Microsoft Teams est un outil de communication au sein d'Office 365 qui offre aux petites entreprises un moyen simple de communiquer et de collaborer avec les employés. Pour ceux qui n’ont pas utilisé Microsoft Teams, il peut être utile d’obtenir de précieux conseils d’experts afin d’en tirer le meilleur parti.
Conseils aux équipes Microsoft
Simona Millham est formatrice certifiée Microsoft et formatrice pour la plateforme d’apprentissage informatique CBT Nuggets. Dans une interview par courrier électronique avec Small Business Trends, elle a partagé quelques conseils précieux pour tirer le meilleur parti des équipes Microsoft pour les petites entreprises.
$config[code] not foundRéduire les communications par e-mail
L'un des plus grands avantages des équipes Microsoft est de permettre aux entreprises de garder toutes leurs communications organisées au même endroit, au lieu de compter sur de longues chaînes de messagerie qui peuvent facilement se perdre. Par conséquent, si vous souhaitez tirer le meilleur parti des équipes Microsoft, utilisez-le plutôt que la messagerie électronique pour les communications internes.
Millham a déclaré: «Si quelqu'un envoie un courrier électronique à l'équipe, posant une question relativement triviale et que tout le monde y répond, cela génère énormément de courrier électronique. Les conversations sont au cœur des équipes, ce qui permet de voir facilement les discussions en un coup d'œil et de réagir rapidement, le cas échéant. "
Partager des conversations avec les nouveaux membres de l'équipe
Les équipes Microsoft peuvent également faciliter l’intégration de nouveaux employés. Lorsque vous effectuez un nouvel engagement ou que vous ajoutez un membre de l'équipe existante à un nouveau projet, vous pouvez partager des conversations de ce fil ou de ce projet avec eux afin qu'ils puissent se rattraper facilement, plutôt que de leur envoyer de nombreux courriels ou de leur remettre des documents encombrants.
S'en tenir à quelques groupes
Microsoft Teams vous permet de désigner différents groupes au sein de votre organisation afin de pouvoir converser avec les membres de l'équipe concernés. Mais n’excédez pas la création de groupes pour chaque combinaison possible d’employés. Déterminez qui collabore le plus souvent à des projets et créez uniquement des groupes qui ont du sens afin de ne pas submerger tout le monde de tonnes d'options. Vous pouvez toujours ajouter plus tard.
Avoir un objectif pour chaque groupe
Si vous avez du mal à déterminer les groupes avec lesquels commencer, réfléchissez à ce que vous souhaitez obtenir pour chaque groupe. Par exemple, vous souhaiterez peut-être un groupe uniquement pour la gestion au plus haut niveau, auquel vous vous adresseriez lors de la prise de grandes décisions stratégiques. Mais vous pouvez également vouloir des groupes uniquement à des fins spécifiques, telles que le support informatique et le marketing des médias sociaux.
Ajouter des groupes au fur et à mesure
À partir de là, vous pouvez toujours ajouter des groupes à la demande de projets spécifiques. Supposons que vous ayez un projet client spécial impliquant des personnes de plusieurs départements qui ne travaillent généralement pas ensemble. Créez un groupe juste pour cette instance afin que ces travailleurs n’aient pas à communiquer dans un fil plus général.
Configurer la conférence audio
Microsoft Teams propose également une fonctionnalité de conférence audio vous permettant d’organiser des réunions vocales au sein de groupes spécifiques ou tout simplement avec un ou deux membres de l’équipe. Cela peut être particulièrement utile si certains membres de l’équipe travaillent à distance. Vous pouvez également l'utiliser pour communiquer avec des clients externes via une nouvelle fonctionnalité d'accès invité.
Créer une stratégie de communication
Bien entendu, Microsoft Teams n’est pas le seul produit Microsoft à offrir des fonctionnalités de communication telles que le chat et les appels audio. Mais Millham met en garde de ne pas trop se laisser prendre à utiliser toutes les options disponibles. Créez plutôt un plan spécifique décrivant les situations dans lesquelles vous utiliserez Microsoft Teams pour la communication par rapport à d'autres plates-formes.
Millham explique: «Je pense que l’un des plus grands défis est d’aider les utilisateurs professionnels à comprendre quel outil Microsoft Office 365 utiliser WHEN. Il existe un chevauchement entre les fonctionnalités de Teams, Yammer et Skype for Business, ce qui est très déroutant pour les utilisateurs. De plus, ils risquent de revenir à la messagerie électronique sans aucune indication. Ma recommandation est donc que l’entreprise prenne un peu de temps pour déterminer quels outils conviendront le mieux à différentes parties de son organisation, pour lancer des projets pilotes avec différents groupes d’utilisateurs, puis pour fournir des conseils et une sensibilisation aux utilisateurs finaux. ”
Stratégies de test de communication
Comme Millham l'a mentionné, il peut être avantageux de tester différentes stratégies de communication au sein de votre organisation pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Par exemple, vous pouvez juger judicieux d’utiliser Skype pour les appels clients si la plupart de vos clients possèdent déjà un identifiant Skype et ne souhaitent pas s’inscrire pour un accès en tant qu’invité avec Microsoft Team. Mais vous pouvez choisir de conserver tous les appels internes au sein des équipes par souci de simplicité. Restez simplement ouvert à la participation des employés afin d'optimiser votre plan en fonction de leurs besoins.
Restez à jour avec les nouvelles fonctionnalités
Microsoft Teams est en constante évolution et ajoute de nouvelles fonctionnalités qui pourraient profiter à votre équipe ou modifier votre utilisation de la plate-forme. Par exemple, Microsoft est en train d’intégrer les fonctionnalités de Skype Entreprise dans des équipes. Millham recommande de consulter la documentation et les conseils pratiques de Microsoft Teams pour obtenir plus d'informations et des mises à jour sur les modifications ou les nouvelles fonctionnalités.
Former vos employés
Il est également important de vous assurer que vos employés comprennent comment tirer le meilleur parti des équipes Microsoft. Et de nombreuses ressources sont disponibles à cette fin. Les pépites CBT offrent une option pour la formation aux équipes Microsoft.
Millham a déclaré: «Pour les propriétaires de petites entreprises, il inclut un aperçu des ressources à prendre en compte lors du déploiement d’équipes et encourage l’adoption des utilisateurs. Pour les employés, il explique comment utiliser les canaux, les conversations, les réunions, le partage de fichiers, les wikis, etc.
Image: Microsoft
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