Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous ajoutez de plus en plus de processus, de logiciels et de personnes. Si vous n’avez pas toujours rationalisé de manière proactive, vous serez peut-être surpris de constater que vos systèmes sont compliqués et redondants.
La consolidation du flux de travail aidera votre entreprise en croissance à continuer à prospérer et permettra à vos employés de continuer à travailler sur les tâches importantes.
Comment consolider vos systèmes d'entreprise
Réduire le temps de saisie des données
Si vous entrez les mêmes données à plusieurs endroits, vous perdez votre temps. L'intégration de l'application logicielle vous permet d'entrer des données une fois et de les synchroniser automatiquement à d'autres endroits.
$config[code] not foundUn gain de temps énorme? Recherchez un logiciel de gestion de la relation client (CRM) offrant une intégration d'applications avec d'autres services, tels que le marketing par courrier électronique, la comptabilité et la gestion de contenu. Par exemple, Insightly s'intègre à Evernote, Gmail, Google Agenda, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio et Zapier. Bientôt, Insightly sera également intégré à QuickBooks Online.
L'intégration vous permet de gérer plus efficacement les tâches au sein de votre CRM sans dupliquer le travail, par exemple en liant les informations de projet d'Evernote à une organisation de votre CRM, ou en créant des devis personnalisés avec des informations de CRM via Quote Roller.
Travailler dans le nuage
L’époque où il était impossible de travailler sur un projet parce que les données sont stockées sur un poste de travail auquel vous n’avez pas accès est révolue. Désormais, tous les membres de votre équipe, vos clients et toute autre personne ayant besoin de collaborer à un projet ou à un document, peuvent voir et utiliser des informations importantes de n'importe où via Internet. Les données stockées dans le cloud résistent à la corruption en raison de problèmes informatiques car elles ne sont pas stockées sur l’ordinateur d’un particulier.
Sachez que lorsque certaines applications cloud ont des temps d'arrêt inattendus, votre capacité de travail peut en être affectée. (Votre entreprise a-t-elle été touchée par la panne de Google Drive en mars?)
Si vous êtes préoccupé par les problèmes de temps d'arrêt, envisagez des applications combinées vous permettant de travailler à partir de données de sauvegarde stockées localement ou de celles qui utilisent le mode hors connexion. Les applications cloud les plus populaires pour les entreprises incluent Google Apps for Business, Office 365, Box et RebitPro. En outre, de nombreuses applications cloud constituent une alternative moins coûteuse que l’achat d’un bloc de licences logicielles pour votre entreprise.
Utilisez un seul calendrier
Peu de choses sont plus frustrantes que de manquer une date limite car quelqu'un vérifiait le mauvais calendrier. Le meilleur moyen d'éviter cela consiste à utiliser un seul calendrier pour tout le monde et pour chaque projet.
Choisissez un calendrier qui s'intégrera au logiciel que vous utilisez pour la gestion de la relation client et de la gestion de projet, ainsi que les appareils mobiles que votre équipe utilise régulièrement. Vous pourrez non seulement synchroniser les échéances de projet importantes, mais votre équipe pourra gérer ses propres calendriers dans la même application mobile tout en respectant les échéances de l'entreprise.
Suivez les instructions “K.I.S.S. Règle"
Comme vous l'avez appris à l'école, restez simple, idiot.
Si vous souhaitez éviter de compliquer les tâches de routine et de créer de la redondance dans votre flux de travail, concentrez-vous toujours sur la simplicité. La technologie la plus récente n’améliore pas toujours ce que vous avez déjà mis en place. Si vous recherchez de meilleurs systèmes d’entreprise, veillez à ne pas dupliquer quelque chose que vous possédez déjà. C'est un endroit où les plugins, les applications et les extensions sont vraiment utiles.
Vous pouvez trouver des logiciels, tels que CRM ou un navigateur Web, qui font vraiment une chose. Ensuite, ajoutez peut-être un plug-in qui automatise un processus ou ajoute une fonctionnalité que vous avez gérée avec un logiciel uni-tâches. Cela vous libère, ainsi que votre équipe, d'un autre programme et d'un processus supplémentaire à apprendre.
Si vous avez négligé de rationaliser vos systèmes d’entreprise, la première fois que vous examinerez de près les options, vous risquez de vous sentir un peu découragé. Une fois que vous avez pris le temps de trouver les bonnes applications pour les tâches dont vous avez besoin et d’éradiquer tous les systèmes et logiciels redondants, vous serez en mesure d’évaluer régulièrement vos systèmes, ce qui simplifie considérablement la maintenance.
Peut-être que le meilleur moyen de rationaliser les systèmes est de permettre à votre équipe de travailler sur des projets plutôt que de perdre du temps à effectuer des tâches redondantes.
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