En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous suivez déjà de près les ressources de votre entreprise, y compris son capital, ses employés et ses installations. Mais qu'en est-il du temps des employés? Le temps est difficile à quantifier et à suivre, et à ce titre, de nombreux propriétaires de petites entreprises traitent à tort le temps comme s'il s'agissait d'une ressource illimitée. Cependant, cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité.
Une étude récente de McKinsey a révélé que seulement 9% des cadres étaient «très satisfaits» de la façon dont le temps des employés était actuellement alloué. En outre, près de la moitié des dirigeants ont déclaré que leur allocation de temps actuelle ne correspondait pas aux objectifs de la société. Et l’employé de bureau moyen peut vous dire que la société consacre beaucoup trop de temps à des tâches triviales, telles que répondre à des courriels et assister à des réunions non essentielles.
$config[code] not foundUne gestion efficace du temps est essentielle à la productivité et à la rentabilité de votre entreprise. Alors, comment les entreprises peuvent-elles améliorer la gestion du temps? Il n’est pas aussi facile que de simplement dire aux employés d’utiliser leur temps plus efficacement. Au lieu de cela, l'équipe de direction doit créer une culture d'entreprise qui favorise activement la gestion efficace du temps dans l'ensemble de l'organisation.
Une culture qui supporte efficacement la gestion du temps
Vie privée des employés
Le multitâche est un mot à la mode dans le monde des affaires. Les employés doivent être capables de gérer efficacement plusieurs tâches à la fois. Les gestionnaires occupent donc leurs heures de travail avec divers projets, réunions et activités d’entreprise.
Cependant, les études prouvent de plus en plus que le multitâche est inefficace. En fait, les chercheurs de Stanford ont prouvé que les multitâches ont de faibles compétences organisationnelles, sont facilement distraits et manquent souvent de concentration.
Si le multitâche n’est pas la clé d’une gestion efficace du temps, qu’en est-il?
La réponse est le flux. Comme l'a défini l'auteur et psychologue Mihaly Csikszentmihalyi, le flux se produit lorsque vous entrez dans un état de concentration intense et sans effort sur la tâche à accomplir. On parle souvent d '«être dans la zone» et les employés sont beaucoup plus productifs dans cet état qu'à tout autre moment.
Pour améliorer la productivité, les employeurs doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour maintenir les employés en mode flux. Cela signifie créer un environnement de silence et de confidentialité pour les entreprises. Dans la mesure du possible, les gestionnaires doivent éviter de surcharger leurs employés de tâches multiples ou de les distraire avec des courriels et des appels téléphoniques inutiles.
De nombreux employés bénéficient également de bureaux privés, plutôt que de travailler dans des fermes de cabines bruyantes.
Des réunions moins nombreuses et plus efficaces
L’assemblée générale est l’un des plus gros fléaux d’une gestion efficace du temps. La réunion moyenne prend un temps précieux et interrompt le flux de données des employés, tout en ne générant que très peu de résultats significatifs.
Selon une enquête de Microsoft, les réunions inefficaces comptent parmi les pertes de temps les plus importantes de la semaine de travail moyenne. De plus, les employés passent près de six heures par semaine en réunion et 69% d'entre eux estiment que ces réunions sont improductives.
Pour mieux gérer le temps de l'entreprise, les dirigeants ne doivent planifier que les réunions absolument nécessaires. Les réunions doivent avoir un objectif spécifique: prendre une décision ou résoudre un problème. Il devrait y avoir un ordre du jour détaillé des questions à discuter, dans quel ordre et le temps alloué à chacune d’elles.
Si une réunion est uniquement conçue pour transmettre des informations, envisagez d'envoyer un courrier électronique à la place. De nombreuses réunions peuvent également être rendues facultatives. Ainsi, si un employé se trouve dans ce mode de flux critique, il peut choisir de ne pas interrompre l'interruption.
Suivi du temps
Chaque dirigeant sait que, pour qu'une entreprise puisse aller de l'avant, elle doit définir clairement un ensemble d'objectifs et de buts pour l'avenir. Cependant, il ne suffit pas de définir ces objectifs. Trop souvent, les cadres et leurs employés sont embourbés dans les tâches quotidiennes et ne trouvent jamais le temps de faire avancer leurs objectifs à long terme. C'est là qu'intervient le suivi du temps électronique intégré.
Des systèmes de suivi du temps électroniques efficaces devraient permettre de capturer les coûts ainsi que le temps consacré à chaque employé et projet, puis d'intégrer ces informations dans une vue complète de la répartition du temps de l'entreprise. De cette manière, vous pouvez déterminer si l’allocation de temps actuelle de votre entreprise est alignée sur ses objectifs. Comme pour toute ressource, allouer correctement du temps réduira le gaspillage et facilitera la croissance de l'entreprise.
Peter Druckers, le légendaire consultant en management, a déclaré:
Le temps est la ressource la plus rare et, à moins d'être géré, rien d'autre ne peut être géré.
Dans le monde des affaires, le temps est précieux. Il est dans l’intérêt de chaque employeur de promouvoir une culture d’entreprise qui la mesure, la gère et la valorise.
Photo de réunion improductive via Shutterstock
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