Le Saint Graal de la gestion de projet: économiser temps et argent tout en réalisant un projet de grande qualité. C’est un objectif que chaque entreprise souhaite atteindre, mais beaucoup ne l’atteignent pas pour de nombreuses raisons. Que ce soit par manque de ressources, par manque de budget ou par manque de connaissances, les entreprises laissent souvent les projets déraper hors de contrôle en termes de portée, de budget ou de beaucoup d’autres moyens qui font qu’ils dérapent.
$config[code] not foundLe problème des projets hors de contrôle est-il si répandu et, plus important encore, quelle est la clé pour le prévenir?
Comment un projet devient un albatros
Il y a quelques années, l'unité "Stratégie européenne pour les services" a mené une étude pour déterminer combien de projets dépassaient leur budget et ce que cela coûtait aux entreprises à long terme. Leurs découvertes étaient plus extrêmes que prévu:
- Valeur totale des contrats - 47,65 milliards de dollars.
- Les dépassements de coûts ont totalisé 14,54 milliards de dollars.
- 57% du total des contrats (105) ont connu des dépassements de coûts.
- 33% du total des contrats (105) ont subi des retards importants.
- 30% du total des contrats (105) ont été résiliés.
Une étude similaire publiée par le Harvard Business Review, analysant au total 1 471 projets informatiques, a révélé que le dépassement moyen était de 27%. Bien que cela soit en soi substantiel, l’étude a révélé qu’un projet sur six dépassait de 200% en moyenne son budget et dépassait de près de 70% son calendrier.
Quelle était la cause de ces problèmes? L'étude HBR a révélé un certain nombre de facteurs responsables. Mais beaucoup d'entre eux sont tombés sur une mauvaise planification et un manque d'informations. Certaines entreprises ont largement sous-estimé le coût et le temps nécessaires à un projet donné. D'autres ont adhéré à leur propre battage publicitaire, simplifiant à l'excès ce qui était impliqué et surestimant leurs propres capacités.
Trouver le juste milieu
Il va sans dire qu'une bonne planification de projet est indispensable. Mais qu'est ce que cela veut dire exactement?
Si les objectifs ambitieux peuvent sembler bons lors de la phase de proposition, ils peuvent être dévastateurs tout au long de la vie du projet. Plus le projet est vaste et long, plus il y a de place pour des objectifs trop nobles et le projet dépasse ses contraintes budgétaires et son échéancier.
Mais même avec la meilleure planification, des imprévus se produisent. Cela peut être n'importe quoi, d'un changement de périmètre demandé par le client à des changements imprévus sur le marché qui nécessitent des ajustements.
L'un des meilleurs moyens de réduire les coûts de dépassement de projet et une planification budgétaire médiocre peuvent simplement consister à suivre le temps et les dépenses projet par projet pour les employés concernés. Ce faisant, les chefs de projet obtiennent une estimation plus précise de la portée du projet et des dépenses en temps consacrées au projet et aux dépenses réelles du projet. Le temps de suivi peut également révéler quels employés peuvent nécessiter un petit coup de pouce ou plus de conseils pour terminer le projet avec compétence.
Le plus souvent, un projet dépasse ses objectifs plus tôt que plus tard. Malheureusement, de nombreux chefs de projet suivent aveuglément le cours décrit et ne font que très peu d’analyses pour s’assurer que les objectifs intermédiaires correspondent aux objectifs budgétaires et de planification. Si vous avez atteint 10% des objectifs du projet, mais avez consommé 15% du budget, il n’ya aucune raison de croire que cette tendance va changer sans intercession ni ajustement. Sans procéder à des ajustements, on peut s’attendre à ce que le projet ait consommé 30% du budget et ainsi de suite, à hauteur de 20% du travail. À ce rythme, au moment où le projet est terminé, il aura coûté 150% du budget alloué.
Quelques lignes directrices à considérer
Pour chaque projet, il est essentiel d’avoir mis en place des jalons permettant d’évaluer les progrès réalisés et de voir comment ces progrès sont alignés sur les paramètres et les objectifs du projet. Plus tôt cela sera fait, plus tôt les problèmes potentiels seront découverts et des ajustements pourront être apportés pour que le projet reste sur la cible.
N'oubliez pas de rester en contact régulier avec les employés du projet, au cas où ils auraient besoin d'un peu de clarification tout au long des étapes. Cela permet non seulement au projet de rester sur la bonne voie, mais ajoute également de la cohésion aux efforts du groupe.
Avec une bonne planification et un suivi diligent, votre entreprise peut éviter d’être une statistique regrettable et peut permettre d’économiser du temps et de l’argent tout en fournissant un produit ou un service de qualité.
Photo de réunion via Shutterstock
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