Comment rédiger une note de synthèse

L’une des responsabilités des membres du personnel travaillant à divers niveaux de gouvernement est de rédiger des notes de service à l’intention des décideurs, qui les utilisent pour se renseigner sur les problèmes et les guider dans l’élaboration de protocoles, de procédures et de lois. Une note de synthèse est un résumé concis d'un problème ou d'un cas qui appelle le lecteur à agir. Une note réussie persuade le lecteur d’agir en fournissant des preuves concrètes, faciles à comprendre et à évaluer.

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Commencez le mémo en écrivant "À:" et "De:" Insérez le nom de l'expéditeur et du destinataire après les deux points. Sur la ligne suivante, écrivez la date à laquelle vous avez écrit le mémo. Terminez cette section en écrivant "Sujet:" suivi du sujet référencé dans le mémo.

Spécifiez l'action que vous souhaitez que le lecteur effectue dans la première phrase ou le premier paragraphe du mémo.

Maintenir l'attention du lecteur en utilisant des paragraphes brefs et succincts ne dépassant pas 5 phrases. Lorsque vous indiquez les raisons pour lesquelles vous avez pris des mesures, énumérez chaque raison dans un paragraphe distinct.

Utilisez des preuves empiriques pour convaincre le lecteur de la nécessité du plan d’action proposé. Par exemple, citez des statistiques sur le logement à faible revenu lorsque vous souhaitez modifier une politique de zonage donnée. Évitez les généralisations que vous ne pouvez pas supporter avec des faits.

Décrivez les actions ou politiques alternatives, en décrivant les avantages et les inconvénients de chacune.

Évitez les expressions verbales ou formelles inutiles, par exemple "selon notre discussion" et le jargon technique lorsque vous citez des faits et des chiffres. Utilisez un langage simple et direct que tout lecteur peut comprendre.

Utilisez la voix active, par opposition à passive, tout au long du mémo pour encourager l'action. Si vous connaissez bien le destinataire du mémo, utilisez des pronoms à la première personne tels que "moi" et "nous", car les gens sont plus susceptibles de faire quelque chose pour ceux qu'ils estiment connaître personnellement. Insistez davantage sur ces relations personnelles en utilisant des contractions, telles que "Je suis".

Réitérer la nécessité d'agir à la fin du mémo. Assurez-vous d’indiquer s’il existe un délai d’action à respecter.

Attention

Une note de briefing de plus de deux pages devient un rapport que le lecteur ne lira probablement pas tout de suite après l'avoir reçu.