Vous venez d'atterrir un nouveau client. Vous semblez bien vous entendre avec eux. Vous avez aimé travailler sur les premiers projets qu’ils vous ont envoyés. En bref, les choses semblent prometteuses. Jusqu’à ce qu’il soit temps de facturer votre client.
La facturation est une tâche fastidieuse, formelle et frustrante qui est absolument essentielle. Après tout, sans factures, vous ne serez pas payé. Et quand vous ne payez pas, votre entreprise fait faillite.
$config[code] not foundEncore pire? Comment pouvez-vous demander un paiement sans paraître trop froid ou trop envahissant? Cela est particulièrement vrai lors de la facturation d'un nouveau client qui ne connaît pas vos habitudes de facturation et votre personnalité.
Comment facturer les clients
Vous pouvez commencer par suivre ces 10 conseils de facturation qui non seulement garantissent des paiements plus rapides, mais évitent également de faire chier ce nouveau client.
1. Restez simple quand vous facturez vos clients
Bien que vous souhaitiez paraître aussi professionnel que possible, il n’est pas nécessaire de rendre la facturation plus compliquée qu’elle ne l’est déjà.
Par exemple, étant donné que la plupart des gens ne sont pas familiarisés avec le jargon des paiements, tel que «net 30» ou «dû à la réception», utilisez un langage simple qui va droit au but. Au lieu de cela, écrivez «net 30», utilisez «30 jours» ou «dû dans les 30 jours». Simple, immédiat, il ne peut pas être mal compris. Cela élimine toute confusion et ne donne pas au client le sentiment que vous essayez de le forcer à extraire le dictionnaire en ligne, ni à tirer la laine sur ses yeux.
Bonus TIP: Vous pouvez simplifier les conditions de paiement en demandant à votre nouveau client quel est son cycle de facturation pour que vous soyez tous les deux sur la même page. Par exemple, si c’est le premier du mois, c’est à ce moment-là que vous devriez leur envoyer votre facture.
2. Inclure toutes les informations pertinentes
Votre facture doit toujours contenir les informations suivantes:
- Votre nom
- Votre numéro d'identification fiscale
- Votre adresse (votre adresse physique et votre adresse électronique)
- Votre numéro de téléphone
- Numéro de facture
- Ventilation détaillée des services ou produits rendus
- Montant total
- Date d'échéance
L'inclusion de cette information éliminera toute question ou préoccupation que le client pourrait avoir concernant la facture. Et s’ils ont une demande, ils peuvent facilement vous contacter car vous avez fourni toutes vos informations de contact.
3. Offre des options de paiement flexibles
Faites plaisir à vos clients et accélérez les paiements en leur offrant la possibilité de payer votre facture avec leur mode de paiement préféré.
La plupart des plateformes de facturation offrent un large éventail d'options de paiement lors du paiement d'une facture, telles que les cartes de crédit, le transfert électronique de fonds (TEF), la chambre de compensation automatisée (ACH) ou les crypto-monnaies telles que le bitcoin.
4. Envoyer des rappels automatisés et des mises à jour
N’attendez pas qu’un paiement soit dû pour entrer en contact avec vos clients. L'utilisation d'un logiciel de facturation en nuage vous permet d'envoyer des rappels et des mises à jour de paiement automatisés et conviviaux chaque fois qu'une facture approche de sa date d'échéance.
De cette façon, le client peut rester au-dessus du statut de son compte sans se faire pénaliser par des frais de retard. Cela encourage les paiements à temps, cela réduit également la gêne des suivis.
Mieux encore, s'il s'agit d'un projet en cours, vous pouvez configurer des paiements récurrents avec le client de manière à ce que ni l'un ni l'autre n'oublie la facture.
5. Personnaliser chacune des factures de votre client
Personnellement, je ne supporte pas les messages génériques. Ils ne sont pas seulement impersonnels, ils sont incroyablement faciles à oublier. Si je le pense bien, imaginez ce que votre client ressent quand il ouvre cette facture fade et froide qui contient peu de détails.
L'envoi de factures personnalisées comprenant le nom du client, ses coordonnées, les informations de paiement demandées telles que le numéro de bon de commande, le numéro d'identification de l'employeur (EIN) et une panne des services leur donne le sentiment d'être un VIP car vous avez pris le temps de personnaliser la facture..
