Le courrier électronique peut être important, mais si vous ne communiquez pas correctement, vous risquez de nuire à votre entreprise.
Vous pouvez suivre certaines règles et directives relatives à l'étiquette des courriers professionnels pour vous assurer que votre communication par courrier électronique est solide. Voici 50 astuces.
Conseils sur les étiquettes de courrier électronique professionnel
Avoir une adresse email professionnelle
Avant de commencer à envoyer des e-mails, vous devez vous assurer que votre adresse e-mail est appropriée. Idéalement, vous devez avoir une adresse électronique officielle qui se termine par l’URL de votre entreprise. Toutefois, si vous utilisez un compte Gmail personnel ou un nom similaire, veillez simplement à ce que votre nom soit simple, avec votre nom ou vos initiales, au lieu d'essayer de devenir mignon ou drôle.
$config[code] not foundInclure une ligne d'objet directe
Dans chaque courrier électronique, vous devez inclure une ligne d'objet qui reflète avec précision le contenu du courrier électronique. Un résumé de quelques mots donnera au destinataire une idée de ce à quoi il doit s’attendre avant de lire votre message.
Utilisez uniquement "Répondre à tous" lorsque cela est nécessaire
Lorsque vous recevez des courriels incluant tout le monde dans votre organisation ou même quelques personnes, vous pouvez être tenté de simplement inclure tout le monde dans votre réponse. Mais cela peut entraîner beaucoup de perte de temps pour les gens si le message ne les concerne pas. Faites donc attention et ne répondez à tous que lorsque cela est absolument nécessaire.
Relire
Vous ne voulez pas prendre le temps de rédiger un bon message électronique, mais de le laisser encombré de fautes d'orthographe et de grammaire. Prenez donc une minute pour relire et vérifier l’orthographe avant de vous envoyer afin d’attraper les erreurs éventuelles.
Relire pour ton
Mais vous devriez également lire votre message en pensant à la façon dont votre destinataire le lira. Parfois, le ton peut se perdre dans les emails. Alors assurez-vous simplement qu'il lit comment vous avez l'intention.
Attention à vos manières
Et bien sûr, vous devriez inclure des subtilités comme s'il vous plaît et merci dans chaque message.
Gardez-le plus formel pour les clients / supérieurs
Il existe de nombreux niveaux de formalité en matière de courrier électronique. Assurez-vous donc de tenir compte de votre relation avec chaque personne avant de vous mettre trop à l’aise. "Hey les gars" pourrait être une salutation appropriée pour vos amis. Mais lorsque vous traitez avec des clients, vous voulez probablement que ce soit un peu plus professionnel.
Utiliser la formalité pour les nouveaux contacts
De même, c’est une bonne idée de garder les choses assez formelles avec les personnes que vous envoyez par courriel pour la première fois, jusqu’à ce que vous les connaissiez suffisamment pour pouvoir les changer.
Utilisez un message d'accueil acceptable
Plus précisément, vous voudrez peut-être examiner les salutations que vous utilisez pour chaque personne. En général, vous devriez laisser «Hey…» à des personnes que vous connaissez assez bien. «Bonjour» et les noms complets sont plus appropriés pour les clients ou les premiers contacts.
S'en tenir au point
Dans le corps même de votre courrier électronique, vous souhaiterez le garder le plus court possible. Ne demandez pas au destinataire de lire un roman juste pour comprendre ce que vous voulez dire.
$config[code] not foundBriser les longs messages
Si vous avez plusieurs remarques à faire, divisez le texte en différents paragraphes, voire en chiffres, pour en faciliter la lecture.
Soyez clair avec votre appel à l'action
Vous devez également considérer ce que vous voulez que le destinataire fasse avec votre message. Si vous souhaitez qu'ils répondent avec une information spécifique, dites-le-leur à la fin de votre courrier électronique.
Utilisez des acronymes et du jargon
Si vous avez inclus des acronymes ou un jargon spécifique à votre secteur dans vos courriels, prenez en compte les connaissances du destinataire. Si vous traitez avec des clients de différents secteurs, par exemple, vous voudrez peut-être inclure un peu plus d’informations que vous le feriez avec vos collègues.
Considérez votre fermeture
Ensuite, à la fin de chaque courrier électronique, vous souhaiterez choisir une déclaration de clôture appropriée. Utilisez quelque chose comme «merci» ou «meilleur» pour les courriels professionnels.
Inclure un bloc de signature
Vous pouvez également inclure un bloc de signature qui inclut des informations supplémentaires au bas de vos courriels. Incluez votre nom et quelques informations de contact.
