Les fonctions d'un administrateur varient selon les secteurs. Cependant, certaines tâches sont similaires dans tous les domaines. L'un des rôles clés d'un administrateur de bureau est de contribuer à l'organisation globale du bureau. Les administrateurs assistent leurs gestionnaires dans un rôle d’assistant et s’occupent des tâches quotidiennes, leur permettant ainsi de se concentrer sur des tâches plus critiques de la société.
Provisions
Un administrateur veille au bon fonctionnement du bureau, en particulier pour les cadres auxquels ils rendent directement compte. En tant qu’administrateur, vous serez responsable de certaines tâches d’entretien telles que vous assurer que les fournitures de bureau sont bien approvisionnées. Des éléments tels que la commande de papier, de cartouches d'encre et de stylos peuvent faire partie de vos responsabilités. En plus des fournitures, vous pouvez également servir de «passeur» et être responsable des courses qui ne sont pas liées à votre travail. Dans certains secteurs, il peut vous être demandé de faire des courses personnelles, sans rapport avec le travail, pour votre patron.
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Les cadres sont souvent inondés de réunions auxquelles assister. En tant qu’administrateur, l’une de vos tâches sera d’organiser l’horaire de votre patron. Vous coordonnerez les réunions de votre patron et veillerez à ce qu'il n'y ait pas de réunion réservée en double.Une fois la réunion programmée, vous devrez également appeler l’autre partie et confirmer qu’elle peut se rencontrer. Si votre patron doit se déplacer pour le travail, vous pouvez également être responsable de la réservation de ses arrangements de voyage.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingLes communications
Étant donné que les dirigeants sont des membres clés d’une entreprise, de nombreux appels entrants leur seront directement adressés. Les administrateurs seront chargés de filtrer les appels téléphoniques et de s’assurer que seules les personnes ayant réellement besoin de parler à un dirigeant sont autorisées à le faire. En plus des fonctions téléphoniques, les administrateurs peuvent être invités à lire et à répondre à certains des courriels généraux qu'un dirigeant reçoit. Les tâches de communication gérées par l'administrateur simplifient la vie du dirigeant.
Productivité et commande
Un administrateur doit toujours réfléchir aux moyens de rendre le bureau plus efficace. Cela pourrait impliquer de développer une nouvelle façon de répondre aux e-mails, de trouver des alternatives moins chères qui réduisent les coûts de bureau ou même de créer un tableau des sièges qui limite les distractions des employés. S'il existe des problèmes susceptibles de limiter la productivité du bureau, l'administrateur doit prendre des mesures pour résoudre le problème. Par exemple, si une imprimante ou un ordinateur rencontre des problèmes, l'administrateur appelle un technicien pour résoudre le problème.
