Tous les dégâts et le chaos causés par les ouragans Harvey et Irma au cours des dernières semaines ont mis en exergue la nécessité de préparer les petites entreprises en cas de catastrophe naturelle. Jusqu'à 40% des petites entreprises ne récupèrent jamais après une catastrophe naturelle. Et même s'il n'est jamais facile de gérer ces situations, un plan peut vous aider à naviguer dans votre entreprise tout au long du processus.
$config[code] not foundPetite entreprise à faire pour survivre à une catastrophe
Compte tenu du grand nombre de facteurs à prendre en compte, Small Business Trends a rencontré des experts qui ont fourni des conseils sur divers aspects de la préparation aux catastrophes et de la reprise après sinistre. Voici 10 conseils qui peuvent aider votre entreprise à survivre à une catastrophe.
Créer des exercices pour des scénarios de sinistres potentiels
James R. Bailey, professeur et Stacy, ainsi que Jonathan Hochberg, boursier du développement du leadership à la George Washington School of Business, ont déclaré dans un courrier électronique à Small Business Trends: «La planification préalable nécessite des prévisions de scénario. Toutes les possibilités, aussi improbables soient-elles, devraient être diverties, répétées et percées. ”
Sauvegarder tous les enregistrements importants dans le nuage
Selon Kevin Miller, CMO du logiciel de gestion des dépenses d’entreprise Neat, la meilleure option possible pour les petites entreprises consiste à conserver les documents importants dans une solution en nuage qui organise également vos enregistrements et les rend consultables. Mais il est également acceptable pour les petites entreprises d’utiliser une solution cloud plus simple. Ou, si vous devez conserver des copies papier de certains documents, conservez-les dans un endroit séparé ou dans un coffre-fort résistant aux incendies et aux inondations.
Obtenir une seconde opinion sur la couverture d'assurance
Avoir la bonne assurance peut faire une différence énorme dans la capacité de votre entreprise à traverser avec succès une catastrophe naturelle. Pour cette raison, il est primordial que votre couverture ne comprenne pas les lacunes. Jeff Dudan, PDG de la société de nettoyage de dommages causés par les moisissures et l’eau, AdvantaClean, a déclaré dans une interview téléphonique avec Small Business Trends que les petites entreprises devraient vraiment avoir un agent spécialisé dans la protection des entreprises. De plus, il n’est pas gênant d’obtenir un deuxième avis et de réexaminer votre couverture annuellement au cas où vous auriez besoin de faire des mises à jour.
Pendant la catastrophe, assurez-vous d’agir de manière décisive
Une fois que vous êtes confronté à une catastrophe, le temps de la planification est terminé. Et il est temps que vous agissiez réellement. Dans ce cas, il vous faudra peut-être adapter votre style de leadership.
Bailey explique: «Il existe une réelle différence entre la direction et le leadership. En temps calme, une main ferme est préférable. Niveau, analytique, mesuré. La gestion est à l'ordre du jour. Mais en cas de crise, des actions rapides et décisives sont nécessaires. Le consensus est généralement la meilleure voie, mais le consensus prend du temps. En cas de catastrophe, quelle que soit sa conception, le temps presse. Fort et puissant et, parfois, sans compromis, le leadership dirige la journée. "
Évaluez les dommages causés à votre entreprise avant de reprendre vos activités normales
Une fois le désastre passé, prévient Dudan, lors de l’évaluation des dommages, assurez-vous que le lieu de votre entreprise est réellement sûr avant de revenir. Cela signifie regarder les fondations du bâtiment, s’assurer que l’eau s’est retirée et rechercher les fils électriques brisés. Assurez-vous que le bâtiment est en sécurité avant de demander à vos employés de revenir.
Faites de la santé physique et du bien-être de votre équipe une priorité absolue
C’est également une bonne pratique d’investir dans certains équipements de protection, notamment des masques de protection des yeux et de ventilation, en particulier s’il pourrait y avoir de la moisissure ou d’autres dommages causés par l’eau dans le bâtiment. En outre, Dudan affirme qu'il peut être facile pour les personnes qui effectuent des opérations de nettoyage après une catastrophe de devenir surchargées de travail et fatiguées. Il recommande donc de s'assurer que vous avez suffisamment de collations et d'eau en bouteille, ainsi que de prévoir des pauses régulières.
Assurez-vous de déposer une réclamation avant de contacter une compagnie d'assurance
Si votre emplacement présente des dommages importants, vous voudrez bien entendu contacter votre compagnie d’assurance le plus rapidement possible pour déposer une réclamation. Toutefois, si vous subissez des dommages mineurs et que vous ne savez pas si vous souhaitez faire une réclamation, Dudan a déclaré qu’il était préférable de fixer le prix de vos options avant de contacter votre compagnie d’assurance. Contacter une compagnie d’assurance à propos d’un problème peut être considéré comme une réclamation pour votre couverture et avoir un impact sur vos taux futurs même si vous décidez de vous en occuper vous-même.
Il a déclaré: «Votre responsabilité première est de prendre des moyens raisonnables pour limiter tout dommage supplémentaire causé au bâtiment ou à la propriété. Donc, si vous avez engagé un professionnel de la restauration, vous avez agi de manière raisonnable. Il suffit de ne pas retarder le processus de manière déraisonnable, d’être rapide, communicatif et de conserver de bons dossiers. "
Gardez une trace de toutes les dépenses liées aux catastrophes
Tout au long du processus de récupération, vous devez également suivre toutes les dépenses périphériques de vos dossiers, en particulier si vous traitez des réclamations d’assurance. Cela ne signifie pas simplement suivre vos dépenses de réparation réelles. Vous devez également surveiller les points suivants: heures consacrées au nettoyage des employés, plutôt que leurs tâches habituelles, nourriture et eau que vous fournissez aux travailleurs et ventes que votre entreprise a perdues pendant la période de reprise.
Donnez-vous le temps de récupérer des disques
À partir de là, vous devrez vous mettre au travail pour récupérer vos dossiers et reprendre vos activités quotidiennes. Même si vous avez des enregistrements de sauvegarde, la réorganisation peut prendre du temps. Donc, surtout si vous êtes confronté à une catastrophe juste ou avant la saison des impôts, Miller recommande de demander une prolongation pour vous donner une marge de manoeuvre. L'IRS accorde souvent des extensions aux entreprises touchées par des catastrophes. Cela vous donne donc plus de temps pour vous organiser tout en faisant face au chaos qui accompagne le rétablissement après une catastrophe naturelle.
Tendre la main aux banques et aux vendeurs
Si vous avez perdu des enregistrements importants ou omis des paiements, Miller suggère également de contacter votre banque et vos fournisseurs pour récupérer ces informations importantes. Vous pouvez demander des copies virtuelles ou imprimées de vos documents financiers, contrats, factures et autres documents importants. Cela devrait vous aider à construire une base de disques assez décente. Vous pouvez également consulter vos fournisseurs pour connaître les extensions de paiement ou les plans de paiement afin de vous aider à gérer vos dépenses lorsque vous traitez avec des efforts de récupération.
Photo de préparation à l'ouragan via Shutterstock
