Si votre entreprise enregistre les appels entrants pour une raison quelconque, les lois fédérales et régionales exigent que vous avertissiez l'appelant.
Lorsque votre entreprise ne respecte pas ces lois, elle risque de lourdes amendes. Dans de nombreux États, des amendes sont imposées pour chaque appel au cours duquel l'appelant entrant n'est pas averti qu'il est en train d'être enregistré.
Plusieurs raisons peuvent expliquer pourquoi votre entreprise enregistre ses appels téléphoniques. Certains peuvent le faire simplement pour s'assurer que leurs protocoles sont suivis. D'autres entreprises aiment avoir un disque permanent. Quoi qu'il en soit, la loi prévient des appelants entrants qu'ils sont en train d'être enregistrés, écrit Brian Gabriel, directeur des opérations de Sound Telecom. La société fournit des services de centre d’appel, de répondeur téléphonique et d’autres services aux entreprises:
$config[code] not found«Si vous enregistrez des appels et ne disposez pas d'un programme de notification de conformité, vous courez un risque énorme d'action judiciaire directe. Le non-respect des réglementations en vigueur au niveau fédéral et des États est pris au sérieux et est appliqué à plusieurs niveaux. ”
Dans un récent rapport publié sur le blog officiel de Sound Telecom, Gabriel a mis en avant un incident récent dans lequel une entreprise avait été condamnée à de lourdes amendes après qu'un client potentiel ait appelé pour demander si elles étaient enregistrées. Lorsque la personne de l'entreprise a répondu que l'appel était effectivement enregistré, l'appelant a simplement répondu «Merci» et a raccroché.
Quelques semaines après cet appel, l’entreprise a reçu un avis de poursuite de 2 500 dollars par appel, dans laquelle elle n’avertissait pas un appelant de son enregistrement.
Ces lois s’appliquent également aux centres d’appel. Votre petite entreprise peut s’appuyer sur un centre d’appel tiers pour gérer une grande quantité de trafic téléphonique. Si tel est le cas, il est important de s’assurer que ce service est également conforme à la loi.
En fonction de l'état dans lequel votre entreprise opère, la loi et la sévérité de la peine pour infraction à la loi peuvent varier considérablement. Gabriel note que la Californie a les lois les plus strictes en matière d'enregistrement d'appels. Une récente vague de poursuites a inondé les tribunaux des États américains.
Même si votre entreprise fonctionne exclusivement dans un État qui n'exige pas de notification à deux parties lorsqu'un appel téléphonique est enregistré, soyez-en conscient. Ces lois changent constamment, rapporte Gabriel. Donc, la vigilance est importante.
«En termes simples, les propriétaires d'entreprise doivent définir une procédure standard pour avertir tous les appelants à tout moment, chaque fois qu'ils enregistrent des appels, quoi qu'il arrive. C'est l'interprétation la plus stricte de la loi.
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