Garder les minutes lors de vos réunions de sécurité est très important. En plus de vous aider à garder une trace de l'historique de votre entreprise, le procès-verbal peut également être utilisé devant un tribunal si une action en justice est intentée contre votre entreprise. Voici les étapes pour créer vos minutes.
Décidez si vous allez enregistrer votre brouillon du procès-verbal avec un crayon et du papier ou sur votre ordinateur portable. En fin de compte, il sera bon d’avoir au moins deux copies du procès-verbal, au cas où une copie disparaîtrait ou serait supprimée accidentellement.
$config[code] not foundNotez la date, le lieu et les membres présents pour chaque réunion.
Joignez une copie de l'ordre du jour à vos minutes. Si vous n'avez pas d'exemplaire de l'ordre du jour, écrivez l'ordre du jour prévu pour la réunion.
Prenez note des votes, des problèmes de sécurité, des objections et des projets futurs. Si vous avez des questions sur ce que vous pouvez inclure ou ce que vous pouvez ignorer, demandez à votre superviseur.
Réécrivez et révisez vos notes après la réunion, puis tapez ou imprimez proprement une copie vierge du procès-verbal pour vos archives.
Stockez vos minutes dans un endroit sûr et central. C'est une bonne idée de sauvegarder vos notes originales, ainsi que des copies de la version finale du procès-verbal. Assurez-vous d'avoir des sauvegardes de toutes les copies numériques de vos minutes.
