Les adjoints administratifs - ou assistants, comme on les appelle également - fournissent le soutien administratif et logistique dont un bureau a besoin pour fonctionner. Les responsabilités de base dépendent de la description de poste, mais en règle générale, les employeurs préfèrent les candidats maîtrisant parfaitement l’informatique, dotés de compétences supérieures en matière de communication, d’un sens aigu de l’organisation et de capacités de traitement multitâche avancées. Les gestionnaires ne sont pas toujours disponibles pour superviser chaque partie d'un projet. Par conséquent, la capacité de travailler de manière autonome est également importante.
$config[code] not foundExigences de base
Les exigences initiales dépendent du travail. Les postes de débutants sont généralement ouverts à diplômés du secondaire avec base bureau, ordinateur et grammaire anglaise compétences. Les cours de ces matières sont disponibles dans les collèges communautaires locaux et les écoles techniques. Selon le Bureau of Labor Statistics, ces institutions attirent également les candidats au secrétariat médical et juridique ayant besoin d’apprendre le jargon spécifique à l’industrie. De nombreuses agences de placement temporaire proposent une formation similaire. Cependant, les employeurs préfèrent généralement un baccalauréat pour les postes de secrétariat de direction.
Coordination et ordonnancement
Que ce soit pour répondre au téléphone ou pour mettre à jour les calendriers d’événements, les assistants administratifs sont étroitement associés à toutes les activités organisationnelles importantes d’un bureau. Le routage du courrier et des fax entrants vers la personne appropriée fait partie du travail, de même que la prise de rendez-vous et les réunions du personnel. Les assistants des grandes organisations telles que les collèges ou les agences publiques assurent souvent la liaison entre leurs chefs et les divers départements de ces organisations.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingCorrespondance et communications
La rédaction et la rédaction de notes de service, de rapports et d’autres documents de bureau constituent une autre tâche clé que les responsables confient aux aides administratives. Les emplois de niveau supérieur entraînent des responsabilités plus complexes. Par exemple, les assistants de direction peuvent effectuer des recherches et préparer des présentations et des feuilles de calculet les aides de district scolaire peuvent être appelés à composer, éditer et produire des documents pour les publications des départements, des divisions et des écoles - ainsi que des bulletins, des codes, des bulletins d’information et des programmes de performance.
Relation client
Discrétion et bon jugement sont des qualités essentielles pour les aides administratives, qui constituent le visage public de leur employeur. Ce rôle consiste souvent à répondre aux questions et à aider les clients insatisfaits. Par exemple, un assistant au bureau d'une société de gestion immobilière devrait enregistrer les détails de la plainte d'un locataire et aider à résoudre son problème. Les auxiliaires ont besoin de compétences supérieures en résolution de problèmes et en résolution de conflits pour faire face à de telles situations.
Archivage et gestion des données
Une assistante administrative maintient la mémoire institutionnelle d’une organisation grâce à ses compétences en matière de tenue de dossiers et de gestion de base de données. Dans un district scolaire, par exemple, un assistant peut coordonner et gérer des fichiers et des index. En revanche, une association de propriétaires peut attendre des assistants qu'ils organisent et gèrent la correspondance générale, les factures, les porte-clés, les reçus de petite caisse et les bons de travail, ainsi que les documents internes de l'organisation. Dans les grandes organisations, les assistants peuvent gérer des réserves ou des bibliothèques d’entreprise.
