En tant que leader, vous voulez une équipe productive, il est donc logique de renforcer la rapidité d'exécution et d'aider les membres de l'équipe à se tenir à l'écart des mauvaises habitudes de travail telles que la procrastination.
La procrastination ronge la productivité de la personne qui tergiverse. Plus que cela, il ajoute du stress - stress au procrastinateur ainsi qu'au reste de l'équipe, qui doit lutter pour prendre le relais pour respecter les échéances manquées.
$config[code] not foundCela conduit également à des émotions négatives qui érodent le travail d'équipe. Le procrastinateur porte une lourde charge de culpabilité pour ne pas être à l'heure, et les autres membres de l'équipe ressentent du ressentiment pour devoir compenser quelqu'un qui laisse tomber la balle.
Sans parler, bien sûr, cela peut nuire au résultat net de votre entreprise. La procrastination peut entraîner des clients mécontents, des pénalités de retard et des pertes de ventes futures.
Le logiciel fournit une solution simple pour aider votre équipe à rompre l'habitude de la procrastination. Voici 5 façons simples d'utiliser un logiciel pour vous libérer de la procrastination et améliorer votre productivité ainsi que celle de votre équipe.
Utilisez les calendriers à leur plus grand potentiel
Les calendriers numériques sont parfaits pour briser le cycle de la procrastination - si vous les utilisez correctement. Encouragez votre équipe à essayer ces techniques de calendrier (et utilisez-les vous-même pour donner l'exemple):
- Bloquez une période de temps définie pour exécuter un projet important ou une tâche de votre calendrier. Si cela est prévu dans votre calendrier avec une heure ou deux réservée, vous vous en approchez plus que de simplement placer la tâche sur une liste de tâches.
- Lorsque vous configurez la notification de calendrier, ajoutez des liens vers tous les documents nécessaires à la tâche, directement dans la notification de calendrier. De cette façon, vous ne perdez pas de temps à rechercher des documents pour commencer - ou à vous laisser distraire.
- Utilisez des calendriers partagés au sein de vos organisations pour éviter de vérifier la disponibilité. Avec les calendriers partagés, vous pouvez voir qui est gratuit. En outre, découvrez les fonctionnalités de votre programme de calendrier pour trouver des petits trucs facilitant la planification. Par exemple, les calendriers Outlook ont quelque chose appelé Assistant de planification qui peut accélérer la configuration de la réunion.
Rinçage et répétition: modèles, modèles, modèles
Rien ne favorise la procrastination comme regarder un écran vide en se demandant par où commencer pour le prochain projet. Un modèle vous permet de sortir plus rapidement du bloc pour des tâches telles que la rédaction d'un rapport, la création d'une présentation ou la création d'un agenda de réunion.
Il existe deux types de modèles. L’un est les modèles génériques que vous pouvez trouver en ligne ou même dans la suite Office que vous utilisez. Office 365, par exemple, propose de nombreux modèles gratuits dans différents modules, tels que des feuilles de calcul et des présentations.
Un autre type de modèle est celui qui est spécifiquement adapté à votre entreprise. Au fil du temps, vous construirez des modèles pour les présentations de vente, les rapports et plus encore. La clé est de s'assurer que tout le monde peut les trouver quand ils en ont besoin. Créez une bibliothèque de modèles centrale et encouragez tout le monde à l'utiliser. Avec les dossiers partagés et le stockage de fichiers en nuage, il est très facile de configurer cela.
Tick Tock: Utiliser les timers de gestion du temps
Parfois, la procrastination est aidée et encouragée en passant trop de temps à des tâches sans importance. Aidez votre équipe à comprendre comment mieux utiliser son temps, pour le consacrer aux tâches les plus urgentes et les plus importantes.
Voici où quelque chose d'aussi simple qu'une minuterie peut aider. Si un membre de votre équipe a tendance à passer trop de temps à lire des courriels sans importance ou à laisser les réunions se dérouler sans interruption, un minuteur peut vous aider à économiser des minutes qui s'ajoutent à plusieurs heures par semaine.
J’ai constaté que le fait d’être plus conscient du temps avait des effets étonnants. Jusqu'à ce que je commence à suivre, je ne savais pas combien de temps je passais sur des tâches de moindre importance.
Windows 10 intègre une application de minuterie gratuite. Vous pouvez également rechercher des applications de minuterie sur le Web ou tout simplement utiliser la minuterie et l'alarme de votre smartphone.
Changements instantanés: Collaborez sur des documents partagés
Supposons que vous ayez un communiqué de presse que vous voudriez que votre équipe examine avant de le diffuser sur Internet. Il peut prendre du temps de faire en sorte que toutes les personnes qui ont besoin d’apporter leur contribution pour la réviser et y répondre - en particulier pour les procrastinateurs de votre équipe.
Ici, le cloud vient à la rescousse sous la forme de documents cloud partagés.
Saviez-vous que vous pouvez collaborer sur Word en utilisant une fonctionnalité qui vous permet de co-écrire en temps réel? Vous pouvez suivre les modifications caractère par caractère lorsqu'un tiers travaille sur le document. De cette façon, vous pouvez rassembler tout le monde sur un appel et rassembler toutes les entrées rapidement et en temps réel - en évitant que certains aient tendance à procrastiner.
Microsoft Office 365 propose également des équipes multi-parties pour plates-formes audio et vidéo HD afin que votre groupe puisse discuter de numéros, de campagnes et de projets à partir de différents emplacements. Si vous avez un client qui souhaite assembler des idées pour sa dernière campagne, cela met tout le monde sur la même page en ligne.
Planner a été conçu spécifiquement pour Office 365. Il fonctionne sur tous vos appareils. Vous pouvez ajouter des fichiers, des tâches et même parler avec l'équipe, peu importe où ils se trouvent. Les notifications par courrier électronique permettent aux membres de l’équipe de savoir facilement quand une nouvelle tâche leur est confiée. Planner engage tout le monde et le tient au courant de tous les développements.
La vidéo Office 365 est une autre option pour éviter la procrastination. Le téléchargement et le partage de contenu vidéo par le biais de votre entreprise constituent un visage et une action en direct pour les notes écrites et les directives.
Utiliser un assistant virtuel comme Cortana
Voici encore un hack pour éviter la procrastination: utilisez un assistant virtuel pour prendre des notes et faire des recherches pour votre prochain projet. Par exemple, vous pouvez utiliser Cortana pour dicter verbalement quelques notes pour ce grand rapport et les enregistrer dans OneNote. Parfois, il est beaucoup plus facile de commencer si vous commencez petit à petit, par exemple en dictant quelques notes à inclure dans un rapport.
Vous pouvez également utiliser Cortana pour effectuer des recherches Web en conversation sur un projet. Cela donne moins l'impression d'être un travail laborieux et plus simplement une discussion, si vous utilisez quelque chose comme Cortana pour examiner les choses.
Comme ces exemples l'ont montré, il existe de nombreuses façons d'utiliser la technologie pour se lancer et éviter la procrastination. Alors qu'est-ce que tu attends? Commencez à utiliser certains de ces outils!
Au moment d’écrire ces lignes, Anita Campbell participait au programme Microsoft Small Business Ambassador.
Homme à la photo de l'ordinateur portable via Shutterstock
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