De plus en plus de fournisseurs introduisent des plates-formes en nuage et des offres de logiciels en tant que services (SaaS) pour rassembler les gens en ligne.
Ne laissez pas les termes de l’industrie, tels que «plates-formes cloud» et SaaS, vous confondre. Tout cela signifie que les utilisateurs utilisent des applications Web basées sur le Web pour travailler ensemble.
Le but de ces systèmes logiciels collaboratifs est de reproduire l'environnement de travail que nous avions depuis le premier bureau organisé.
$config[code] not foundPensez à l'environnement de travail que les gens utilisent depuis que le bureau organisé est devenu banal. Nous le voyons mieux dans les vieux films maintenant (ou dans des épisodes de Mad Men) - chaque département sur un étage différent, des rangées de secrétaires assis sur des machines à écrire IBM Selectric, des cadres subalternes dans des cabines, des personnes âgées dans des bureaux.
Au début de ma carrière chez AT & T, nous réarrangions constamment les gens pour que tous les membres des équipes de comptes nationaux soient assis les uns à côté des autres. Nous avons même accroché des panneaux au plafond. Les réunions se tenaient à tout moment, et pour partager un document, je viens de déposer un dossier sur le bureau d’un collègue.
Aujourd'hui, l'environnement de travail a radicalement changé. Plus de gens travaillent à distance de chez eux. Nous avons des équipes virtuelles, plus de consultants et des effectifs externalisés. La hausse des prix du gaz et la situation économique rendront le bureau virtuel encore plus nécessaire.
Tout le monde a une description différente du bureau virtuel. Je dirige des entreprises virtuelles depuis les années 1980. Je me souviens d’être ravi d’avoir un compte de messagerie MCI et d’avoir réalisé que je n’avais pas à traiter avec la messagerie vocale pour communiquer avec les gens.
Depuis lors, j’ai beaucoup d’expérience avec ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Permettez-moi de partager les exigences que les applications logicielles devraient avoir pour aider les utilisateurs à travailler ensemble dans le «bureau virtuel» actuel:
Simplicité et familiarité
Les gens résistent naturellement (certains disent la haine) au changement. L’interface d’une application logicielle doit ressembler à ce que les gens connaissent très bien. Il doit également être aussi intuitif que possible.
Cela peut sembler fondamental, mais si vous regardez actuellement les acteurs de la collaboration, seuls quelques-uns l’ont très bien fait. Certaines applications logicielles sont si étrangement fonctionnelles et difficiles à utiliser que vous abandonnez rapidement après quelques essais pour comprendre les bases. Pour franchir le gouffre et devenir dominant sur le marché, l'expérience utilisateur doit être simple et familière.
Présence / Chat
Je pense que la «présence» et la capacité de communiquer immédiatement et directement sont les aspects les plus importants. Connaître le statut de toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez est la pierre angulaire d’un système performant.
Dans l'ancien modèle de bureau conventionnel, nous pouvions regarder à travers la pièce ou nous pencher sur le mur du compartiment pour discuter de la météo ou d'une nouvelle version du produit. L'alternative aujourd'hui est le chat instantané ou la conférence téléphonique. Des services tels que la VOIP ou les services de conférence téléphonique gratuite ont rendu les conférences ad hoc rapides et faciles à configurer.
Contrôle / partage de fichiers et collaboration en temps réel
Les documents et les fichiers sont au cœur des affaires. Ils sont à la fois un produit de travail et un processus de travail. Avec l’augmentation exponentielle du nombre de consultants, de la sous-traitance et des communautés partenaires, la capacité à appliquer des niveaux significatifs d’autorité documentaire est l’un des impératifs cruciaux d’aujourd’hui.
Auparavant, vous pouviez contrôler cela en ne photocopiant que certaines pages pour certains destinataires, ou limiter la liste de diffusion. Aujourd'hui, dans un bon logiciel de collaboration, vous pouvez attribuer différents niveaux d'autorité en quelques frappes.
Ajoutez une piste d'audit détaillée pour la sécurité, le contrôle, la commodité et l'investigation, et vous avez les ingrédients d'un système de gestion de documents et de fichiers viable. La technologie de collaboration et push en temps réel automatise la plupart de ces tâches de gestion. Ensemble, ces outils de gestion rendent obsolètes - et éliminent - le besoin de pièces jointes.
Au début, j’ai mentionné la résistance des gens au changement. Il existe de nombreuses solutions potentiellement puissantes sur le marché pour le contrôle de documents, la sauvegarde de fichiers et la collaboration. Le défi auquel ils sont tous confrontés est (1) d'être facile à utiliser et (2) de minimiser le besoin de changement de comportement. Pour une adoption en masse, vous devez imiter la façon dont les gens travaillent aujourd'hui et automatiser autant de fonctions que possible. Ne tentez pas de modifier radicalement leurs habitudes de travail.
Conférence
Les conférences sont une vaste catégorie - j'ai tendance à y penser par tranches.
- Montrer et raconter des événements sont des sessions planifiées avec un présentateur désigné et un public de groupe. Il existe sur le marché un certain nombre de produits qui gèrent cela très bien avec différents modèles de tarification et niveaux de fonctionnalité / fonctionnalité, par exemple Webex.
- je crois que partage ad hoc est l'une des fonctionnalités les plus utilisables du monde de la collaboration. La possibilité de partager instantanément un écran ou un produit professionnel sans configuration est aussi proche que cela nous permettra de «nous pencher par-dessus le mur cubique». Il existe deux façons de procéder: (1) des produits permettant un partage instantané d'écran (généralement sur une base individuelle), ou (2) des produits permettant le partage et la mise à jour de documents en temps réel entre plusieurs utilisateurs. J'utilise énormément les deux et je les trouve inestimables dans le «bureau virtuel»
Changement
Chaque génération qui entre sur le lieu de travail apporte des compétences et des préjugés différents. La première vraie société de logiciels pour laquelle je travaillais avait un système de messagerie mainframe développé localement. Le chef des finances demanderait à son adjoint administratif d’imprimer des copies papier de ses courriels. Il écrivait les réponses à la main, et c’était elle qui devait saisir son message et envoyer le courriel de réponse.
Aussi ridicule que cela puisse paraître, dans une dizaine d'années, l'idée de conserver les applications logicielles et les fichiers sur notre PC local semblera tout aussi ridicule.
En attendant, nous avons besoin d’une solution hybride pour répondre à nos habitudes de travail. Accélérez l'utilisation du cloud pour les applications et les données, mais donnez aux utilisateurs la possibilité de travailler à partir de leur bureau.
En rendant le travail en ligne plus facile et plus pratique, le bureau traditionnel deviendra aussi fonctionnel que vos amygdales - toujours là mais pas nécessaire.
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A propos de l'auteur: George Langan est le PDG d'eXpresso Corporation, un service logiciel collaboratif. George apporte à la table une vaste expérience dans l’exploitation de logiciels. Son blog peut être trouvé à:
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