Cependant, vous pouvez toujours aller plus loin et ajouter un peu plus de personnalisation en incluant un message de remerciement manuscrit ou un lien vers un élément de contenu que le client pourrait trouver utile pour son type d'entreprise. Par exemple, s’ils ont indiqué qu’ils étaient intéressés par Bitcoin, envoyez-leur un article d’introduction qui explique cette crypto-monnaie.
6. Offre d'incitations
Il s’agit d’un moyen simple et efficace de motiver votre client à payer la facture à temps. En plus, ça les rend spécial. Même s’il ne s’agit que d’une remise de 2% sur le montant total de la facture, cela suffit à motiver le client à effectuer un paiement.
En plus d’offrir un rabais, vous pouvez inciter votre client à:
- Remise des travaux futurs.
- Crédit magasin
- Offrir un chèque-cadeau aux produits ou services d’un partenaire.
- Swag promotionnel.
7. Faites en sorte qu'ils se sentent valorisés
Nous avons fait allusion à cette stratégie à plusieurs reprises, mais si vous voulez que vos clients soient satisfaits, donnez-leur un sentiment de valeur.
Cela inclut tout de:
- Si elles ont récemment eu une promotion ou un anniversaire, indiquez-le dans la section Messages de la facture.
- Donnez-leur une attention personnelle.
- Dites toujours “s'il vous plaît” et “merci” sur vos factures.
- Écouter leurs commentaires ou suggestions.
- En mentionnant vos offres actuelles.
8. Ne surprenez pas vos clients
Si vous réalisez qu'un travail nécessitera plus de temps, d'efforts ou de matériel, informez-les le plus tôt possible. Tout changement dans le statut des emplois signifie généralement que cela va augmenter le coût du projet. Vous voudrez être disponible pour discuter immédiatement de ce changement avec votre client afin qu'il ne soit pas pris au dépourvu lorsqu'il ouvre la facture.
Soyez aussi précis et transparent que possible pendant cette discussion pour éviter toute surprise. Si le client va bien avec ces modifications, assurez-vous de l'obtenir par écrit. Certains clients peuvent se sentir un peu offensés de devoir écrire quelque chose.
Parfois, si vous écrivez les informations et qu'elles doivent simplement signer la nouvelle estimation, c'est plus facile pour vous deux. Que vous rédigiez la facture ou non, incluez les coûts initiaux, puis hors de portée.
9. être limpide
Expliquez tout à l'avance avec le client et soyez aussi détaillé que possible dans vos factures. Par exemple, si vous n'incluez pas de date d'échéance importante ni de mode de paiement préféré, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le client paie la facture dès sa réception. Après tout, ils ne savent pas quand le paiement est attendu ni comment le payer.
Etre limpide évite les malentendus et permet au processus de paiement de s’écouler rapidement.
10. Ne perdez jamais votre équilibre
Que se passe-t-il si vous avez suivi les conseils énumérés ci-dessus, mais que le client n'a pas respecté la date d'échéance? Vous allez devoir chasser ce paiement. Cependant, faites-le sans vous mettre en colère - ou «siffler».
Tant que vous ne connaissez pas les circonstances, il peut y avoir une simple explication du retard de paiement. La facture a-t-elle été accidentellement égarée ou le client avait-il une urgence familiale? Ne gravez pas ce pont avec le client, car vous supposez automatiquement qu’il est mort.
Encore une fois, l’utilisation de l’automation rappellera aux clients l’approche d’un paiement et «ping» le client jusqu’au paiement de la facture.
Si cela ne fonctionne pas, contactez le client en appelant ou en lui envoyant un courrier électronique pour lui demander si quelque chose ne va pas. S'ils sont un nouveau client et ne répondent pas, ils risquent de ne pas comprendre votre façon de faire des affaires. Ne sautez pas encore aux conclusions.
S'il s'agit d'un client avec lequel vous avez toujours eu ce type de problème, il faudra peut-être changer de tactique. S'ils vous doivent beaucoup ou s'ils ont plusieurs mois de retard, vous devrez peut-être consulter un avocat. Parfois, vous devez envoyer la facture aux collections. Mais c’est un dernier effort.
Il est frustrant de rechercher des paiements en retard, ne perdez jamais votre sang-froid. Ne jamais utiliser un langage menaçant ou agressif.
Donnez à votre client la possibilité de s’expliquer, d’être ferme, direct et direct en ce qui concerne les frais de retard ou les conséquences de la non-respect de la date d’échéance.
Republié avec permission. Original ici.
Image: Due.com
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