Vous pouvez accomplir des choses incroyables en entreprise si vous disposez des bons outils, à la fois technologiques et sociaux. Cela est particulièrement vrai pour la gestion de projets d'entreprise.
Grâce à certains outils de votre arsenal, tels que ceux qui suivent, vous devriez pouvoir répondre à tous vos besoins en matière de gestion de projet.
Avez-vous les sept d'entre eux?
Logiciel de gestion de projet
Grâce aux technologies modernes, les logiciels de gestion de projets sont plus faciles à utiliser que jamais. Les meilleurs programmes vous permettent de garder tous vos collaborateurs sur la même page, avec des calendriers interactifs, le suivi des données, l'horodatage, les dépenses pour chaque travail, la collecte de contenu et les capacités de délégation.
$config[code] not foundSelon Tom Treanor, directeur du marketing chez Wrike, un éditeur de logiciels de gestion de projet, «vous avez besoin d’une option de gestion de projet qui facilite la création de tâches, implique les membres de l’équipe grâce au balisage simple et s’intègre aux plates-formes de messagerie et de partage de fichiers. L'utilisation d'un excellent logiciel de gestion de projet est l'une des clés pour atteindre vos objectifs commerciaux. "
Plateformes partageables
Chaque projet doit avoir accès à des fonctionnalités de partage de fichiers afin de garder les membres pertinents de l'équipe à la tâche à tout moment. Cela permet d’accéder aux fichiers du responsable de projet aux membres de l’équipe et de minimiser les problèmes liés au projet et à la gestion inefficace du temps.
Les meilleurs programmes de partage auront les qualités suivantes:
- En ligne et accessible partout avec une connexion Internet
- Fonctions d'édition simples
- La possibilité d'associer le projet à la tâche
- Partage de capacités entre collaborateurs
- Fonctions de sécurité qui protègent et sauvegardent votre travail
- Intégration avec votre logiciel de gestion de projet
Parmi les plates-formes de partage les plus utilisées, citons Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive et Communifire.
Analyse de projet
Pour que vos travaux fonctionnent le mieux possible, vous avez besoin d'un outil d'analyse de projet permettant de collecter des données à partir d'un logiciel de gestion de projet. De telles données amélioreront votre efficacité et votre traitement.
Les meilleures options de gestion de projet auront des analyses programmées directement dans le logiciel, mais vous pouvez également trouver des alternatives distinctes qui collectent les données pour vous. Le rapport résultant vous montrera le temps et l'argent consacrés à chaque projet, le nombre de personnes impliquées, la quantité de communication nécessaire et toute autre information que vous devez connaître pour rationaliser les processus et améliorer votre résultat net.
Normes de communication
Avant de commencer un projet avec des collaborateurs, vous devez définir vos normes de communication. La plupart des entreprises utilisent le courrier électronique pour toutes les communications, mais cela ne fonctionnera pas pour toutes les entreprises et tous les projets.
Informez vos collaborateurs des canaux à utiliser lorsqu'ils doivent poser une question, participer à des réunions d'équipe, discuter d'idées créatives et interagir avec leurs coéquipiers.
Par exemple, vous pouvez souhaiter que toutes les questions simples et les interactions d’équipe se déroulent dans la fonction de commentaire de votre logiciel de gestion de projet; et toutes les réunions d'équipe se déroulant via une discussion vidéo en groupe, telle que Google Hangout.
Définir ces normes au début réduira les pertes de temps et de problèmes de communication et vous aidera à effectuer un travail plus efficace.
Modèles
La plupart de vos projets appartiendront probablement aux mêmes catégories. Par exemple, si vous êtes spécialisé dans le référencement, vous travaillerez vraisemblablement avec des campagnes PPC, des signaux sociaux et le contenu de sites Web.
Afin de rendre les projets plus fluides, vous pouvez développer des modèles pour chacune de ces catégories. Cela peut prendre un peu plus de temps au début, mais cela en vaut la peine lorsque les différentes facettes de chaque projet fonctionnent plus efficacement et que le travail effectué par les membres de votre équipe nécessite moins de révisions.
Responsabilité déléguée
Le désir de tout faire vous-même est une malédiction courante des responsables de projets, car vous pensez pouvoir le faire correctement. Habituellement, il n’est tout simplement pas possible de tout faire soi-même et en faire trop ne fera que nuire à la qualité du travail, alors que vous devrez tout terminer à temps.
Un projet bien divisé entre chacun des membres de son équipe est un projet plus susceptible de réussir. Rappelez-vous simplement que la délégation d'une tâche signifie que vous faites confiance aux autres membres de l'équipe pour effectuer le travail correctement et que vous devez montrer cette confiance en enregistrant uniquement à l'occasion, sans microgérer chaque élément du travail.
Déléguer des responsabilités puis faire confiance aux membres de votre équipe pour mener à bien cette tâche allègera votre charge de travail, mais améliorera également les performances des employés au fil du temps.
Leadership défini
Le succès de la plupart des projets dépend du chef qui possède les traits d’un professionnel. Si vous n’avez pas de leader clair, cela risque de semer la confusion et de ralentir le processus, car les membres de votre équipe se débrouillent bien lors de la prise de décision car personne n’a été désigné pour prendre les décisions finales.
Un leader solide peut mettre en pratique les meilleures idées des membres de votre équipe et livrer le mot de la fin sur les décisions de projet. Le chef d'équipe devrait également:
- Plaider pour la vision,
- Bien communiquer,
- Communiquer ouvertement et honnêtement avec tous les collaborateurs,
- Exsudez l'enthousiasme pour le projet,
- Déléguer sans microgérer,
- Faire preuve de confiance et de solides compétences en matière de prise de décisions,
- Savoir comment résoudre les problèmes lorsqu'ils surgissent,
- Offrez des commentaires et des éloges quand vous le méritez,
- Écoutez l'apport des autres et encouragez la créativité et les idées.
Un leader compétent est l’un des outils les plus importants de votre ceinture de gestion de projet. Avec un chef défini qui est prêt à travailler avec tous vos collaborateurs, une gestion de projet réussie n’est pas seulement possible… c’est probable.
Chef de projet photo via Shutterstock
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