Un employé peut recevoir un trop-perçu si son employeur n’arrête pas son chèque de paie après la fin de son emploi. Cela peut également se produire si un montant de salaire incorrect a été entré dans le système ou si un chèque en double a été créé. Pour recouvrer le trop-perçu, vous devez tenir compte des exigences légales. Avant de faire quoi que ce soit, consultez les lois fédérales et des États et, si nécessaire, consultez un avocat.
Loi fédérale
En vertu de la loi fédérale, vous pouvez recouvrer l’intégralité du trop-perçu sur le prochain chèque de paie de l’employée, même si son salaire est inférieur au salaire minimum requis. Vous n'avez pas besoin de son consentement pour faire la déduction. La loi fédérale considère le trop-perçu comme une somme d'argent non gagnée qui a été avancée à l'employé et doit donc être remboursée.
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Avant de récupérer les trop-payés, consultez le service du travail de votre État pour connaître ses directives. L'État peut suivre la loi fédérale ou avoir des directives différentes. Par exemple, l’État peut vous demander d’obtenir le consentement écrit de l’employé pour procéder à la déduction. De même, il se peut que vous ne soyez pas autorisé à faire la déduction si cela réduit le salaire de l’employé à un taux inférieur au taux de salaire minimum. Certains États ont imposé une limite précise au montant pouvant être déduit pour les trop-payés, par exemple 15% maximum du salaire brut pour la période de paie. Vous devrez peut-être également donner un préavis à l'employé avant de procéder à la déduction.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingChèque de paie final
Si le paiement en trop s’est produit sur le dernier chèque de paie d’un employé, vous devez le contacter et le prévenir afin qu’il puisse rembourser l’argent. Cependant, il pourrait être difficile de récupérer l'argent s'il refuse de le rembourser. L’État peut vous autoriser à déduire le trop-perçu du salaire supplémentaire qui lui est dû, tel que les vacances accumulées. Ou, cela pourrait ne pas permettre cette pratique. Encore une fois, vérifiez les lois de votre état pour des éclaircissements. Si l'employé a reçu un chèque en double, vous pouvez simplement placer un ordre stop sur le chèque en double. Pour les transactions de dépôt direct en double, vous pouvez annuler l’argent excédentaire de son compte bancaire aussi longtemps que l’argent y est toujours. Il est également possible d’intenter une action en justice contre l’employé s’il refuse de rembourser le montant dû ou de faire appel à une agence de recouvrement pour le récupérer.
Ajustement W-2
Lorsque vous avez payé l’employé en trop, elle a payé les taxes sur le montant supplémentaire. Lorsqu’elle rembourse l’argent, le système de paie lui attribue automatiquement les taxes perçues en trop. Ce processus ajuste également son salaire et ses impôts de W-2. Si le trop-payé et le remboursement sont survenus la même année, le W-2 de l’employé devrait être correct et ne montrerait pas le trop-payé. Toutefois, si le paiement en trop et le remboursement ont eu lieu au cours de différentes années, vous devez donner à l'employé un W-2 corrigé pour l'année au cours de laquelle le paiement en trop a eu lieu. L'employée utilisait ensuite le code W-2 corrigé pour déposer une modification à sa déclaration de revenus pour l'année au cours de laquelle le paiement en trop avait été effectué.
