème
Il est maintenant temps de commencer à rédiger la lettre. Adressez-le cordialement, puis présentez-vous si besoin est. Dans une grande entreprise, votre patron peut avoir besoin de rappeler votre poste ou votre département. Faites ensuite une déclaration directe à propos du problème, par exemple "Je vous écris pour vous informer d’une situation qui se produit dans le département X". Ensuite, énoncez les faits tels que vous les avez observés. Énoncez ces faits sans blâmer ni émouvoir. Ils auront plus de poids de cette façon.
Pourquoi votre patron se soucie
Dans le deuxième paragraphe, expliquez clairement en quoi ce problème affecte la productivité, le moral du bureau, les résultats nets de l'entreprise ou tout autre facteur pouvant affecter le chef. Supposons que vous soyez préoccupé par la qualité de l'air au bureau, par exemple. Votre patron n'est peut-être pas le type qui s'inquiète automatiquement de votre confort personnel - même s'il le devrait - mais lorsque vous lui fournissez des chiffres clairs qui montrent en quoi le problème affecte la productivité de votre lieu de travail, il peut faire attention.
Envelopper tout ça
Utilisez le dernier paragraphe pour énoncer les solutions au problème que vous avez soulevé avant de commencer à rédiger la lettre. Si votre solution nécessite plus d'effort de votre part, cela ne fait pas de mal de graisser un peu les roues et de lui faire savoir quel pourrait être votre investissement personnel. S'il y a d'autres questions à aborder, informez votre patron du moment où vous pourriez être disponible. À la fin de la lettre, remerciez votre supérieur pour l’opportunité de travailler avec l’entreprise et signez-le. Laissez votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail au bas de la lettre, si vous n’êtes pas sûr que votre patron l’a.
