Dans un poste de réceptionniste, une personne est responsable de la gestion de la réception de manière fluide et efficace tout en représentant la société. Après tout, la première personne que vous voyez lorsque vous entrez dans une entreprise est généralement la réceptionniste. En tant que réceptionniste efficace, une personne doit maîtriser les compétences administratives et de bureau et la communication interpersonnelle.
Connaissez votre chemin autour d'un ordinateur. Pour gérer une bonne réception, une personne doit avoir la capacité de bien naviguer dans un ordinateur. Être réceptionniste implique souvent de répondre à des courriels, d'imprimer des ordres du jour hebdomadaires et de distribuer des avis aux membres du personnel. Parmi les programmes utiles aux réceptionnistes, notons Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks et Access. Taper rapidement et avec précision est également un avantage.
$config[code] not foundS'attaquer de front aux problèmes. Une bonne partie de la qualité de réceptionniste consiste à savoir comment gérer les problèmes de manière efficace et rapide. Vous devez avoir une idée rapide de la pensée critique, que vous ayez à gérer un bourrage papier dans une imprimante ou que votre chef soit en retard pour une réunion critique dans une autre ville.
Communiquer efficacement avec les autres. Travailler à la réception est un poste idéal pour les personnes qui possèdent une personnalité amicale et brillante et de solides compétences interpersonnelles. Le travail n'est certainement pas pour l'antisocial. Pour être réceptionniste, vous devez être capable de communiquer de manière claire et concise avec d’autres personnes. Il est également essentiel de toujours conserver un comportement composé, détendu et professionnel, aussi agité ou dépassé que vous soyez.
Utilisez le téléphone comme un pro. À la réception, le téléphone doit être votre meilleur ami. Les réceptionnistes passent une bonne partie de la journée au téléphone, qu'il s'agisse de prendre des messages pour le chef, d'orienter les appelants vers les lignes individuelles des membres du personnel ou d'organiser des téléconférences. Pour que le téléphone fonctionne correctement, la réceptionniste doit toujours parler avec un ton poli, éviter de manger en parlant, ne pas utiliser un langage vulgaire et faire preuve d'une réelle préoccupation en aidant la personne à l'autre bout de la ligne.
Afficher un sens aigu de l'organisation. Les compétences organisationnelles sont essentielles au bon fonctionnement de la réception. Être réceptionniste, c'est du multitâche.Parfois, vous pouvez être responsable de gérer une douzaine de choses à la fois, de garder une personne en attente à parler avec une personne en attente d'un rendez-vous à l'envoi de télécopies et à la saisie de factures. Le poste peut être chaotique, mais une réceptionniste compétente doit pouvoir le gérer facilement.
Pointe
Soyez flexible et accommodant. Pour briller en tant que réceptionniste, vous devez avoir la volonté d'assumer de nouveaux rôles et d'aller au-delà, même si cela ne fait pas partie de votre description de travail. Si le stagiaire est absent pour la journée et qu'une grande réunion approche, n'hésitez pas à prendre un café rapide pour les cadres du bureau.