Notez toutes les pièces jointes
Si vous joignez des documents à un courrier électronique, informez-en le destinataire afin qu'il ne soit pas obligé de l'ouvrir pour le découvrir.
N'oubliez pas d'attacher
Il est également assez courant que les gens disent qu’ils attachent quelque chose, puis oublient de le faire. Donc, vérifiez avant d'envoyer.
Vérifier la taille du fichier
Mais soyez prudent lorsque vous attachez des fichiers volumineux. Ne le faites que lorsque cela est absolument nécessaire. Vous pouvez également redimensionner les photos ou diviser le fichier en morceaux plus petits pour le rendre plus facile à gérer.
Zip Large Files
Lorsque vous devez joindre des fichiers volumineux, placez-les dans un fichier.zip afin de faciliter la tâche de votre destinataire.
Demandez d'abord ces pièces jointes
Il est également bon de demander à votre destinataire s’il est acceptable d’envoyer un fichier volumineux à l’avance. Et déterminez ensuite quel serait le meilleur moment pour envoyer un tel fichier.
Se renseigner sur les types de fichiers
En outre, vérifiez les programmes auxquels vos destinataires ont accès afin de vous assurer qu'ils pourront ouvrir les pièces jointes que vous envoyez.
Envoyer des PDF si possible
Mais les fichiers PDF sont simples à visualiser sur tout type de périphérique. Si possible, envoyez des PDF au lieu de fichiers nécessitant un programme spécifique.
Ne pas ouvrir les pièces jointes de personnes que vous ne connaissez pas
De l’autre côté de l’équation, lorsque vous recevez une pièce jointe dans un courrier électronique que vous n’attendiez pas, faites attention de ne pas l’ouvrir. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, demandez à l'expéditeur de la pièce jointe avant de l'ouvrir.
Ne partagez pas d'informations confidentielles
Les courriels étant si faciles à transférer et à partager, ou à envoyer accidentellement à la mauvaise personne, ce n’est pas le bon format pour partager des informations sensibles ou confidentielles.
Utilisez la prudence avec humour
Vous pourriez également être tenté d'ajouter un peu d'amusement ou d'humour à vos courriels. Mais comme il peut être difficile de déchiffrer le ton des courriels, assurez-vous qu’il est très clair ou laissez les blagues aux personnes avec lesquelles vous êtes vraiment à l’aise.
Éloignez-vous des polices idiotes
Le courrier électronique n’est pas non plus le lieu idéal pour créer des éléments de conception. Utilisez des polices classiques et faciles à lire.
Bâton avec noir et blanc
De même, évitez les couleurs de police et les motifs d'arrière-plan uniques. Le noir et blanc classique est le plus facile à lire.
Limiter l'utilisation des points d'exclamation
Les points d'exclamation peuvent vous aider à transmettre un sentiment d'excitation ou d'emphase. Mais ne les utilisez pas trop, sinon votre message ne semblera pas aussi professionnel.
Utilisez la prudence avec tous les chapeaux
Toutes les majuscules peuvent également ajouter un peu d'emphase. Mais cela peut aussi sembler crier. Donc, à moins que cela ne soit réellement nécessaire, envisagez plutôt l’utilisation de l’italique ou d’autres mots.
Utiliser uniquement des émoticônes avec certaines personnes
En ce qui concerne les émoticônes et les émoticônes, gardez ceux-ci dans les conversations avec des amis et des collègues proches qui, vous le savez, ne se méprendront pas et ne les verront pas non professionnels.
Considérer différentes cultures et langues
Vous pouvez aussi parfois correspondre avec des personnes de différentes cultures ou origines. Veillez donc à bien prendre cela en compte lorsque vous rédigez vos réponses afin de ne pas offenser ni dérouter qui que ce soit.
Reculer avant d'envoyer des messages émotionnels
Si vous vous trouvez dans une situation où vous devez envoyer un courrier électronique en colère ou autrement émotionnel, rédigez votre message, puis éloignez-vous un moment pour vous vider la tête. Ensuite, relisez le message plus tard pour vous assurer que c'est bien ce que vous voulez dire.
Répondre à des messages accidentels
Dans les cas où vous recevez un courrier électronique qui ne vous était pas destiné, répondez à l'expéditeur pour le lui faire savoir rapidement.
Confirmer la réception des messages que vous ne pouvez pas obtenir immédiatement
Et si vous recevez un courrier électronique qui vous est destiné mais que vous ne pouvez pas répondre immédiatement, faites-le simplement savoir à l'expéditeur que vous l'avez reçu et à quel moment vous pourrez le recevoir.
