Il n’ya rien de pire qu’une réunion de travail ennuyeuse. Chaque jour, environ 25 millions de réunions ont lieu aux seuls États-Unis. Afin de faciliter ces réunions, les cadres moyens ont tendance à consacrer environ 35% de leur temps au bureau, tandis qu'un membre de la haute direction risque de perdre plus de la moitié de sa journée de réunion.
Ces engagements louables en valent la peine si toutes ces réunions généraient de bonnes idées, mais on estime que 67% de celles-ci sont généralement classées en tant qu'annulations de pertes, gaspillant plus de 37 milliards de dollars par an en perte de productivité.
$config[code] not foundGardant cela à l'esprit, il est logique d'essayer de réduire le nombre de réunions inutiles. Et si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise sans la résolution du Nouvel An d’améliorer la gestion de votre entreprise, supprimer les réunions ennuyeuses de votre semaine de travail peut être le moyen idéal de renforcer le moral et de commencer 2017 en beauté.
Comment réduire le temps passé en réunion
Pour vous aider à démarrer, voici 15 façons d'éliminer ou d'accélérer toutes vos réunions en 2017:
Apportez un agenda
L’une des plus grandes pertes de temps de toutes les réunions est le manque de motivation. Pour que les choses bougent au bon rythme, assurez-vous de disposer d’un ordre du jour détaillé pour vous guider tout au long de votre réunion le plus rapidement possible.
Ammenes le dehors
Si vous vous connectez avec une petite équipe, l’un des meilleurs moyens d’engager des personnalités et de faire parler les gens est de sortir de la réunion. Un peu d'air frais et de soleil réveillera les collègues et fera couler le sang, mais cela stimulera également la pensée créatrice. Un changement d'environnement entraînera presque toujours un changement dans la façon dont les travailleurs pensent et collaborent.
Lève-toi et bouge
Une façon de réduire les temps de réunion est de mettre tout le monde sur pied et de bouger. En retirant les chaises de vos réunions, les travailleurs sont généralement plus enclins à parler de tout ce qui est important et classent les sujets qui font perdre du temps pour une autre fois. Si vous voulez vraiment instiller un sentiment d’urgence, et que vous avez l’espace nécessaire, persuadez le personnel de parler en déplacement.
Apportez des friandises
Les déjeuners-causeries ont la mauvaise réputation d’être des affaires ennuyeuses d’une journée. Mais réunir les membres du personnel autour d’une table peut en fait être l’un des meilleurs moyens de les encourager à parler ouvertement entre eux. La nourriture a tendance à rassembler les gens et à toujours les faire parler - et donc si vos réunions ont tendance à être remplies de silences gênants, essayez d'attirer les travailleurs avec un peu de pizza (ou quelque chose d'un peu plus sain).
Garde du temps
En règle générale, il ne faut qu'un seul responsable intermédiaire et trois questions stupides pour transformer un enregistrement rapide en une réunion épouvantable de deux heures. Un des meilleurs moyens de garder les membres de l’équipe et les dirigeants à la tâche lors d’une réunion est de prendre un chronomètre, de le régler sur 15 minutes et de faire savoir à tout le monde qu’à la fin du temps imparti, la réunion est terminée. Cela vous aidera non seulement à apprendre à expliquer les choses de manière plus concise, mais les travailleurs apprécieront de pouvoir savoir quand ils pourront y revenir.
Le casser
Si vous ne pouvez vraiment pas échapper à une réunion de quatre heures, la vie sera beaucoup plus facile et agréable si vous parvenez à la scinder en chapitres distincts. Au début de votre réunion, informez vos collègues que vous allez vous attaquer au problème en petits morceaux. Utilisez chaque morceau pour traiter un groupe de problèmes et faites une pause après avoir traité chaque problème afin de vous connecter aux autres équipes, de prendre l'air et de vous regrouper.
