De nombreuses petites entreprises dont le personnel est limité utilisent la période d’inscription ouverte comme la seule et unique fois où elles discutent des avantages avec les employés. Cette activité, bien que nécessaire, peut s'avérer difficile pour le personnel, qui doit pouvoir assimiler simultanément de grandes quantités d'informations sur les avantages. Les petites entreprises à la recherche de moyens plus efficaces d'aider leurs employés doivent mettre en œuvre une approche de communication et d'éducation tout au long de l'année au lieu de périodes de surcharge d'information limitées et intenses ou de communications autrement peu fréquentes. Cela peut aider les entreprises à fournir aux employés des informations conservables et à rendre les processus tels que l'inscription ouverte plus lisses et plus efficaces.
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Impact sur la rétention L'amélioration des avantages des efforts de communication peut avoir des résultats critiques pour les petites entreprises. Pour mieux comprendre quelques réalités révélatrices sur le lieu de travail, l’étude 2011 du rapport Aflac WorkForces a révélé qu’en matière de prise de décisions concernant les avantages, seulement 8% des travailleurs estiment qu’ils sont pleinement engagés dans la prise de décision, un sentiment partagé par leurs employeurs. Quelque 63% des entreprises estiment que les travailleurs doivent être plus impliqués et seulement la moitié estiment que leurs employés profitent pleinement des avantages qui leur sont offerts.
En encourageant de manière proactive l’engagement des travailleurs dans la prise de décisions en matière de prestations, les employeurs peuvent les aider à être mieux préparés et protégés contre un accident ou une maladie, entraînant des conséquences financières importantes pour eux-mêmes et pour leurs employeurs. Lors de l'évaluation de la communication sur les avantages du lieu de travail dans les petites entreprises, 39% des travailleurs affirment qu'ils seraient moins susceptibles de quitter leur emploi s'ils étaient bien informés de leurs avantages. Le coût du chiffre d'affaires à lui seul incite les employeurs à modifier le mode et la fréquence de partage des informations relatives aux avantages de leurs organisations. Les petites entreprises doivent reconnaître la possibilité d'une amélioration de la communication. Par exemple, près de la moitié (46%) des employés de petites entreprises affirment que leurs services des ressources humaines communiquent trop peu sur les régimes d'avantages sociaux des employés, et un peu plus de la moitié (52%) des décideurs en ressources humaines estiment que leurs communications sont très ou extrêmement efficaces avec employés. Bénéficiez de bénéfices importants en développant des communications plus efficaces sur les avantages, notamment des employés en meilleure santé, mieux protégés et plus engagés. Quatre meilleures pratiques incluent: 1. Être une ressource précieuse Sans informations réelles, les employés se tournent souvent vers des sources peu fiables pour obtenir des informations et des conseils. La majorité des travailleurs (62%) reçoivent leurs conseils / informations en matière d’assurance de leurs collègues, amis et membres de la famille. En fait, les employés des petites entreprises sont les moins susceptibles d'obtenir des informations / conseils sur les avantages sociaux des employés de la part des professionnels des RH de l'entreprise (39%).
Quand les employés ne savent pas mieux, ils ne font pas mieux pour protéger correctement leurs revenus et leur bien-être, laissant de nombreux travailleurs sous-assurés et vulnérables aux conséquences financières d’un événement imprévu pour la santé. Au fil du temps, des problèmes de santé imprévus peuvent avoir une incidence sur la productivité d'une petite entreprise. 2. Utilisation des enquêtes Les communications électroniques facilitent plus que jamais l’enquête auprès des travailleurs à un coût minimal. Malheureusement, un peu plus de la moitié (52%) des organisations mènent des enquêtes qui leur permettent de mieux comprendre la satisfaction des employés à l’égard des avantages offerts. Encore moins (43%) interrogent les employés sur leur compréhension de la communication des avantages.
En prenant le temps de comprendre les préférences et les besoins des travailleurs, les employeurs peuvent accroître leur satisfaction à l’égard des avantages sociaux et aider à assurer la tranquillité d’esprit de savoir que leurs employés bénéficient d’une protection adéquate. En outre, les employeurs peuvent utiliser ces enquêtes pour identifier les besoins non couverts en matière d’assurance maladie, ce qui permet aux décideurs des ressources humaines de mieux répondre aux besoins en matière de communication des avantages et de trouver des moyens de rendre les informations sur les avantages plus robustes et plus accessibles. 3. Aider à éliminer les erreurs courantes Environ 77% des travailleurs ont admis avoir commis des erreurs en matière de couverture des avantages sociaux au cours de leur processus d'inscription ouvert, laissant de nombreux employés mal à l'aise à la fin de l'année à propos du processus, notamment en cas de stress, de confusion ou de regret. Un examen plus attentif révèle que près de la moitié des travailleurs (47%) déclarent avoir commis des erreurs ou avoir des regrets, par exemple, avoir trop peu dépensé dans leur compte de dépenses flexible (FSA) ou ne pas choisir les couvertures de prestations disponibles, telles que volontaires, dentaires ou visuelles; ou ont choisi des prestations dont ils n’avaient pas besoin ou ont choisi le mauvais niveau de couverture.
La brièveté des décisions relatives aux avantages annuels nécessite un programme complet d'éducation et de communication d'une durée d'un an. Les meilleures pratiques incluent la diversification des supports pour inclure des réunions imprimées, Web, par courrier électronique et en face à face; organiser plusieurs réunions en personne tout au long de l'année; et l'inclusion des conjoints dans la prise de décision. 4. Envisagez de retenir les services d'un consultant en avantages sociaux ou d'un courtier Donner aux employés la possibilité de parler directement à un conseiller en avantages sociaux ou à un représentant d'une maison de courtage ou d'une compagnie d'assurance peut s'avérer extrêmement efficace en termes de formation. En fait, 50% des travailleurs de petites entreprises affirment qu’ils seraient mieux informés des avantages s’ils s’assoyaient avec un consultant ou un courtier lors de leur inscription.
Il est de plus en plus difficile de se tenir au courant de réglementations complexes et en constante évolution, en particulier pour les petites entreprises. Les partenariats avec des courtiers ou des consultants en avantages sociaux peuvent aider les entreprises à renforcer leurs prestations d’assurance sans que leur impact sur leurs résultats soit minime. Les courtiers et les consultants en avantages sociaux peuvent également conseiller et aider à élaborer des stratégies de communication et des processus d’inscription efficaces. Selon l’étude d’Aflac, les entreprises qui font appel à des courtiers ou à des consultants en avantages sociaux sont susceptibles d’offrir des avantages sociaux plus robustes que leurs concurrents, mais pensent plus souvent que leurs avantages sociaux sont plus compétitifs que ceux de leurs homologues du secteur et communiquent plus souvent sur les avantages de leur entreprise. Conclusion Il est difficile d’établir des communications efficaces sur les avantages, en particulier pour ce qui est d’éduquer les travailleurs sur leurs options d’assurance. Toutefois, grâce à une communication renforcée tout au long de l'année, les décideurs des petites entreprises en matière de ressources humaines peuvent simplifier le partage d'informations pour les employés, leur permettant ainsi de faire de meilleurs choix pour leur famille, et de générer une rétention plus forte et une meilleure appréciation de leur rémunération globale.
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