Démarrer une nouvelle chaîne de messagerie pour de nouveaux sujets
Lorsque vous envoyez un courrier électronique à une personne avec laquelle vous correspondez fréquemment, il peut être tentant de ne garder en permanence qu'une seule chaîne. Mais cela peut vous empêcher de garder vos conversations organisées. Commencez donc une nouvelle chaîne pour chaque nouveau sujet.
Transférer uniquement les messages si nécessaire
Le transfert peut être une fonctionnalité utile pour les utilisateurs de courrier électronique. Mais on peut aussi en abuser. Par conséquent, avant de transférer des messages, assurez-vous qu’ils sont réellement nécessaires pour ne pas bombarder de personnes avec des courriels.
Ajouter un message personnel lors du transfert
Lorsque vous estimez qu'il est nécessaire de transférer des e-mails, ajoutez un message personnel en haut pour expliquer, au lieu de simplement cliquer sur Suivant et de faire en sorte que le destinataire lise l'intégralité de l'e-mail sans contexte.
Vérifier le contenu avant le transfert
Et si vous transmettez un reportage ou tout type d’information que vous ne pouvez personnellement certifier, faites une recherche rapide pour vérifier son exactitude afin de ne pas perdre votre temps avec des informations inexactes.
Ne pas ajouter de personnes aux listes de courrier électronique pour lesquelles ils ne se sont pas inscrits
Si vous envoyez régulièrement des courriers électroniques à des groupes ou des listes, n’ajoutez des personnes à cette liste que s’ils vous en ont donné l’autorisation.
Demander poliment d’être retiré des listes pour lesquelles vous ne vous êtes pas inscrit
Et si vous êtes déjà ajouté à une liste pour laquelle vous ne vous êtes pas inscrit, n’ayez pas peur de contacter l’expéditeur et demandez poliment à être retiré de la liste.
Donnez aux gens suffisamment de temps pour réagir avant d'envoyer des rappels
Si vous avez envoyé un courrier électronique sans réponse, vous souhaiterez peut-être envoyer un rappel rapide. Assurez-vous simplement que vous avez donné à la personne un jour ou deux pour répondre, en fonction du temps qu'il lui faut normalement pour le faire.
Vérifiez votre dossier Spam
C’est aussi une bonne idée de vérifier votre dossier courrier indésirable ou spam avant d’envoyer des e-mails de rappel aux personnes, au cas où elles l’auraient déjà envoyé.
Utiliser les messages d'absence en vacances
Lorsque vous partez en vacances ou en dehors du bureau pendant plus d'un jour ou deux, configurez un message de réponse automatique ou d'absence pour que les personnes obtiennent une réponse rapide lorsqu'elles vous envoient un courrier électronique.
Faites savoir aux gens quand vous allez répondre
Dans ce message, indiquez la date à laquelle vous serez de retour au bureau et la date à laquelle vous prévoyez être en mesure de renvoyer des courriels afin qu’ils sachent quand attendre une réponse.
Donnez-leur un autre contact pour les questions urgentes
Et juste au cas où des demandes de renseignements sont particulièrement urgentes, incluez un autre contact au sein de votre entreprise avec lequel ils peuvent entrer en contact.
Ajouter l'adresse email en dernier
Si vous rédigez un nouvel email, commencez par l’objet et le contenu avant d’ajouter l’adresse email du destinataire. Cela vous évitera de l'envoyer accidentellement trop tôt.
Vérifiez le destinataire
Vous voulez également vous assurer de l'envoyer à la bonne personne. Donc, vérifiez toujours avant d’envoyer.
Orthographe de nom à triple vérification
Et revenez en arrière et vérifiez une fois de plus que vous avez orthographié le nom de la personne correctement dans votre courrier électronique. Vous ne pouvez pas être trop prudent dans ce cas.
Assurez-vous que votre nom s'affiche correctement
Vous devez également vous assurer que votre propre nom s'affiche correctement dans votre signature et dans le champ expéditeur.
Supprimer rapidement si nécessaire
Certains clients de messagerie, tels que Gmail, disposent d'une fonctionnalité vous permettant de supprimer les e-mails envoyés si vous le faites tout de suite. Donc, si vous avez oublié de vérifier quoi que ce soit, supprimez rapidement l'e-mail avant qu'il ne parvienne au destinataire.
Envoyer une photo par Shutterstock
More in: Articles populaires 9 Commentaires ▼
