Un employé en bureautique est un professionnel de l’administration qui s’acquitte de tâches de bureau principalement pour le compte de bureaux gouvernementaux. Les commis à la bureautique sont responsables des flux de communication, de documentation et d’opérations entre les différents segments de leur service. Leurs tâches vont de répondre aux appels téléphoniques et de rédiger la correspondance aux protocoles de recherche et de rapports. Les commis à la bureautique fournissent un soutien administratif essentiel au personnel sur le terrain, aux bureaux internes et au personnel de supervision, afin de garantir le bon fonctionnement des opérations à tous les niveaux du service employeur.
$config[code] not foundCompétences requises
Les commis en bureautique doivent être organisés, patients et attentifs aux détails pour que la correspondance et les communications entre bureaux se déroulent sans heurts. Ils doivent avoir d'excellentes compétences interpersonnelles et être en mesure de gérer des interactions avec plusieurs personnes de l'intérieur et de l'extérieur du département. Les commis à la bureautique doivent également connaître et savoir utiliser divers types d’équipement de bureau, y compris les photocopieurs, les compteurs de courrier, les télécopieurs et les ordinateurs personnels en réseau.
Les responsabilités primaires
Pendant qu'ils sont en service, les commis à la bureautique s'occupent principalement de diverses tâches administratives pour le compte du personnel de supervision, notamment les communications téléphoniques, la préparation des documents, les brouillons de correspondance, la maintenance de la base de données et, dans certains cas, les enquêtes. Les commis à la bureautique répondent également aux demandes d'assistance immédiate, telles que des recherches de données, des brouillons de notes de bureau ou des récupérations de références. Ils cataloguent et gèrent également les enregistrements et les fichiers des départements pour une récupération rapide et efficace. Les commis à la bureautique interagissent et collaborent en permanence avec différents niveaux de personnel du service pour assurer une communication saine au sein du service.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingTâches secondaires
Bien que les tâches principales des commis à la bureautique soient variées, ils remplissent également des fonctions secondaires telles que la formation des nouveaux employés, la participation aux réunions du personnel et la participation à des fonctions sociales parrainées par le département, telles que les pique-niques et les fêtes organisées pour renforcer la cohésion des bureaux. Certains employés en bureautique effectuent des tâches de leur propre initiative, telles que la création de tableaux illustrés, de calendriers ou d'affiches de motivation pour améliorer l'environnement de bureau. On s'attend parfois à ce que les commis à la bureautique assument également les responsabilités administratives d'un superviseur absent ou d'un collègue, à certaines occasions.
Profil de fond
Les commis à la bureautique employés par le gouvernement doivent être des citoyens américains âgés de 18 ans ou plus. La plupart des départements exigent au moins six mois d’expérience pertinente en bureau et la capacité de soulever au moins 20 livres. Tous les employés de la bureautique doivent réussir une enquête sur les antécédents et obtenir une habilitation de sécurité confidentielle ou une hiérarchie supérieure pour pouvoir accéder aux fichiers de données à caractère personnel. Les employés de la bureautique masculins doivent être enregistrés pour le service sélectif.
