Basecamp figure souvent en tête des listes lorsqu'il s'agit d'un outil de gestion de projets collaboratif basé sur le Web. J’ai toujours aimé sa simplicité et le fait qu’il faut peu de formation au logiciel pour pouvoir faire avancer les choses. En même temps, j’ai constaté qu’ils avaient tendance à trop simplifier, et il y a quelques fonctionnalités que j’aimerais vraiment avoir dans ma boîte à outils. Cela dit, je ne cherchais pas non plus à adopter un outil complexe comme MS Project.
$config[code] not foundJ'ai récemment entendu parler de WorkZone, qui est censé offrir un peu plus de flexibilité, et je pensais que je l'essayerais. Pour aller droit au spoiler, j'ai été impressionné. Bien que la courbe d’apprentissage soit un peu plus rapide que celle de Basecamp pour les administrateurs, les fonctionnalités supplémentaires en valent la peine. Mieux encore, les administrateurs ont la possibilité de désactiver les fonctionnalités qu’ils ne souhaitent pas utiliser, ce qui simplifie au maximum la courbe d’apprentissage pour les membres de l’équipe.
WorkZone: les bases
L’interface WorkZone est simple à utiliser au quotidien par les membres de votre équipe. Le menu du haut est libre de tout encombrement et intuitif pour comprendre:
Les administrateurs passeront un peu de temps dans la «configuration», mais la plupart des membres de l'équipe effectueront l'essentiel de leur travail à partir de l'onglet «Suivi du projet». Ils atterriront sur cette page dès qu’ils se connecteront et c’est très simple à regarder.
En haut à gauche, ils voient ceci:
Comme vous pouvez le constater, ils peuvent facilement passer d’une vue à l’autre pour afficher une liste des tâches sur lesquelles tout le monde travaille, le voir sous forme de diagramme de Gantt, voir une liste de produits ou consulter les activités récentes de l’équipe.
La liste des tâches occupe une place centrale et elle s’explique d'elle-même, comme le montre cette capture d'écran:
Vous pouvez facilement voir qui est responsable de quoi et quand les projets et leurs tâches sont dus. La colonne d'état vous permet de savoir si quelque chose a pris du retard.
Les bulles de commentaires rouges dans la colonne PROJET / TASK illustrée ci-dessus vous permettent de savoir qu'il existe de nouveaux commentaires à examiner. Pour voir les commentaires, il suffit de cliquer sur la tâche pour les ouvrir et les voir:
Cette interface indique clairement lorsque de nouveaux commentaires se trouvent dans le système et facilite l'ajout de commentaires aux tâches, projets et documents chaque fois que cela s'avère utile. Les utilisateurs reçoivent des mises à jour par e-mail lorsque des commentaires sont ajoutés pour s'assurer que les messages ne sont pas manqués.
Vous verrez également un bouton bleu «email» sur presque tous les écrans que vous pouvez utiliser pour rester en contact. Si vous le configurez en tant qu'administrateur, les utilisateurs recevront également des alertes par courrier électronique concernant les tâches à venir, etc. (Nous y reviendrons dans une minute).
Certains pourraient se plaindre que cette interface est un peu allégée, mais je l'aime réellement de cette façon. Il supprime le fouillis des réseaux sociaux et se concentre sur les deux choses les plus importantes: qui parle et de quoi ils parlent.
Cet écran dirige également les utilisateurs directement vers les documents dont ils ont besoin, ainsi que des informations sur les projets ou les tâches.
Une fois la tâche terminée, il ne reste plus qu'à revenir à la liste des tâches, à cocher la case correspondante dans la colonne d'état et à la marquer comme terminée:
Ce que j'aime vraiment dans tout cela, c'est la simplicité de l'interface. Il faudrait peu ou pas de formation pour apprendre à votre équipe à utiliser cette interface.
L’autre section clé de votre équipe est l’onglet «Rapports». Si j’avais un problème avec WorkZone, c’est que la barre latérale semble un peu plus intimidante qu’elle ne l’est réellement. Ces rapports vous fournissent les mêmes informations que vous pouvez trouver dans la liste des tâches, mais vous permettent de les parcourir facilement pour trouver quelque chose de spécifique.
Cette zone de rapports est l’une des fonctionnalités que d’autres plates-formes pourraient vraiment utiliser, mais qu’elles ont négligée, de peur d’encombrer leur interface. Personnellement, je pense que cela en vaut la peine.
La fonctionnalité la plus utile ici est la «liste de tâches» que les membres de votre équipe peuvent utiliser pour voir ce qu'ils ont devant eux. Il s’agit des mêmes informations qu’elles tirent de la liste des tâches, mais qui leur sont spécifiquement destinées.
Si vous l'activez, ils peuvent également l'utiliser pour voir ce sur quoi travaillent les autres membres de l'équipe.
Ce genre de rapports rend WorkZone particulièrement utile lorsque vous traitez avec un grand nombre de personnes et de projets, où il devient de plus en plus difficile de déterminer qui fait quoi et quand. Et si vous vous interrogez sur le prix, cela commence à 200 $ par mois.
Avantages de cet outil de gestion de projet
Dans l’ensemble, à quoi sert WorkZone?
Globalement, je dirais que WorkZone est particulièrement adapté aux entrepreneurs et aux gestionnaires qui veulent quelque chose de relativement simple, mais qui recherchent un peu plus de fonctionnalités que d’autres plates-formes de collaboration qui ont simplifié leurs interfaces. Par exemple:
- Dépendances de tâches - WorkZone vous permet de planifier des tâches de sorte que, si les délais ne sont pas respectés, les tâches suivantes sont reportées. C'est une chose qui manque à Basecamp dans son arsenal.
- Sous-tâches - Même si la gestion ne devrait jamais devenir folle avec les sous-tâches, l’incapacité de les créer est un défaut de conception pour beaucoup d’entre nous en gestion. Il existe certaines tâches que vous ne pouvez pas planifier correctement sans vous séparer de petits objectifs.
- Vues inter-projets - La liste des tâches peut être simple, mais elle ne limite pas votre vue à un seul projet à la fois. Les logiciels conçus avec un seul projet ne sont utiles que pour les startups et ne constituent pas toujours le meilleur choix pour une entreprise, même petite, qui doit gérer plusieurs projets à la fois.
- Suivi du temps - WorkZone permet de voir relativement facilement où le temps est utilisé et par qui, de manière à pouvoir affecter les ressources en conséquence. Cela ne remplace pas une application de suivi du temps comme Toggl, mais il est agréable d’avoir le suivi du temps entièrement intégré à votre logiciel de gestion de projet.
En résumé, je ne dirais pas forcément que l'affirmation controversée de WorkZone est meilleure que celle de Basecamp - mais je dirais que c'est un meilleur choix pour les entrepreneurs et les gestionnaires qui traitent avec quelque chose d'assez compliqué, mais qui souhaitent toujours une solution simple et collaborative. interface dans leur outil de gestion de projet.
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