Arrêtez d'utiliser PowerPoint
Même en 2017, PowerPoint est encore pratiquement synonyme de commerce. Nous utilisons PowerPoint pour tout, des notes de frais et argumentaires de vente aux mises à jour marketing. Et même si cela peut être incroyablement utile, vous ne pouvez pas nier le fait qu’il est un peu fatigué. Il n’ya rien de pire que de rentrer dans une salle de conférence et de regarder votre supérieur hiérarchique charger une présentation de 30 diapositives. Si vous souhaitez que vos collègues restent éveillés, gardez les lumières allumées et engagez-vous verbalement. Cela gardera tout le monde éveillé et les idées couleront.
Planifier à l'avance
L’une des plus grandes pertes de temps dans les réunions est d’attendre que les gens fassent des suggestions et soulèvent des questions. Afin de perdre les silences gênants et de faire sortir tout le monde plus rapidement, encouragez tous les participants à venir à la table avec au moins une idée ou un sujet de discussion avant le début de la réunion.
Dossier de presse
Si vous essayez de traverser une réunion rapidement, il est facile de perdre quelques points d’action dans la mêlée. Cela conduit souvent à des tonnes de questions de suivi alors que vous essayez de faire sortir tout le monde de la salle, et peut être une perte de temps importante. Si vous souhaitez oublier les questions, cela vaut la peine d’enregistrer la réunion sur votre téléphone, puis d’envoyer le fichier audio à tous les participants après la pause. De cette façon, tout le monde sait ce qu’il doit faire et quand cela doit être fait.
Phrases Popcorn
Vous voulez vous assurer que tout le monde contribue? Ramenez-le à l'école primaire et demandez à votre équipe de réfléchir un peu au maïs soufflé. Commencez une phrase, formez un cercle avec elle et demandez à chaque membre du personnel de la finir afin de faire connaître ses idées. Non seulement cela maintiendra les gens engagés, mais cela obligera les travailleurs à sortir des sentiers battus pour contribuer.
Prendre position
Si votre équipe perd souvent des heures à essayer de prendre des décisions de groupe apparemment simples, essayez de les dissuader et de prendre littéralement position pour prendre une décision. Tracez une ligne au milieu de la pièce et demandez à chaque travailleur de se placer du côté qui correspond à leur opinion. Ensuite, utilisez-le comme un tremplin rapide pour forcer tout le monde à rationaliser son choix et à aller de l'avant.
Donner du travail à tout le monde
Une autre façon de s’assurer que tout est fait rapidement à chaque réunion consiste à donner à chaque participant un travail à effectuer lors de cette réunion. Par exemple, demandez à une personne de prendre des notes, une autre pour garder le temps et une autre pour apporter des collations. En donnant à chaque personne son propre devoir à accomplir, la réunion devrait se dérouler de manière plus harmonieuse et les participants plus ciblés.
Allez virtuel
Passez-vous beaucoup de temps à voyager entre les bureaux et les lieux pour rencontrer les équipes? Arrêtez de courir d'un endroit à l'autre et commencez à utiliser des outils tels que Skype, Google Hangouts ou FaceTime. De cette façon, les travailleurs peuvent comprendre l’essentiel de ce que vous recherchez et de ce qu’ils ont à faire sans même quitter leur poste de travail.
Arrêter de parler
Si vous pensez que trop de vos réunions s'avèrent être des monologues inutiles, c'est probablement parce que vos réunions sont des monologues inutiles. Dites ce que vous devez dire, puis coupez-vous et demandez à tous les autres ce qu’ils en pensent. Cela pourrait non seulement réduire le temps que vous passiez en réunions, mais donnerait également à d’autres la possibilité de faire entendre leur point de vue et d’apporter de nouvelles idées à la table.
Essai et erreur
Au bout du compte, il n’ya pas deux sociétés qui se ressemblent. Ce qui fonctionne pour vos réunions peut ne pas fonctionner pour d’autres entreprises. Vous devrez donc faire quelques essais et erreurs pour déterminer le type de réunion qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe. N'oubliez pas d'être patient et concentré dans la recherche des moyens parfaits pour rendre vos réunions plus rapides et moins douloureuses.
Photo de réunion via Shutterstock
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