Les standardistes occupent une position très importante au sein des entreprises. Comme ils sont souvent les premiers à accueillir les clients au téléphone, ils doivent rester optimistes et efficaces dans leurs procédures opérationnelles. Les standards téléphoniques sont des systèmes téléphoniques multilignes permettant aux utilisateurs de transférer des appels sur différentes lignes, de tenir des conférences téléphoniques et de répondre à plusieurs appels à la fois. Bien que tous les tableaux présentent des caractéristiques différentes, certaines procédures sont universelles, quel que soit leur type.
$config[code] not foundFamiliarisez-vous avec les extensions des employés de votre bureau. Cela vous aidera à transférer les appels plus rapidement.
Répondez aux appels en prenant le micro-casque et en prononçant les salutations de votre entreprise. Certains standards requièrent que vous appuyiez sur le bouton indiqué par la ligne qui sonne pour répondre au téléphone, en particulier si vous êtes déjà sur une ligne distincte.
Appelez les employés de l'entreprise en composant simplement leur numéro de poste. Cependant, de nombreux standards nécessitent que vous composiez un numéro avant d'appeler, tel que "9." Consultez le manuel de votre standard ou un autre employé pour savoir comment composer le numéro.
Mettez l'appel en attente en appuyant sur le bouton "Hold", si nécessaire. Récupérez l'appel en appuyant une seconde fois sur le bouton "Hold". Pendant que les appels sont en attente, vous pouvez passer des appels internes ou externes, répondre à d'autres lignes qui sonnent ou adresser des clients face à face. N'oubliez pas de récupérer l'appel en attente.
Transférez un appel en appuyant sur le bouton "Transférer", puis attendez la tonalité. Composez le numéro de poste de la personne à qui vous transférez l'appel, puis appuyez de nouveau sur "Transférer". Appuyez sur le bouton "Libérer" pour transférer l'appel ou raccrochez simplement le téléphone.
Commencez une téléconférence en répondant à un appel entrant ou en composant un numéro. Appuyez sur le bouton "Conférence", puis attendez la tonalité. Composez le numéro ou le numéro de poste de la personne qui reçoit la téléconférence. Une fois qu'elle répond, prévenez-la de la téléconférence, puis appuyez à nouveau sur le bouton "Conférence" pour connecter les parties. Répétez cette procédure avec toutes les parties impliquées dans la téléconférence, puis appuyez sur «Libérer» ou raccrochez pour vous retirer de l'appel.
Passez un appel sur le haut-parleur en appuyant sur le bouton "Haut-parleur". Prendre un appel du haut-parleur en appuyant de nouveau sur "Haut-parleur".
Consultez le manuel de votre tableau pour des informations supplémentaires sur les spécificités de votre système de tableau.
